Что такое Канбан-доска
— это визуальный способ организации задач. Как список дел, только в виде колонок, а внутри них — карточки с задачами. В стандартной доске есть три колонки со статусами К работе, В работе, Готово. По ходу работы задачи «едут» из первой колонки в последнюю
Канбан-доска — это инструмент метода Канбан, цель которого — управлять процессами и непрерывно улучшать их. Канбан применяют в производстве продуктов или услуг: там, где есть несколько последовательных этапов и параллельное решение нескольких задач.
☝ Канбан-доска помогает визуально раскладывать множество сложных сущностей, управлять ими и охватывать всё разом
Отлично работает в процессах, которым не видно конца и края, например в производстве. Или в проектах, где есть чёткая цель, сроки поджимают, а вокруг много неопределённости.
Канбан-доска — инструмент гибкий и легко настраиваемый. Так что он отлично себя чувствует там, где планы и задачи адаптируются по мере необходимости, а команда быстро подстраивается под новые условия.
6 кирпичиков прочного Канбан-процесса 🔽
✨ Если чётко определить и внедрить эти шесть элементов, команда получит прозрачный, сбалансированный и предсказуемый процесс
Как выглядит Канбан-доска
Канбан — это не просто движение карточек по колонкам, а способ выстроить поток ценности от идеи до результата.
А чтобы каждая стадия приносила пользу и была согласована с целями команды и бизнеса, в Канбан-доске есть несколько элементов: базовых и дополнительных. Первые встречаются почти всегда, а вторые добавляют гибкости.
👾 Основные элементы Канбан-доски
- Карточки (Work Items) — это задачи или рабочие элементы
- Колонки (Workflow States) — этапы процесса, например: Сделать, В работе, Готово
- Поток (Workflow) — движение карточек слева направо по колонкам
- WIP-лимиты — ограничение числа карточек в колонке, чтобы не перегружать команду
- Правила (Explicit Policies) — договорённости о том, как задачи переходят между колонками
👀 Дополнительные элементы
- Метки/теги — для приоритетов, типов задач (фича, баг, проект)
- Поля — срок, исполнитель, сложность и прочее
- Комментарии/история изменений (в онлайн-досках)
- Разделители (Swimlanes) — горизонтальные дорожки, например, для разных проектов, команд или типов задач
- Backlog — колонка «вне доски» или отдельная доска, где лежат задачи, которые ещё не взяты в работу
В классической Канбан-доске три колонки — К работе, В работе и Готово. На практике количество колонок и их названия меняются — например, добавляются На согласовании, Тестирование, Заморожено.
Внутри колонок размещаются карточки. Каждая карточка — это отдельная задача с важными деталями в полях: исполнителем, сроком и описанием. Сюда же можно прикреплять нужные файлы и оставлять комментарии, если хочется что-то обсудить.
Работа над задачей отражается на глазах: карточка движется слева направо, проходя этап за этапом, пока не окажется в финальной колонке Готово.
Если надо выделить срочную задачу, используют приоритеты, а если важно указать тип работы или направления — теги. WIP-лимиты помогут команде не брать на себя слишком много задач.
Для чего нужна Канбан-доска
Когда перед глазами есть полная картина рабочих процессов, становится проще принимать управленческие решения.
Например, в одной из колонок накапливается много карточек — это сигнал об узком месте в процессе. Стоит задуматься: «Почему так происходит? В чём проблема?» и поискать пути оптимизации.
Ещё один позитивный эффект — повышение прозрачности. Все участники команды получают доступ к общей динамике по задачам. Становится понятно, как продвигается работа, над чем сейчас трудятся коллеги и где нужна помощь.
Также Канбан-доски избавляют от токсичной многозадачности. Здесь работает система вытягивания (Pull System) — работа вытягивается командой только тогда, когда есть возможность её выполнить. Так команда не перегружается, оставляет меньше незавершённой работы и ускоряет поток ценности.
Концентрация в работе — ещё один плюс Канбана. Установление WIP-лимитов — это рабочий инструмент для повышения продуктивности. С ними команда сосредотачивается на главном, меньше отвлекается и работает быстрее. Больше никакой гонки за десятком дел одновременно и чувства перегруженности.
Наконец, Канбан-доски повышают производительность команды. В Канбане главными показателями эффективности являются время цикла и пропускная способность. Время цикла показывает, сколько времени занимает прохождение задачи от начала до конца. Пропускная способность — сколько задач команда успевает выполнить за определённый период.
