Управление удалённой командой

Удалёнка с пандемичного 2020-го перешла из категории прерогатив фрилансеров в приемлемый формат работы. Компании чаще практикуют гибрид и удалёнку, а сотрудники оценили плюсы формата за экономию времени и сил. Эксперты даже говорят о пользе удалённой работы с точки зрения сокращения выбросов углерода. 

Так или иначе, траектория развития рынка труда в сторону удалёнки налицо. Но физическая дистанция в парадигме руководитель—сотрудники несёт свои вызовы. Рассказываем, какие инструменты помогут решать возникающие проблемы.

6 проблем в управлении удалённой командой

На удалёнке, несмотря на её плюсы, не поговорить с коллегами у кулера, с боссом толком не обсудить планы и результаты, конфликты оперативно не решить. Вот самые осязаемые проблемы удалёнки:

Конечно, со всеми бедами можно справиться, если правильно настроить процессы и сформировать у каждого сотрудника понимание его функций. Этого можно добиться бесконечными совещаниями — но эффективнее внедрять программные решения, которые позволят отслеживать прогресс, распределять нагрузку и многое другое. 

Недопонимание и отсутствие прямого контакта между людьми, наверное, одна из основных проблем удалёнки

Инструменты для удалённого управления

Для коммуникации

💡Почему корпоративный мессенджер лучше того же Telegram, пусть даже у него есть папки? Чтобы разделить личное общение и рабочие сообщения и соблюдать порядок в сообщениях. Сотрудник может закрыть корпоративный чат в конце рабочего дня и больше не дёргаться от уведомлений по работе. А когда личный и рабочий мессенджер одно и тоже, то выше тревожность и риск упустить что-то важное.

Для мониторинга проектов

Софт, который закроет сразу несколько потребностей — в отслеживании эффективности, постановке задач, создании напоминаний. На самом деле, пригодится не только удалёнщникам, а в принципе любой команде, которая одномоментно решает больше одной задачи. В таких сервисах можно выстраивать структуру проектов, цеплять к задачам правки и комментарии, отслеживать прогресс команды. Их использование делает работу прозрачнее и для сотрудников, и для руководителей.

Контроль рабочего времени

Важно подчеркнуть — в идеальном мире учёт рабочего времени не про слежку, а про анализ использованного ресурса. Отслеживание часов, потраченных на работу, помогает понять, какие задачи отнимают много времени. И как результат получаем более эффективное планирование. Здесь только нужно, чтобы сотрудник не забывал запускать и останавливать таймеры  — ну, и включал его честно. 

А для особо душных руководителей есть, на наш взгляд, не особо этичные решения: доступ к интернет-логам пользователей, даже к экранам, веб-камере. Мы против такого шпионажа — это подрывает доверие сотрудников. 

Не надо так!

Совместное использование документов

Без этого работа не построится — даже если настроено всё остальное. Кидать файлы в мессенджерах и почтовых клиентах не удобно, а ещё могут затеряться файл или его итерация. Представь, если бы вместо библиотеки за книжкой нужно было бы идти домой к кому-то из читателей. Намного удобнее работать в едином файловом пространстве — где сотрудники в режиме реального времени вносят изменения, видят историю версий и бегают в чаты к коллегам за нужным файлом.

Управление персоналом

Системы для управления персоналом — HR-менеджеры, (HRM) — обязательно нужны большим компаниям. Но на самом деле пригодятся любым компаниям. Такая система нужна, чтобы управлять обучением и карьерным развитием сотрудников, отслеживать рабочее расписание и отпуска, замерять вовлечённость или выгорание. Короче, хороший инструмент, чтобы не люди на удалёнке не чувствовали себя «забытыми».

Инструменты для управления удалённой командой в WEEEK

WEEEK идеально подходит для работы с удалённой командой, потому что у нас полный набор необходимых инструментов, которые помогут оставаться на связи с коллегами и следить за выполнением задач.

Заходи и тестируй функции WEEEK для управления удалённой командой 👉🏻 Это бесплатно! 

