С чего начать
Редко бывает, что в компании каждый сотрудник и отдел работают в унисон — когда нет проблем с коммуникацией и конфликтов, быстро решаются вопросы, все знают, кто и за что отвечает и где что лежит.
Обычно всё наоборот. Приходится подолгу пинговать коллег из других отделов, в зонах ответственности царит полная неразбериха, неизвестно, кто принимает решения и к кому идти со своими идеями…
Это лечится.
Вот, с чего можно начать:
- Понять, что всем мешает в работе. Для этого стоит провести опросы, ревью, встречи с сотрудниками, 1:1 с тимлидами. Надо узнать, где чаще всего ломаются процессы и возникают трудности.
- Систематизировать то, что удалось узнать. Если проблем много, их нужно сортировать по категориям и приоритету. По ходу внедрения новых процессов делись результатами с коллегами. В дальнейшем всё это можно регламентировать и хранить в общем доступе.
В чём преимущества совместной работы между отделами
Одна голова в компании — хорошо, а если объединить усилия, то можно стать суперкомпанией. Вот, чем она отличается от обычной:
- Вместе выше продуктивность. Когда отделы работают слаженно, им проще выстраивать процессы и адаптироваться к изменениям. Так получится быстрее выводить услуги или продукты на рынок.
- Совместная работа хорошо влияет на мотивацию и вовлечённость. Сотрудники и целые отделы будут чувствовать свой вклад в достижение общей цели — и это положительно повлияет на корпоративную культуру и развитие компании.
- Обмен навыками и опытом. Разнообразный коллектив — кладезь опыта, разных знаний, мнений, креативных идей и решений, рассмотренных с разных сторон. Главное, чтобы все работали слаженно.
Почему сложно наладить совместную работу между отделами
Основных причин три — плохой менеджмент, плохая организация и проблемы внутри коллектива. Давай более конкретно.
Удалёнка и непрозрачность процессов
Порой удалёнка воспринимается так: рабочие процессы происходят где-то там, а ты — где-то здесь. Другие люди и отделы делают непонятные задачи и проекты. А может, вообще ничем не заняты. Где лежат документы, пароли, доступы, как выглядит архив компании — всё это тайна за семью печатями. А рядом тянется чувство оторванности от коллектива.
🔷 Это проблема асинхронных команд и компаний, в которых часть или все сотрудники — удалённые.
Разрозненность отделов и не налаженные бизнес-процессы
В каждом отделе своя команда с разными руководителями и стилями управления. А отношения между ними не регламентированы — поэтому все трактуют всё по-своему. Кто за что отвечает? Где взять контакты этих людей? Кто принимает решения? Где чья задача и как именно сдавать результаты? А как получать фидбек по своей работе?
🔷 Эта проблема чаще возникает в больших компаниях, где много сотрудников и отделов. Но может случиться и с маленьким стартапом.
Социальная лень
А именно — тенденция к снижению личной продуктивности отдельных людей в коллективе при росте численности этого самого коллектива. Когда один человек видит, как много других людей вокруг трудятся над общей целью, он может ощутить, что его собственные действия ни на что не влияют. В психологии это называется эффектом Рингельмана. И да, в него могут впадать и один сотрудник, и целые отделы.
🔷 Эта проблема может возникнуть в любом коллективе и компании.
Как профессионально управлять совместной работой между отделами в организации
- Организовать общее удалённое рабочее пространство
В таком пространстве можно выстроить структуру проектов компании, отмечать, кто и за какую задачу отвечает, и отслеживать результаты. Это поможет сделать прозрачными все процессы внутри компании и упростит коммуникацию между отделами.
- Создать корпоративную базу знаний
Это общее место, где собраны документы для внутреннего использования: должностные инструкции, шаблоны для документов, регламенты, правила работы на удалёнке, документы для онбординга, контакты сотрудников и так далее.
Сделай понятную структуру документов — так, чтобы было понятно, где и что лежит:
💡 Одна папка = один набор документов. Один документ = один вопрос, который он закрывает. К примеру, папка «Отдел маркетинга», а в ней документ «Коммуникационная стратегия».
Связанные документы лучше объединять ссылками. Такая структуры база знаний хорошо работает, потому что в ней легко ориентироваться.