🚀 Чем быстрее задачи проходят процесс, тем больше работы можно завершить — и тем эффективнее команда доставляет ценность
Физическая и цифровая Канбан-доска: в чём разница
Что приходит тебе на ум при упоминании Канбан-доски? Пробковая, меловая, маркерная доска со стикерами? Или сразу представляется экран монитора, разделённый на несколько частей по вертикали? Все варианты могут быть 😉
Канбан-доска бывает двух видов: физическая и цифровая. Физическую можно воссоздать из подручных средств даже на листе бумаги. Для использования цифровой потребуются специальные сервисы.
Давай посмотрим, чем ещё отличаются эти форматы.
Физическая доска
Максимально проста в использовании, не требует освоения компьютерных программ и может стать точкой притяжения в офисе. Подходит для небольших команд, работающих на одной территории.
Ключевой минус такого варианта — полностью «ручное» управление. Хотя переклеивать стикеры из одной колонки в другую приятно, на другие коррективы придётся потратить значительно больше времени.
Например, чтобы поменять исполнителя и не создавать путаницу на карточке, нужно будет переписать все данные на новый стикер. Не получится настроить уведомления, включить фильтры или посмотреть аналитику — все эти операции ложатся на плечи человека.
Цифровая доска
Цифровая доска предлагает те же функции, но удобнее в использовании. Карточка задачи легко редактируется, вмещает в себя сколько угодно комментариев и подзадач, а колонки без проблем меняются местами.
Есть и много дополнительных фишек, которые разнятся от сервиса к сервису. К ним относятся: автоматическая смена исполнителя или статуса при перемещении задачи в колонку, метрики, фильтры и сортировка, установка WIP-лимитов.
Но главное — цифровую доску можно открыть из любой точки мира. Это пригодится для удалённых команд и когда сотрудник взял работу на дом. В электронном виде информация по проекту всегда будет под рукой.
Что выбрать?
Если ты работаешь в офисе или хочешь использовать доску для личных целей, попробуй начать с физической доски. Раздели её на колонки, выпиши задачи на стикеры и начни передвигать их по горизонтали. Это быстрый способ познакомиться с инструментом и понять, насколько он тебе нравится.
Удалёнщикам и большим проектам лучше сразу выбрать онлайн-сервис. Зачастую бесплатного функционала достаточно, чтобы попробовать Канбан и сформулировать свои выводы. Дальше — решать тебе!
⚖️ Оба варианта досок помогают навести порядок в делах. Осталось только определить, какой из них будет удобнее для твоей команды. Оформили основные различия в таблицу, чтобы решение было взвешенным
| Физическая Канбан-доска | Цифровая Канбан-доска | |
|---|---|---|
| Формат | Пробкова, меловая или маркерная доска. Разделена на колонки со стикерами | Онлайн-сервис |
| Для кого | Для маленьких офисных команд и простых проектов | Для всех. Особенно важно для удалённых команд |
| Доступ | В офисе | Из любой точки мира |
| Функции | Перемещение карточек задач по колонкам и визуализация процессов | Аналитика, уведомления, комментарии, фильтры, теги и другое |
| Обновление задач | Ручное: нужно переписать информацию и переклеить стикер | Есть автоматизация, карточки легко редактируются |
| Гибкость | Ограничена размером доски | Можно добавлять сколько угодно столбцов и карточек |
Примеры использования Канбан-доски в разных сферах
🤓 По данным исследования 2023 года, 48% российских компаний используют Канбан-метод. Это универсальный инструмент, который помогает организовать любые задачи. И вот как он работает на практике
Канбан-доски в IT
В IT-командах доска позволяет отслеживать процесс разработки. Например, задача «Добавить поддержку тёмной темы» сначала попадает в бэклог, затем переносится в работу, проходит код-ревью и тестирование, а в конце отмечается как выполненная.
💼 Кейс
Реальным примером работы по Канбан поделился senior Agile-коуч ОТП Банка. Здесь Канбан использовали для организации восьми команд по разработке сервисной платформы.
Первым делом выявили ряд типичных проблем: задач было слишком много, приоритеты отсутствовали, а часть процессов оставались невидимыми. Кроме того, не было общего пространства для взаимодействия с заказчиками.
Решением стала визуализация через онлайн-сервис. Договорились фиксировать все дела в одном месте, обсудили их иерархию, создали единый жизненный цикл задач. Ввели WIP-лимиты и ограничили количество карточек, которые могут быть в работе одновременно.
Эти шаги заметно улучшили метрики — выросла скорость поставки ценности и пропускная способность команды.
Канбан-доски в HR
В сфере HR на досках можно визуализировать работу рекрутеров. Тогда колонки будут названы в соответствии с этапами найма: Отклики, Интервью, Тестовое задание, Оффер. Карточки — имена кандидатов. В такой системе не потеряется ни одно резюме!