Для отслеживания рабочего времени: оценка запланированного и фактического времени

Внутри карточки задачи есть поле «Оценка времени» — его можно использовать, чтобы до начала работы над задачей оценить время, которое потребуется на выполнение.  

Фактическое время — то, сколько в реальности ушло на выполнение задачи. Его измерить можно с помощью таймера, который есть на каждой задаче. Включённый таймер на одной задаче автоматически остановится, если запустить его на другой задаче. Главное — не забыть в конце рабочего дня отключить последний таймер!

Отслеживай загруженность сотрудников и прогресс проектов 

Всё рабочее время по всем сотрудникам и проектам позволяет суммарно оценить сервис Аналитика. В нём можно получить сводку данных — сколько задач у сотрудника и по проектам было выполнено, сколько рабочего времени суммарно потрачено, сколько задач в среднем за день человек закрывает.

Сервис Аналитика в WEEEK

Синхронизация с календарями

В WEEEK можно подключить синхронизацию с календарями Google, Apple, Яндекс, CalDav. Все встречи, звонки, корпоративные кофе-брейки будут падать внутрь рабочего пространства. 

Можно настроить также обратную связь — чтобы задачи из WEEEK попадали в календари. Эта фича пригодится при использовании техники тайм-менеджмента таймблокинг.

Общение и уведомления

Комментарии к задачам — место для обмена идеями, брейншторма, обсуждения задач и отчётов о выполнении дела.

Чтобы не пропускать комментарии, подключи уведомления внутри WEEEK и — что ещё удобнее — в чат-бота в Telegram. В мессенджер будут падать не только уведомление, что кто-то прокомментировал задачу, но и содержание этого комментария.

Отслеживание конкретных задач

Если ты — руководитель, и тебе нужно отследить выполнение конкретной задачи, подпишись на неё. Подписка включается внизу карточки задачи.

Если нужно посмотреть, как отдельный исполнитель справляется с конкретной задачей — или задачами — включи фильтр по исполнителю и выбери нужного сотрудника. 

 

   

     

       

     Создай самую крутую удалённую компанию с WEEEK        

                  Тестировать бесплатно              

     

                                     

     

             

   

 

Лучшие практики управления удалёнными сотрудниками

Регулярные встречи и обратная связь

Такие гуру удалёнки, как Давид Ян, рекомендуют устраивать созвоны как можно чаще и даже делать виртуальные кофе-брейки — так восполняется нехватка офисного личного общения, поддерживается командный дух, сохраняется прозрачность.

Достаточно не забывать про удалёнщиков — писать им простой вопрос «Как дела?», «Как работается?», иногда звать на созвоны-разговоры о жизни.

Установка чётких ожиданий и KPI

Каждый сотрудник должен знать свои функции, показатели эффективности, задачи на ближайшее время и на долгосрочную перспективу, а также карту компетенций и карьерный трек. Это поможет сотрудникам не теряться в моменты затишья и знать, чем им заняться.

Желательно всё фиксировать: размытые ожидания, сложившиеся в результате коммуникативных неудач, могут привести к снижению эффективности. А прописанный карьерный трек даже спасает сотрудников от выгорания — этим кейсом с нами поделились в IT-Agency, обязательно почитай.

Организация корпоративной библиотеки с правилами внеофисной работы в WEEEK

Соблюдение личных границ

Если сотрудник на удалёнке — не значит, что он всегда на работе. В условиях home-office также должен придерживаться рабочего графика и не обращаться с рабочими вопросами вне графика. Кто-то может и любит допоздна поработать или вообще работать в другом часовом поясе, но в этих моментах с коллегами лучше синхронизироваться. 

Построение культуры доверия и автономии

Некоторые руководители могут часто дёргать сотрудников с типовыми вопросами вроде «Когда доделаешь?», «Не забыл?», «Как дела с задачей?». 

