Управление командой – сложная задача. В стартапах и небольших организациях с горизонтальной структурой задачи не спускаются сверху от менеджера. Сотрудники самостоятельно ставят себе задачи в рамках общей цели. При этом, они могут не разграничивать между собой две метрики: результативность и эффективность. Кажется, если задач много, они выполняются качественно – работа выполнена отлично и все затраченные ресурсы повлияют на результат. К сожалению, всё не совсем там. Каждую задачу нужно оценивать с двух сторон:
- 1. Насколько хорошо она выполнена.
- 2. Как она повлияет на результат.
Если в твоей команде нет менеджера, который ставит задачи, то важно донести до сотрудников, как правильно выстраивать рабочий процесс, чтобы достигать цели компании. Используй статью, как памятку для себя и команды 😉
Дадим определение
Для начала давай разберёмся что есть что. Итак:
- Результативные действия — действия, необходимые для достижения цели, дающие предполагаемый или ожидаемый результат.
- Эффективные действия – действия, которые выполнены наилучшим образом с наименьшими затратами времени и усилий.
Разницу между эффективностью и результативностью можно сформулировать так:
Быть результативным — значит делать правильные и необходимые для конечного результата задачи, в то время как быть эффективным — значит делать все правильно.
Остановимся на каждом понятии
Результативность. Представим ситуацию: вы с командой определили цель на ближайшее время — вырасти х2 в доходе за период с сентября по декабрь. Чтобы достичь цели до указанного срока сотрудник Пётр увеличил своё рабочее время, количество рабочих дней и количество задач в день. Он подготовил 50 креативов для социальных сетей, написал десятки статей, пообщался с большим количеством экспертов, которые дали ему рекомендации, пообщался с сотнями потенциальных клиентов.
До финиша Пётр добрался с выгоранием и желанием поскорее уйти на новогодние каникулы, но благодаря его действиям у команды получилось приблизиться к поставленной цели. Их доход вырос в 2 раза. Эта история про результативного, но не эффективного Петра. Он работал на износ, расходовал собственный ресурс и неизвестно сколько времени ему понадобиться, чтобы восстановиться и получится ли удержать клиентов без его вовлечения.
Эффективность. Представим ту же ситуацию: вы с командой хотите вырасти в 2 раза с сентября по декабрь. Пётр говорит, что это неподъёмный дедлайн и предлагает продлить его до года. Он делал всё тоже самое, что и в примере выше, но при этом работал по 7-8 часов в день, не работал в выходные, в день решал максимум 5 задач, делая каждую качественно. Он смог достичь ту же цель, но за более длительный период.
Здесь Пётр был эффективен — он расходовал гораздо меньше своего ресурса и к концу года пришёл в работоспособном состоянии. Но он не был результативен, так как в погоне за эффективной работой, он также придумывал и тестировал разные гипотезы. Многие из них неоправдывали и половины затраченных ресурсов и оказывались лишней работой. Если бы он выкинул эти действия, то результата можно было бы достичь гораздо раньше.
В итоге, Пётр был эффективен, но не результативен — для достижения той же цели ему потребовалось гораздо больше времени. Тебе, как владельцу бизнеса или руководителю, необходимо объединить эти две метрики и понять, как сохранять баланс между эффективностью и результативностью — достигать результата без выгорания и с минимальными потерями.
Разберём правила результативной и эффективной работы в команде
Хорошие команды сами по себе не выстраиваются. По отдельности твои сотрудники могут быть крутыми специалистами, но если они не понимают общих целей компании, не понимают каких результатов вы хотите добиться и какие действия стоит выполнить, чтобы всё получилось — дело не выгорит.
Ниже разберу шаги, чтобы построить команду, которая будет работать без выгорания и достигать нужных результатов с минимальными потерями:
1. Прозрачный вектор развития компании: куда идём и чего хотим добиться.
Внедри практику организационных созвонов или оффлайн-совещаний, на которых ты поделишься основными показателями бизнеса, дашь оценку текущему положению дел в компании, расскажешь как ваши показатели успеха изменились относительно предыдущего среза и каких показателей необходимо добиться до следующего совещания. Как часто проводить — выбор за табой. В некоторых компаниях разбор полётов проводят 2 раза в год, в нашей команде — раз в 3 месяца. Это помогает нам лучше ориентироваться и ставить логичные цели.