Наполняй базу вместе с сотрудниками и отделами компании. И не забудьте назначить ответственного за базу знаний, чтобы он следил за актуальностью и порядком.
👉 У нас есть текст о корпоративной базе знаний — и о том, как её составить
👉 А следом делимся подборкой из 10 сервисов для создания базы знаний
- Регулярно встречаться с сотрудниками
Грамотно выстроенная коммуникация поможет сотрудникам и отделам чувствовать себя частью команды и компании. Особенно это важно, если вы работаете на удалёнке. Созванивайтесь или встречайтесь по работе, проводите корпоративы или придумайте другой способ оставаться на одной волне.
Например, регулярные встречи 1:1 помогут выстроить доверительные отношения с каждым сотрудником, повысить продуктивность и вовлечённость.
- Уменьшать команды
Лучше всего сделать так, чтобы у одного тимлида была команда из 5-7 человек. Каждые сотрудник и команда должны выполнять чёткую функцию в компании. Пересмотри зоны ответственности и при необходимости перераспредели ресурсы. Это вакцина от эффекта Рингельмана!
- Прописать регламенты
В регламентах прописывают правила работы. Это могут быть правила постановки задач, проведения созвонов и встреч, составления техзаданий, чек-листы для проверки результатов и так далее.
Эти документы регламентируют повторяющиеся процессы. Они помогут избегать хаоса и ошибок и снимут множество однотипных вопросов, особенно у новичков.
👉 Про регламенты у нас есть отдельный текст
- Выстроить систему обратной связи
Конструктивный фидбек — это сбалансированное сочетание похвалы и указания на точки роста. Особенно это важно для команд, которые работают на удалёнке. Это поможет увеличить прозрачность и построить доверительные отношения.
Обратную связь можно давать с помощью психологического метода — ПНП, Позитив-Негатив-Позитив, когда сотрудникам сначала сообщается хорошая новость, следом негативная, а потом вновь позитивная.
- Распределить зоны ответственности
Чёткое распределение ролей и обязанностей помогает организовать работу. Для этого можно использовать матрицы RACI и DACI. RACI помогает сориентироваться, кто за что отвечает на проектах и обеспечить чёткое взаимодействие различных ролей, а DACI — разобраться, кто несёт ответственность за принятие решений.
Перед внедрением матриц нужно, чтобы каждый сотрудник или отдел согласовали свои роли. Так можно избежать недопониманий и ротации кадров.
👉 Подробнее о том, как работают матрицы RACI и DACI, читай здесь
- Сформулируй цели, миссию и ценности компании
При организации совместной работы важно донести до сотрудников, какую роль их отдел играет в компании. Это повлияет на командный дух и коммуникацию.
В формулировании глобальных целей компании поможет метод OKR (Objectives and Key Results, или Цели и ключевые результаты). OKR предлагает формулировать цель по двум главным составляющим:
🔷 Objectives, или Цель. Это направление движения, понятное всем в компании — разработчикам, отделу продаж и так далее. Например, добиться увеличения регистраций на сайте.
🔷 Key Results, или Ключевой результат. Он выражается в метриках и цифрах, добавляет цели конкретику. Допустим, к третьему кварталу количество регистраций на сайте нужно увеличить на 70%.
Этот фреймворк нужен для формирования общекомандных и сверхамбициозных целей. Грубо говоря, цели, сформулированные по OKR, получаются актуальными и мотивирующими для всех членов команды. Это ускорит темп работы и сохранит фокус на приоритетных целях.
- Автоматизируй всё, что получится
Если в твоей компании проходят регулярные встречи, к которым нужно готовить отчёт, заранее создай задачу в таск-менеджере. Установи напоминание, например, за неделю до события — события сотрудники всех отделов получат уведомление и своевременно начнут готовиться.
Ещё один пример — статистика по работе над задачами и продуктивности членов команды. Если отслеживать это автоматически, можно составлять подробные отчёты по проектам, просматривать общую динамику работы и в будущем учитывать полученные результаты.
А сейчас расскажем подробнее о других полезных инструментах и фичах для создания совместного пространства разных отделов.
Как настроить совместную работу в WEEEK
Рассказываем и показываем, как построить удалённое рабочее пространство в WEEEK — в сервисах Задачи, База знаний, Аналитика и Пользователи.
