Руководство Weeek для менеджеров. Мини-курс

Если ты здесь, значит, ты отвечаешь за внедрение таск-менеджера в своей команде. Поздравляем, ты в нужное время в нужном месте 🔮

В статье расскажем всё, о чём стоит знать, чтобы быстро начать работу в WEEEK. У тебя получится разобраться в тонкостях рабочего пространства, создать свои задачи и пригласить команду. А ещё увидеть, насколько процессы могут быть прозрачными с правильным сервисом.

📺 Мини-курс есть и в видеоформате! Заглядывай, если хочется больше интерактива

Как разобраться внутри WEEEK

Учимся быстро ориентироваться в рабочем пространстве

После входа в сервис ты попадёшь в раздел задач — это центр ежедневной работы команды. Боковая панель здесь главный инструмент навигации: через неё мы переключаемся между проектами и рабочими пространствами, пользуемся поиском, открываем уведомления и переходим в настройки.

Здесь же находятся ключевые разделы:

Разбираемся с настройками

В разделе «Основные» ты задаёшь базовые параметры работы: название пространства, описание и правила работы с датами (например, перенос просроченных задач).

Раздел «Люди» нужен для управления участниками: приглашения, редактирования профилей, актуализации данных сотрудников.

«Команды» позволяют объединять людей по направлениям, проектам или клиентам. Это удобно для распределения задач и прав доступа.

Особенно важен раздел «Доступы и разрешения». Здесь настраивают роли, определяют уровень доступа и при необходимости создают собственные роли под структуру компании.

Если ты отвечаешь за бюджет, во вкладке «Тарифы и оплаты» можно рассчитать количество участников и выбрать подходящий тариф под задачи команды.

Основные модули: где проходит работа

Сервис состоит из пяти модулей:

▫️ Задачи — здесь ты выстраиваешь процессы, объединяешь задачи в проекты и контролируешь выполнение

▫️ База знаний — в ней фиксируются регламенты, инструкции, внутренняя документация и материалы для обучения сотрудников

▫️ CRM — здесь можно управлять воронками и сделками по принципу, похожему на работу с задачами

▫️ Аналитика — чтобы отслеживать эффективность сотрудников и проектов. Отчёты по сотрудникам и проектам помогают оценивать загрузку, динамику выполнения задач и общую продуктивность

▫️ Пользователи — тут получится управлять структурой команды

Переезд и поддержка

Если ты переходишь из другого сервиса, воспользуйся импортом данных. Для популярных инструментов есть готовые инструкции. 

Ну а если сервиса нет в списке — не страшно. Поддержка поможет с переносом данных вручную ✋

Смотри полный гайд в видео!

на Рутубе
на Ютубе

Как управлять командой и доступами

Приглашение сотрудников: как быстро собрать команду

Добавить человека в рабочее пространство можно двумя способами: через кнопку «Пригласить» или через раздел «Пользователи» в настройках. В обоих случаях механика одинаковая: ты отправляешь приглашение по ссылке или по email.

Пока сотрудник не примет приглашение, он отображается в списке с пометкой «приглашение отправлено». До активации ты не сможешь назначать его исполнителем или выдавать доступы. Если статус долго не меняется — стоит напомнить коллеге проверить почту.

Роли: кто и что может делать

При добавлении сотрудника ты сразу назначаешь ему роль. По умолчанию их четыре:

Для более гибкой структуры можно создать кастомные роли (доступно на бизнес-тарифе). Это удобно для стажёров или сотрудников с ограниченными функциями.

Индивидуальные доступы: точечная настройка

Помимо ролей, у каждого пользователя можно отдельно включать или отключать доступ к конкретным модулям — например к CRM или аналитике. Это даёт гибкость: сотрудник может иметь роль «Участник», но при этом не видеть части функционала.

Команды: управление доступами группами

Если сотрудников много, управлять ими по одному неудобно. Для этого создаются команды — объединения пользователей по отделу, проекту или направлению.

Команды бывают:

Главная польза для менеджера — массовая выдача доступа. Вместо того чтобы добавлять в проект 10 человек по одному, ты добавляешь одну команду.

Приватность проектов и портфелей

Управляй доступом не только к людям, но и к сущностям системы. Проект можно сделать публичным или с доступом только для выбранных сотрудников или команд. Жми … возле названия проекта → Команда и доступы.