2. Договор на берегу: что мы считаем за хороший результат.
Если общая цель не достигается в течение нескольких месяцев, то стоит посмотреть вглубь. Возможно, ваши сотрудники не до конца понимают, что значит хороший результат в рамках цели.
Есть практика, которая помогает лучше сориентироваться. Вы определяете глобальную цель, а после вместе с сотрудниками отвечаете на 2 вопроса:
- цель будет выполнена отлично, если…
- цель будет выполнена достаточно, если…
Это поможет держать фокус на главном и обе стороны будут отлично понимать, что в необходимо получить на выходе.
3. Профилактика выгорания.
Важным фактором хорошего управления будет твоя доступность для команды и создание доверительной атмосферы, в которой сотрудники могут честно сказать тебе о своих проблемах, попросить подвинуть дедлайн по веской причине и поделиться своими опасениями. Это позволит тебе решать проблемы на ранней стадии.
Своевременное оказание поддержки даст твоей команде понять, что они не только рабочий инструмент для достижения целей. Они равноправные участники процесса и могут открыто обсуждать личное развитие и профессиональный рост. В нашей команде для этого существует ревью.
4. Общая стратегия и регулярные созвоны.
В твоей команде могут не спускаться задачи от менеджера и не контролироваться каждое действие сотрудника, но если у вас чётко прописана стратегия, то вы будете работать и эффективно, и на результат.
Если брать пример выше, то всем в команде должно быть понятно за счёт чего вы будете растить прибыль:
— кто ваши целевые клиенты?
— какие смыслы нужно доносить в коммуникациях?
— с помощью каких каналов вы это будете делать?
— какие гипотезы тестировать и т.д.
Регулярные созвоны или короткие совещания в офисе помогут создать прозрачность в рабочих процессах. У каждого будет понимание, кто и чем занят, сколько уже сделано, что планируется и сколько ещё задач предстоит.
5. Честность в коллективе.
Если кто-то в команде просит обратную связь у другого, то стоит завести правило говорить честно. Без лишних стратегий и желания оставаться удобным. Если кто-то делает лишнюю работу, которая не принесет свой вклад в общий результат — так и говорить. Если человек слишком долго топчется на месте — тоже самое.
6. Преврати неудачи в понимании сотрудников в возможность учиться.
Отсутствие страха провала – важный шаг к успеху. Понимание рисков и возможность экспериментировать имеет огромное значение и помогает растить бизнес. При этом, не каждый эксперимент закончится хорошо, какие-то решения станут ошибками. И тут важно донести до своих сотрудников, что такой расклад не предполагает не рисковать вообще.
Важно делать, даже если есть риск ошибиться. И тебе, как руководителю помогать сотрудникам сосредоточиться не на том, что пошло не так, а как извлечь выгоду из этого опыта.
7. Вкладывай в развитие сотрудников и не забывай учиться вместе с ними.
Понимание потенциала каждого из твоей команды значит, что ты должен помогать им находить возможности для профессионального роста, направлять людей к тому, чтобы брать другие зоны ответственности, которые помогут в прокачке их навыков и знаний.
Прогресс является неотъемлемой и даже критической частью любого бизнеса или отдельного человека. Кроме того, как руководитель, ты должен продолжать развиваться и развивать свои управленческие способности и стиль. Обучение предоставит тебе дополнительные инструменты, которые помогут не только тебе, но и твоей команде совершенствоваться и добиваться успеха
8. Оптимизируй процессы.
Экономить время и видеть чёткий ориентир помогает организация работы с помощью таск-менеджера. Разберём на примере Weeek.
Таск-менеджер внутри платформы даёт возможность вести задачи в трёх форматах: канбан-доски, недельный календарь и списки. Это поможет тебе и твоей команде видеть процесс работы над задачами, оценивать свою эффективность, понимать, какие задачи не помогли приблизиться к результату.
Потестировать сервис или записаться на бесплатную демонстрацию можно здесь 👇🏼
Соблюдай эти простые правила, и будет счастье тебе и твоему бизнесу!