В Базе знаний сделать корпоративную библиотеку
Сервис нужен для хранения командных документов. Здесь можно создать и хранить правила работы, регламенты, сформировать и описать оргструктуру компании, собрать чек-листы для самопроверки сотрудников. И, конечно, сформировать корпоративную базу знаний.
В сервисе Задачи настроить работу с проектами и задачами
В этом месте будет происходить вся работа вашей команды. Удобнее всего поделить отделы или направления работы по проектам. Маркетологам — проект «Маркетинг», отделу продаж — проект «Продажи». Уже в них сформируйте рабочие пространства для внутренних команд.
Просматривать задачи можно в пяти режимах:
- Список пригодится, чтобы оценивать свои и чужие задачи в формате ту-ду листа
- Недельный календарь подойдёт для планирования загрузки на неделю — собственной и других сотрудников
- Доски пригодятся для управления процессами и нагрузкой — идеальное место для команды разработчиков
- Календарь на месяц важен в отслеживании больших событий — например, в недельном календаре можно посмотреть, когда отдел маркетинга планирует большую рекламную кампанию
- Диаграмма Ганта — инструмент стратегического планирования. Поможет отслеживать важные вехи на проектах и строить, к примеру, дорожные карты
Если у вас в компании почасовая оплата труда или просто нужно базово оценивать эффективность и трудозатраты — используйте таймер для отслеживания времени. Общее время работы отразится в истории задачи, а также попадёт в статистику в сервисе Аналитика.
Для общения и брейнштормов можно переписываться в комментариях к задачам — просто тегай коллегу через @.
Напоминания помогут не пропустить приближение дедлайнов. Ты даже можешь включить напоминания в задачах, которые ставишь свои коллегам. Так они не забудут о звонке или дедлайне.
Если нужно показать коллегам или заказчикам рабочее пространство, отдельные задачи и что там у тебя происходит — воспользуйся прямой ссылкой на доску или проект.
Чтобы не пропускать важные для всех события, можно создать корпоративный календарь — поможет оставаться на связи с внутренними инфоповодами компании, видеть расписание встреч, созвонов и не упускать другие важные события. Если хочешь сделать себе такой — воспользуйся нашим гайдом.
В сервисе Аналитика смотри, кто и сколько работает
Здесь можно получить статистику по работе сотрудников над проектами и задачами. А потом выгрузить отчёт в четырёх форматах за выбранные периоды с настроенными полями данных.
На дашбордах и графиках можно посмотреть динамику загруженности сотрудника. Ещё можно по каждому отдельному сотруднику получить информацию о количестве выполненных задач и отработанных часов.
☝️ Имей в виду — часы работы будут отражаться в статистике, только если вы в команде запускаете таймер на задачах или вносите время вручную.
В сервисе Пользователи управляй всей командой
В этом сервисе собраны данные о сотрудниках — их профили с должностями, контактами, данными о часовом поясе, графике работы и днях рождениях. При клике на пользователя также откроется мини-окно с его актуальными задачами.
Сервис нужен, чтобы разобраться, кто есть кто в коллективе, найти нужных людей, понять загруженность и график работы. Главное, чтобы профили были корректно заполнены — это могут сделать, скажем, тимлид или эйчар.
Здесь же можно объединить пользователей в одну команду. К примеру, сформировать из отдельных юзеров-дизайнеров виртуальную команду дизайна. Это пригодится, чтобы быстро распределить команды по проектам или выдать доступ всем разом.
Совместили все выводы в одном месте
- Прежде чем начинать работу в совместном пространстве, надо разобраться, что чаще всего мешает в работе и систематизировать то, что удалось узнать.
- Если работать сообща, то коллеги будут обмениваться опытом — это повысит продуктивность, мотивацию и вовлечённость.
- Наладить работу между отделами сложно из-за их разрозненности, не выстроенных бизнес-процессов, социальной лени, удалённого формата работы и непрозрачности процессов.
- Чтобы управлять совместной работой отделов, можно организовать общее удалённое рабочее пространство и создать корпоративную базу знаний. Ещё поможет: регулярно встречаться с сотрудниками, уменьшать команды, выстроить систему обратной связи, распределить зоны ответственности, сформулировать цели, миссию и ценности компании и автоматизировать всё, что получится.
- Удобнее всего наладить совместное пространство отделов в сервисе WEEEK 🙂 💙
Подписаться 