А есть ещё крайняя мера — мониторинг рабочей активности. Например, делать скрин рабочего пространства мессенджера каждые 15 минут, ставить программы для отслеживания активности мыши и творить прочие неэтичные, на наш взгляд, вещи. Этот гиперконтроль добавляет стресса, раздражает сотрудников и снижает уважение и доверие к самому руководителю. 

Кстати, интересное мнение о возвращении в офис после пандемии высказал американский пиарщик Эд Зитрон: по его мнению, вернуть сотрудников в офис хотят только плохие руководители, которым ощущение контроля важнее эффективности сотрудников. «Они догадываются, что вы не работаете все восемь часов даже в офисе. Но они знают, что вы знаете, что они могут подойти и увидеть, что вы заняты чем-то ещё».

Обучение и развитие на расстоянии

Как сотрудник не должен забывать о компании, работая в удалённом формате, так и компания не должна забывать о сотруднике. Персональные планы развития, корпоративное обучение, интервью о вовлечённости — всё это крайне важно при дистанционной работе. 

Даже если сотрудник последний раз был в офисе полгода назад, с помощью этих инструментов он сможет чувствовать себя полноценным членом команды и знать, что компании важна его производительность, и она готова инвестировать в его развитие.

Успешные кейсы

Креативное агентство «Рыба» 

Мы спросили, как удалённо организовать современное и сильное креативное агентство у СЕО редакции «Рыба» Алексея Рожкова. Команда никогда и не задумывалась об офисе: на удалёнке все прекрасно справляются, а с точки зрения менеджмента это помогает экономить силы и ресурсы.  

«Удалёнка даёт больше возможностей в найме — у нас работают ребята из кучи стран. Они или переезжают, или путешествуют, или изначально живут где-то в другом полушарии — это для меня круто. Хорошие редакторы — редкость, и классно, когда ты не ограничен одним городом. Я, например, живу в Новороссийске — здесь я точно не нашёл бы даже пары редакторов нашего уровня. Удалёнка — это больше свободы, и это один из факторов, по которому люди выбирают работать в «Рыбе». На некоторых позициях у нас даже нет графиков — нужно просто вовремя делать обещанный объём работы. А ещё в таком формате могут работать только самые крутые и организованные ребята. Если кто-то косячит и расслабляется — это сразу видно, такие сотрудники у нас не задерживаются», — Алексей Рожков, СЕО «Рыбы»

Проблему с нехваткой общения команда решает спонтанными оффлайн-встречами и личными историями. 

Корпоративный мессенджер «Пачка»

Команда корпоративного мессенджера «Пачка» тоже запускалась без офиса: ребята начали работать, когда были ещё студентами из разных городов и стран. 

«Для нас это был естественный этап. Когда мы начали расти и развиваться, удалёнка стала для нас и конкурентным преимуществом для найма, и способом найти команду без привязки к локации. Мы привыкли к такому ритму, и со временем поняли, что, скорее всего, офиса у нас никогда не будет. На самом деле офис — это эффективная штука, но, на мой взгляд, в краткосрочной перспективе. В долгосрок удалёнка даёт сотруднику больше свободы, он может переехать, поменять ритм жизни. У нас даже нет как такового рабочего дня и контроля — эффективность измеряется конкретными результатами наших ребят, а задачи ставит каждый себе сам. Вся наша команда ориентирована на результат. Это не каждому подходит, поэтому для соискателей мы всегда обозначаем этот формат работы заранее», — Григорий Любачев, сооснователь «Пачки»

IT-компания «Флант»  

Этот кейс мы нашли на просторах интернета — и нам он очень понравился.

Ребята работают без офиса с 2016 года, и в 2021 сделали замер показателей, связанных с его отсутствием. Из дома работают 93% сотрудников — некоторые из них ходят в коворкинги или арендуют собственные офисы. Из минусов выявились лишь два: во-первых, не всем оказалось дано разделять рабочее и личное время; во-вторых, часть сотрудников пожаловалась на нехватку живого общения. В остальном — сплошные плюсы: нет проблем с прокрастинацией, домашние не мешают, у некоторых даже получается совмещать работу с путешествиями.