Безопасность: контроль через домены

На бизнес-тарифе доступна дополнительная настройка безопасности — ограничение по домену электронной почты.

Например, можно разрешить вход только сотрудникам с корпоративной почтой и запретить регистрацию с публичных сервисов. Это особенно актуально для компаний с внутренними стандартами безопасности.

Уведомления

Подключай уведомления в Telegram, во «ВКонтакте» или Slack, а также в календарях (Google, «Яндекс», Apple). Интеграция с календарём позволит синхронизировать встречи и задачи — в одну или обе стороны. 

Подробнее о том, как управлять командой и доступами, смотри в видео!

на Рутубе
на Ютубе

Превращаем договорённости в систему

Твоя задача — сделать так, чтобы брифы, договорённости, планы и итоги созвонов перестали жить в чатах и стали единым источником правды внутри системы. Как же это сделать? 🤔

Начни с архитектуры

Перед тем как создавать проекты, ответь на два базовых вопроса: какие у нас есть направления работы? как они дробятся внутри?

Повтори текущую логику

Посмотри, как у вас уже устроена работа:

Чаще всего это и есть реальные направления — просто перенеси эту структуру в систему.

Собирай всё по «типовому сценарию»

Это способ объединять задачи по общему смыслу. Один проект — не только набор задач. Это «книжная полка», где собраны все задачи, документы и договорённости по одному принцитопу.

Думай как о конвейере

Любая работа — это производство ценности. Значит, у вас есть этапы: от идеи до результата.

Построй «конвейер» — последовательность этапов, через которые проходит ваша единица работы (проект, задача, контент, продукт). Это и есть базовая оцифровка процесса.

Собирай всё в одном месте

После структурирования проектов важно собрать всё сопутствующее: брифы, планы, референсы, отчёты, список стейкхолдеров и договорённости. Храни их во вкладке «Документы» внутри проекта. Это избавляет от поиска по чатам и дискам.

Если команда использует внешние сервисы (Google Docs, таблицы, Miro, Figma и другие), их можно подключить во вкладке «Приложения». Тогда вся работа остаётся в одном окне — без прыжков между вкладками.

Папки или портфели?

Если проектов немного — достаточно папок. Если проектов много и нужно гибко управлять доступами — используй портфели. Они позволяют закрывать или открывать доступ сразу к группе проектов, что экономит много ручной работы.

Если хочется узнать больше, смотри видео!

на Рутубе
на Ютубе

Как наладить ежедневную работу команды

Определить «единицу ценности»

Прежде чем строить доски и колонки, ответь на вопрос: что именно мы производим? Это может быть текст или видео, фича в продукте, дизайн, договор или физический объект.

Если чётко понять единицу ценности, становится ясно, какие этапы она проходит.

Построить этапы движения работы

В самом простом варианте это: К работе → В работе → Готово. Но в реальности между этими точками появляются подэтапы: идеи / бэклог, первая версия, проверка, доработка, согласование, финальная подготовка, публикация или внедрение. Главное — чтобы задача двигалась по этапам, а не лежала в одном списке.

Разделить подготовку и производство

В ежедневной работе полезно иметь два типа пространства:

Если смешать всё в одной доске, поток начнёт ломаться.

Не создавать доски под каждого исполнителя

Очень частая проблема: создавать отдельные доски «для Васи», «для Пети», «для Маши». Но так теряется видимость общего потока, задачи часто переходят между людьми, а менеджер начинает прыгать между досками.

❗ Доска отражает процесс, а не сотрудника

Использовать разные режимы просмотра под разные задачи

Доска помогает управлять потоком производства ценности, но она не единственный инструмент. Есть ещё четыре!

Понятно ставить задачи

Половина операционного хаоса возникает из-за плохо сформулированных задач. Используйте два подхода: 

Делать задачу информативной

Чтобы исполнителю не приходилось искать детали в чатах, добавляй описание, прикрепляй файлы и скриншоты, указывай ожидаемый результат, фиксируй критерии завершения.

Полезно использовать кастомные поля: тип задачи (баг / фича / контент), уровень критичности, направление или команда.

