Должностная инструкция: цель, структура, способы хранения

Что такое должностная инструкция

Такой документ, который помогает понять, чего босс хочет от тебя, и защититься от сверхурочных и сверхдолжностных задачек

Проще работать, когда знаешь, чего от тебя ждут. Ну, и когда босс понимает границы твоих задач. Мы уже писали, как разобраться в оргструктуре, — а сегодня поговорим об организации рабочего процесса для сотрудников.

Что такое должностная инструкция и зачем она нужна

Должностная инструкция — это договор между сотрудником и организацией. В инструкции прописано, какие задачи сотрудник выполняет на работе.

Это локальный документ компании, там прописан список прав и обязанностей на работе. Хотя это звучит нудно, он может создаваться в максимально гибкой форме. Поэтому и называется по-разному — у кого-то должностной регламент, у кого-то список обязанностей. Суть одна.

Как и обычный регламент, должностная инструкция — полезная вещь. Она облегчает понимание рабочих обязанностей и защищает от дополнительных, а ещё помогает в юридических спорах, если до этого дойдёт.

Часто инструкции считаются очередной бюрократией, а по Трудовому кодексу должностная инструкция вообще входит в обязательный состав локально-правовых актов только у госучреждений. Частные компании не обязаны вводить инструкции.

А зря: любая подписанная с двух сторон бумага считается юридически активной и может быть использована в суде — или помочь разрешить споры в досудебном порядке. Так что следует прописать хоть какой-то документ с описанием обязанностей для своих сотрудников.

Кто должен составлять должностные инструкции

Отдел кадров. Должностная инструкция обычно входит в пакет документов, которые выдаёт HR-менеджер при оформлении на работу. Это удобно, так как готовится весь пакет документов для приёма нового сотрудника и знают ТК.

Юристы. Здесь, конечно, есть момент, что в должностную инструкцию могут попасть переписанные нормы ТК и минимум конкретики про обязанности сотрудника. Но если должностная инструкция — правовой документ, то участие юристов обязательно.

Руководитель. Вот человек, который лучше всех знает, что нужно от сотрудника. В отличие от HR-менеджера, руководитель понимает специфику должности.

✨ И идеальный мир — это когда должностная инструкция прописывается руководителем с участием сотрудника, потом дополняется кадровиками на предмет соответствия трудовому кодексу, затем юристами — на предмет соответствия общему законодательству.

С момента подписания документа сторонами он становится юридически активным и наделяется силой для решения в суде разногласий.

Виды должностных инструкций

Типовые

Используются, когда в коллективе два и больше человек на одной должности. Допустим, три бухгалтера. Или 10 швей. Это экономит время, которое ушло бы на объяснение каждой швее требования к продукции фабрики. Удобнее создать одну инструкцию для всех. Задачи в типовых инструкциях одинаковые, так что можно ожидать одинаковый подход к результату.

Индивидуальные

Когда под каждого сотрудника создаётся отдельный документ. Это актуально для небольших команд или узких специальностей. Индивидуальные инструкции более гибкие и могут учитывать мелкие подробности рабочих задач, специфические детали, возможные отклонения.

Структура должностной инструкции

Я уже сказала, что у госучреждений должностная инструкция — обязательная вещь. У них и оформлено всё по ГОСТу. Но не обязательно следовать строгому формату. Достаточно придерживаться общих правил — деление на разделы, содержание этих разделов. Главное, чтобы документ был читабельным и легко воспринимался.

Вот примерная структура должностной инструкции:

Заголовок. В формате: Должностная инструкция {название должности}
Общие положения. Ещё раз название должности, общая цель должности, требования к образованию и опыту, подчинение в организационной структуре компании.

Дизайнер отдела продаж в крупной компании с законченным высшим образованием, имеет 2 года опыта, цель должности — разработка дизайна, подчиняется главному дизайнеру.

Задачи по должности. Главная часть инструкции. Здесь прописываются конкретные ожидания от сотрудника.

Дизайнер отвечает за полный цикл создания внешнего вида продукта — подбирает референсы, готовит вайфрейм, готовит высокодетализированный макет, кликабельный прототип.

Права работника. Основные права указаны в трудовом договоре, так что в инструкции стоит указать ожидаемое время работы, тонкости оплаты (например, почасовая ставка), доступные ресурсы и другие нюансы.

Работа с 9 до 18 с получасовым перерывом на обед, 28 дней отпуска, месячный оклад, предоставляется рабочее место с компьютером.

Ответственность работника. В этом разделе прописываются зоны и результаты, за которые отвечает сотрудник.

Ответственность за рост трафика, или за выпуск продукции в срок, или за креативные разработки.

Хранение должностных инструкций

Обычно рабочие документы делают в двух экземплярах: один — сотруднику, второй — в личное дело в отделе кадров. После ковида прижилось онлайн-хранение документов: в локальной компьютерной сети компании, в облаке, в базе знаний. Это удобно и экологично 🍃

Облачные хранилища и базы знаний

WEEEK. В Базе знаний можно создать папки для отделов или направлений и сгруппировать в них документы. Например, создать папку HR, в ней ветку «Должностные инструкции», а уже в ней — отдельные документы.
Google Диск. Создать папки также по направлениям и в них сгруппировать гугл-документы с должностными инструкциями.
Яндекс.Диск. Точно так же — папки, в них онлайн-документы.
Notion. Ещё один классный инструмент для хранения документов с общим доступом. А древовидная структура позволит удобно структурировать разные документы.
Dropbox. Хороший инструмент для совместного хранения документов. Их также можно организовать по папкам.

Системы управления документацией (DMS)

Confluence. Узкоспециализированная система для создания базы знаний и хранения документов.
SharePoint. Целая экосистема для создания и хранения веб-страниц.
1C. Тяжеловесный инструмент со старым интерфейсом, однако охотно и широко используется компаниями для документооборота.

HR-платформы

Подойдут и специализированные HR-платформы, которые используются не только для документов, но и для управления персоналом:

BambooHR
Workday
Zoho People
WebSoft HCM

Часто задаваемые вопросы

Кто подписывает должностную инструкцию и утверждает её?

На должностной инструкции ставятся две подписи: нового сотрудника и сотрудника, ответственного за подпись локально-правовых актов. Чаще всего это руководитель. Ответственного нужно проверить в уставе организации.

Какой срок хранения у должностных инструкций?

В Трудовом кодексе не прописан срок хранения локально-правовых актов, поэтому и у инструкции нет срока хранения.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чтобы изменить инструкцию, две стороны — сотрудник и руководитель — должны договориться о новых обязанностях. Если изменения в должностной инструкции повлекут изменения в Трудовом договоре, двустороннее согласие должно быть оформлено в письменной форме. После получения согласия можно подготовить новую должностную инструкцию.

В каких случаях меняется должностная инструкция?

Изменения в должностной инструкции — это нормально, особенно для молодых организаций. Если сотрудник получает повышение, появляются новые задачи или новые вводные в рабочем процессе, лучше изменить инструкцию, чем договориться на словах.

Сколько экземпляров документа должно быть?

Обычно организации оформляют два экземпляра: один остаётся с сотрудником, другой — в отделе кадров. Так обе стороны смогут быстро свериться с договорённостями.