💼 Кейс
О своём опыте внедрения Канбана в рекрутмент рассказали OnAgile. Перед командой стояла задача оптимизировать процессы найма и сделать их более прозрачными.
Чтобы навести порядок, все данные по вакансиям и кандидатам вынесли на одну доску и установили WIP-лимиты. Стало видно, в каком месте происходит затык, — это позволило перераспределить усилия команды.
Уже через три месяца выросли скорость закрытия вакансий и вовлечённость сотрудников. Удалось наладить коммуникацию, определить зоны ответственности и улучшить качество найма.
Канбан-доски в обучении
Канбан-доски давно перекочевали из области цифровых профессий в повседневную жизнь. Теперь инструмент гибкой методологии используют повсеместно, в том числе в учёбе.
Визуализация помогает студентами и преподавателям. Благодаря доске можно выстроить структуру учебных материалов, держать фокус на приоритетных задачах и соблюдать дедлайны.
Интересный пример — исследование НТГСПИ, в котором изучали, как использование Канбан-досок помогает студентам развивать навыки тайм-менеджмента.
Результаты показали: визуальная организация позволяет лучше определять круг приоритетов, выбирать оптимальные способы решения задач и продуктивно взаимодействовать в команде. А значит — прокачивать ключевые рабочие навыки уже в университете!
Канбан-доски в личной эффективности
Иногда кажется, что жизнь — нескончаемый список дел. Чтобы понять, что это не совсем так, можно попробовать разложить задачи на доске. Так будет проще увидеть полную картину и расставить приоритеты.
В сфере личной эффективности Канбан работает не хуже, чем в проектах. Он делает повседневные дела прозрачными и управляемыми. Это снижает тревожность, освобождает место для новых мыслей и проясняет дальнейшие шаги.
Начало работы с досками Канбан в WEEEK
Если ты только знакомишься с Канбан и хочешь сразу создать свою первую доску, попробуй WEEEK — сервис для управления проектами. Здесь интуитивно понятный интерфейс и все необходимые функции в бесплатном тарифе.
А чтобы разобраться было ещё проще, мы подскажем всё по шагам.
Освойся в рабочем пространстве
Рабочее пространство — это такой онлайн-офис, где собирается команда. Здесь хранятся все проекты и задачи. Каждое рабочее пространство полностью автономно. Это удобно для распределения работы между разными отделами или направлениями бизнеса.
Твоё первое рабочее пространство будет создано во время регистрации в WEEEK.
Создай проект
Проекты разделяют задачи разных команд или разного содержания внутри одного рабочего пространства. Чтобы создать проект, нажми на значок + справа от списка проектов.
Мы уже создали проекты «Работа», «Учёба» и «Личное». Для примера добавим ещё один и назовём «Саморазвитие».
Создай доску
Предположим, наша цель — это изучение английского языка. Переключимся на режим просмотра Доски: он позволяет создать несколько досок внутри одного проекта и распределить задачи по колонкам.
На доске мы визуализируем весь процесс по шагам. Колонки будут такие: Выучить, В процессе, Повторяю и Готово. Для каждого дела заведём отдельную задачу и будем перемещать её по столбцам.
Разбей на шаги
Иногда задача кажется такой большой и сложной, что начать работу не помогают ни карточки, ни доска.
Чтобы найти силы и приступить к делу, предлагаем разбить его на шаги. Для этого откроем нужную карточку и пропишем внутри список подзадач. По мере выполнения будем отмечать каждую подзадачу «галочкой» — видеть прогресс полезно для сохранения мотивации.
Сохрани важное
К задаче можно прикреплять файлы. Это поможет сохранить всю сопутствующую информацию — например, важный документ или техническое задание.
Так как на нашей доске мы учим английский, прикрепим словарь глаголов к задаче «Лексика: базовые глаголы», чтобы искать долго учебные материалы.
Настрой уведомления
Если настроить уведомления ко времени, система напомнит о задаче тебе и коллегам в нужный момент.
Например, у нас есть задача «Произношение: тренировать в приложении». Снова перейдём в карточку и нажмём на три точки слева. Выберем опцию «Настроить напоминания».
Теперь можно установить параметры: дату, время, необходимость повтора. Наша задача долгосрочная, поэтому мы будем получать уведомления каждый день в 10 утра.
Популярные вопросы по Канбан-доскам
👀 Разобраться с новым инструментом может быть непросто. В этом разделе мы собрали ответы на частые вопросы, которые возникают при знакомстве с Канбаном. Пусть они помогут использовать возможности досок по максимуму!
Как работает автоматизация на Канбан-доске?
На Канбан-доске можно настроить автоматические действия, которые будут выполняться при перемещении карточки в определённую колонку. Например, когда задача перейдёт на последний этап, она мгновенно будет отмечена как выполненная.
По такому же принципу работает смена исполнителя. Настройки позволяют задать правило, по которому при попадании карточки в столбец «Тестирование» задача автоматически назначится QA-специалисту.
Ещё в момент смены колонки может останавливаться или запускаться таймер, меняться приоритет задачи или её тип. Полный набор функций зависит от выбранного сервиса.
Что такое swimlanes (дорожки) на Канбан-доске и как ими пользоваться?
Swimlanes — горизонтальные дорожки, которые помогают навести порядок внутри столбцов Канбан-доски. Они дают возможность группировать карточки по типам задач, приоритетам и исполнителям.
Благодаря разделителям каждому члену команды проще фокусироваться на своей части доски и ориентироваться среди карточек.
Какие метрики и показатели можно отслеживать на Канбан-доске?
- Cycle Time — время выполнения задачи. Считается от момента, когда она была взята в работу, до перемещения на завершающую колонку
- Lead Time — полный жизненный цикл задачи: от момента постановки в бэклог до её завершения. Включает и время ожидания, и время выполнения
- Flow Efficiency — процент времени, когда задача фактически находится в работе, а не ждёт своей очереди
- Throughput — или пропускная способность. Измеряет количество задач, которое команда выполняет за определённый период
- Work in Progress (WIP) — количество задач, которые находятся в работе
Что такое WIP-лимиты и как их использовать на Канбан-доске?
WIP-лимиты — ограничение количества задач, которые могут быть в работе одновременно. Они помогают избежать перегрузки команды, поддерживать устойчивый темп и ускорять движение задач к завершению.
На Канбан-доске WIP-лимиты устанавливают по колонкам. Например, в одном столбце этот показатель может равняться пяти, в другом — только двум. WIP-лимит не даст перетащить на колонку лишние карточки.
Чтобы выбрать оптимальное количество карточек в работе, важно отталкиваться от ситуации в команде. Проанализируй скорость выполнения задач и обсуди эту тему с коллегами — пусть все поделятся своими соображениями. Так будет проще установить значение, с которым согласятся остальные.
Можно ли назначать ответственных на карточки или столбцы?
Можно! Обычно у карточки есть один ответственный — так проще понять, кто доведёт задачу до конца. Но если над делом трудится команда, в цифровых Канбан-досках часто можно добавить нескольких исполнителей.
Назначить ответственного за целый столбец напрямую нельзя, но в некоторых цифровых досках это можно сделать с помощью автоматизации.
Коротко о главном
📝 Выше было много букв, а здесь — главные тезисы статьи, к которым можно вернуться в любой момент. Если хочешь быстро понять суть Канбана или закрепить в памяти основные моменты — добро пожаловать
- Канбан-доска — визуальный инструмент для организации дел. Она состоит из карточек с задачами и колонок, отражающих этапы работы. По мере выполнения задачи карточка перемещается по этапам до столбца Готово
- Канбан-доска помогает визуализировать процессы, делать их прозрачными, распределять нагрузку и приоритеты. Ещё этот инструмент упрощает принятие управленческих решений
- Канбан-доска может быть как физической, так и цифровой. Физическая создаётся на листе бумаги, маркерной, пробковой или меловой доске. Для работы с цифровой нужен онлайн-сервис
- На цифровой Канбан-доске настраиваются автоматизация, WIP-лимиты, уведомления, фильтры. Здесь же можно выбрать ответственных и организовать подзадачи
- Автоматизация — это действия, которые выполняются системой при перемещении задачи в определённую колонку
- WIP-лимиты нужны, чтобы ограничить количество задач, которые находятся в работе одновременно. Они устанавливаются отдельно для каждого этапа и помогают избежать перегрузки
- Чтобы анализировать процессы, для Канбан-доски есть метрики. Среди них — время выполнения задачи, пропускная способность и другие
- Канбан-доска — универсальный инструмент, который используется в разных сферах от IT до организации личных дел. Здесь получится не только фиксировать процессы разработки, но и контролировать бытовые задачи
✅ А вот мини-подборка текстов для тех, кто хочет освоить Канбан-метод:
Как использовать Канбан для личных задач
С чего начать запуск Канбана по STATIK
WIP-лимиты: зачем нужны в Канбане
Как вести бэклог по Канбан-методу
В чём разница между Waterfall, Agile, Scrum и Канбаном
Подписаться 