Контролировать без микроменеджмента

Контроль строится на трёх инструментах:

1. Фильтры. Позволяют видеть: загрузку конкретного сотрудника, задачи по приоритету, задачи по направлению, просрочки. Можно фильтровать сразу по нескольким параметрам

2. Подписка на задачу. Ты можешь не быть исполнителем, но получать все обновления по важной задаче

3. Утверждающий. Если нужен этап проверки, назначь утверждающего. Пока он не подтвердит результат — задача не считается завершённой

❗ Если задача «зависла» — упоминай человека через @ в комментариях. Но всё это работает, только если включены уведомления

Подробнее о том, как настроить каждодневную работу, есть в видео!

на Рутубе
на Ютубе

Как обучить сотрудников работе в системе

Настроить пространство только половина дела. Вторая половина — сделать так, чтобы команда понимала, как в нём работать.

Шаг 1. Сначала — навигация, потом — процессы

Есть два способа познакомить сотрудников с системой.

Вариант 1. Дать «песочницу»

Предложить создать персональное рабочее пространство, где сотрудник пройдёт встроенные подсказки и базовый чек-лист. Это помогает освоить интерфейс. Но этого недостаточно — потому что ваша рабочая структура всё равно уникальна.

Вариант 2 (обязательный). Показать архитектуру

Как менеджеру тебе стоит:

Например, разработчикам не нужно видеть проекты по работе с клиентами. Им важны только их производственные проекты.

Шаг 2. Настрой единый вид работы

Режим отображения (доска, список, неделя и т. д.) каждый пользователь выбирает сам, кастомные поля под «шестерёнкой» тоже включаются отдельно.

Если команда использует кастомные поля для приоритетов, типов задач или направлений — убедись, что сотрудники включили их отображение. Иначе ты увидишь одну картину, а они — другую.

Шаг 3. Задокументируй правила 

Создай в базе знаний отдельный раздел: «Как мы работаем в системе». Там стоит описать:

Шаг 4. Пропиши стандарт задачи

Чтобы команда работала одинаково, зафиксируй, как называть задачи, что обязательно указывать в описании, нужны ли критерии готовности, какие ссылки прикреплять, когда использовать подзадачи.

Шаг 5. Создай место для вопросов

Нужно пространство, куда сотрудник может прийти, если не понимает, куда поставить задачу, или сомневается в формате. Это может быть отдельный чат или раздел внутри системы. Главное — чтобы вопрос не зависал в личных сообщениях.

Шаг 6. Поделись дополнительными материалами

Если есть обучающие видео или плейлисты — встрой их в базу знаний. Важно разделять материалы для менеджеров и материалы для исполнителей.

❗ Сотруднику не нужно знать всю архитектуру — ему нужно понимать, как выполнять свою работу правильно

Ты знаешь, что делать! За подробностями беги в видео.

на Рутубе
на Ютубе

Где менеджеру получать помощь и быть в курсе изменений

Всё не заканчивается на настроенных процессах. Важно регулярно обновлять знания, следить за изменениями в сервисе и быстро решать вопросы.

Самый быстрый способ разобраться глубже — демо

Если нужно системно понять, как выстроить процессы или разобрать нестандартный кейс, лучший формат — демонстрация.

Есть два варианта:

Раздел «Помощь» как оперативный центр

Внутри сервиса есть отдельный раздел помощи. Это точка быстрого доступа ко всему: обучающим видео, текстовому справочнику, AI-помощнику, чату поддержки, обновлениям, публичной дорожной карте.

Если вопрос простой — AI-помощник подскажет решение сразу. Если сложный — подключится живая поддержка.

Приоритетная поддержка для бизнес-тарифа

Если работать на бизнес-тарифе, появляется отдельный менеджер. Будут приоритетные ответы, помощь по подписке, более быстрый разбор сложных кейсов, персональное сопровождение.

Это особенно полезно для команд с большим количеством пользователей или сложной архитектурой процессов.

Следите за обновлениями

Чтобы система не устаревала в голове, важно отслеживать изменения. Где это делать:

Сообщество полезно не только новостями, но и обменом опытом — можно увидеть, как другие команды решают похожие задачи.

Больше о том, к кому приходить за помощью, в видео.

на Рутубе
на Ютубе

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться