Как научиться правильно делегировать задачи

Что такое делегирование и какую пользу несёт

📌 Делегирование — передача своих задач другому человеку, иногда вместе с ответственностью за результат.

Искусство делегирования полезно осваивать руководителям, менеджерам, тимлидам, исполнителям среднего грейда и в целом в любой команде.

Вот полезные стороны этой привычки:

Рост. Отдавая рутинные задачи, ты освобождаешь время для развития и стратегических решений.
Спасение от перегрузки. Чтобы не умирать под натиском дел, количество которых всегда только растёт.
Использование ресурсов компании. Чтобы не получалось, что босс делает всё и вечно занят, а остальные без особых дел.
Доверие в команде. Ты разделяешь не только задачу, но и ответственность за неё. Это повышает доверие между тобой и новыми исполнителями.
Мотивация сотрудников. Правильно отданная задача мотивирует развивать навыки.

Делегирование — часть развития коллектива.

Рост компании влечёт за собой новые контакты, знания и задачи. Если оставлять всё только себе, наступит выгорание. А никто из коллег не сможет помочь и не будет расти с тобой, ведь вся информация будет только у тебя.

🔥 Кстати, у нас есть классный ролик по теме делегирования:

Виды полномочий в компании

Полномочия — это права и обязанности любого сотрудника. Чтобы узнать свои полномочия, надо заглянуть в свою должностную инструкцию (про должностную инструкцию у нас тут).

Делегировать полномочия — значит передавать своё право распоряжаться ресурсами и управлять сотрудниками для выполнения определённой задачи.

Выделяют полномочия двух видов:

📎 Линейные полномочия выстроены в соответствии с вертикальной иерархией. Их можно проследить в управлении армией или флотом, а также в организациях, где строгая иерархия необходима. Современные компании всё чаще переходят на гибридное управление, где управление больше связано с функциями, чем с иерархией.

📎 Аппаратные (или штабные) полномочия завязаны на функциях и не подчиняются линейной иерархии. Так, начальник может иметь секретаря, которому лично делегирует задачи, при этом это вовсе не значит, что секретарь может делегировать задачи кому-то ещё.

Аппаратные полномочия бывают:

личными, когда ты нанимаешь помощника или секретаря;
консультативными, когда ты просишь помощи или консультации у экспертов, например, у юридического отдела;
обслуживающими, когда экспертный отдел берёт на себя задачу. Например, отдел аналитики забирает задачу «выяснить ЦА для продукта» перед тем, как запустить рекламу.

Когда дело касается делегирования в рабочей сфере, часто его связывают с передачей задач от начальника к подчинённому. Так происходит не всегда.

Делегировать задачу можно как «вертикально», так и «горизонтально» – между отделами. Это зависит от задачи, которую ты хочешь делегировать и от тех полномочий, которые отдаёшь вместе с ней.

Например, сотрудник отдела маркетинга может запросить юридическую консультацию. А офис-менеджер может обратиться к главе отдела закупок, чтобы разобраться с неправильной закупкой.

📌 Важно помнить: тот, кто делегирует, фактически даёт возможность своему делегату выйти за рамки своих прав и обязанностей.

Именно поэтому делегированием чаще всего занимается руководство компании: так ему проще быть в курсе всех делегированных полномочий.

Руководители должны быть в курсе перераспределения задач между сотрудниками, потому что в конечном итоге именно они несут ответственность за коллективную работу компании.

Что и как можно делегировать

Далеко не все полномочия можно делегировать беспрепятственно, но есть задачи, от которых избавиться необходимо. Иначе ты упустишь возможности или потратишь лишнее время.

✅ Рутина. Монотонные, часто повторяющиеся, и в то же время важные задачи. Например, ведение таблицы Excel, в которой уже вбиты все формулы, или вычитка текстов. Такие задачи можно делегировать новичкам.

✅ Чужая экспертная область. Например, менеджер продукта может рассказать всё о своей новой идее, но пост в социальных сетях лучше разместить SMM-менеджеру. Ведь именно он отвечает за контент-план, разбирается в инструментах и знает tone of voice компании.

✅ Задачи «на вырост». То есть новый пул для специалиста, который может вырасти в своей должности. Например, поручить SMM-менеджеру не только писать статьи, но и составить контент-план на следующий квартал, учитывая все новости компании. Такие задачи обычно делегируют руководители.

А вот полномочия, которые делегировать не стоит:

❌ Если ты руководитель, оставь за собой стратегию. То есть формулирование целей компании и методов их достижения, принятие важных решений, контроль работы подразделений, разработку общего плана. Эти задачи многокомпонентные и требуют внимания руководителя.

❌ Если ты эксперт, оставь за собой все задачи в поле твоей экспертизы. Например, юрист по авторским правам должен сам составлять договоры для авторов, а не делегировать эту задачу юристу по кадровым вопросам, так как это другая область права.

❌ На любой позиции старайся не делегировать срочные задачи, где дольше будешь объяснять суть, рискованные задачи с непредсказуемым результатом и задачи, в которых содержатся конфиденциальные данные.

📌 Совет. Лучше делегировать не только исполнение задачи, но и ответственность за неё. Так ты освободишь своё время и внимание, а исполнитель будет мотивирован справиться с новыми полномочиями.

Как выбрать исполнителя

В делегировании важно не только определиться с полномочиями, но и с исполнителем — делегатом. Для начала надо найти сотрудника, у которого есть возможность взять на себя новые задачи — это не всегда легко. Помни, что инициатива исходит от тебя.

Задай себе следующие вопросы перед тем, как делегировать:

Для выполнения задачи достаточно одного человека?
Потенциальный исполнитель имеет опыт в работе с подобными задачами?
Достаточно ли навыков или экспертности у этого исполнителя?
Есть ли у выбранного сотрудника время на выполнение дополнительной задачи?
Есть ли прямой интерес в выполнении задачи у потенциального исполнителя?

Если по всем параметрам можно смело ответить «да», значит, выбранный тобой сотрудник наверняка справится с делегированной задачей.

Если же ты сомневаешься в каком-то из параметров, не торопись оставлять задачу себе. Можно подумать, как сделать делегирование удобным для всех.

Иногда лучше разбить задачу на подзадачи и делегировать нескольким сотрудникам. Для тех, для кого задача будет новой, но необходимой для роста, можно предоставить подробные инструкции и оставить канал для связи.

В любом случае среди сотрудников должен быть кто-то, кто готов подхватить новую задачу. Если таких исполнителей нет, возможно, стоит подумать над новыми кадрами.

Процесс делегирования: пошаговое руководство

Чёткое определи задачи и ожидания

Сформулируй понятно задачу, дедлайны и планируемый результат. Убедись, что описание получилось полным и понятным. Удобно делегировать задачи через инструкции — в WEEEK об этом знают и используют специальные шаблоны.

📌 Если ты не знаешь, справится ли человек в срок (особенно впервые), просто спроси, сколько времени ему нужно. Исполнитель примерно понимает свои возможности, и к нему есть смысл прислушаться.

Подбери исполнителя, средства и инструменты

Уже на этапе формулирования задачи ты наверняка понимаешь, кому хочешь её делегировать.

Выбирая исполнителя, учитывай его собственные полномочия. Хватит ли у него времени и опыта на новое задание? Умеет ли потенциальный исполнитель работать в тех же инструментах, что и ты?

На всякий случай можешь рассмотреть нескольких сотрудников.

Передай обязанности

При передаче обязанностей лучше не только проговорить, но и прописать задачу. К такому списку легко будет вернуться и новичку и тебе, чтобы контролировать процесс при необходимости. Хорошо подойдут чек-листы.

📌 Обязательно задай волшебный вопрос «Как понята задача?» Делегат должен осознавать сроки, правильно понимать задачу и где брать ресурсы на её решение.

Помимо инструкции, нужно передать ресурсы для её исполнения — информацию, контакты, пароли — всё, что может пригодиться новому исполнителю.

Контролируй процесс

Помни, что на тебе лежит ответственность за передачу информации о новой задаче. Нового исполнителя можно контролировать, но лучше потратить это время на обучение. Гиперконтроль за выполнением задачи — прямой путь к микроменеджменту.

Оставлять исполнителя один на один с новыми полномочиями тоже не стоит. Сбалансировать контроль поможет грамотная коммуникация. Пусть новичок не боится задавать тебе вопросы, а ты будешь на связи.

Принципы делегирования

Для комфортного делегирования задач WEEEK подготовил чек-лист из 14 пунктов, которые помогут передать любую задачу без проблем.

А вот основные принципы, без которых передать задачу точно не получится:

Делегирует задачу тот, кто несёт ответственность за её исполнение. Чаще всего это руководитель подразделения или компании.

Делегирование должно быть согласовано с двух сторон. Делегат не должен быть поставлен перед фактом.

Объём делегированных задач не должен перегружать делегата — помимо новых полномочий у сотрудников есть текущие.

Задача должна быть в сфере компетенций делегата.

Делегирующий должен предоставить наиболее полную информацию по задаче, чтобы избежать обратного делегирования.

Контроль за выполнением задачи лежит в первую очередь на делегате. Он должен не только выполнить задачу, но и нести ответственность за последствия исполнения.

Как избежать очевидных ошибок? Советы от WEEEK

Ожидание	Реальность
Все одинаково понимают задачи и подходят к их исполнению	Люди по-разному воспринимают информацию и расставляют акценты. Поэтому, делегируя, важно проговаривать опорные пункты и быть на связи
Если передать важную задачу, есть риск перестать быть полезным сотрудником	Если ты не справляешься с задачами, это обычно говорит о перегрузке. Когда ты передашь задачу, ты сможешь лучше справляться с нагрузкой или научиться новому — одни плюсы
Делегирование отнимает уйму времени, проще сделать задачу самому	Делегирование требует времени, но оно точно окупится, если задача повторяется. Посчитай, сколько времени у тебя будет уходить в месяц/квартал, если ты оставишь её себе
Нужно контролировать каждый шаг исполнителя, задача должна быть исполнена только так, как оговорено	Гиперконтроль убивает мотивацию. Порядок выполнения важен, но на него влияют внешние факторы. Позволь человеку справиться самостоятельно. И подстрахуй себя, передавая дела постепенно
Делегировать можно только задачу, а ресурсы и информацию оставить за собой	Такой подход ведёт к обратному делегированию, когда исполнитель постоянно возвращается с просьбой помочь и нагружает вас обоих. Чтобы избежать этого, сразу передавай делегату всё нужное
Задачу можно передать — и тут же о ней забыть.	Если не поддерживать связь с делегатом, он может принять неверное решение и некачественно выполнить задачу. Не стоит пускать задачу на ветер

Делегируем тебе решение читать не весь текст, а только главные тезисы

Правильное делегирование развивает сотрудников и компанию

Делегировать полномочия может только тот, кто несёт за них ответственность. И только тому, кто готов их принять

Делегировать можно рутинные и непрофильные задачи, а экспертные и стратегически важные решения лучше оставлять за собой

Исполнитель должен точно понимать, что от него требуется, иметь время и ресурсы для выполнения задачи

Чтобы нормально делегировать, надо получить фидбек от получающего задачу. Волшебный вопрос «Как понята задача?» решит множество потенциальных проблем.

Делегировать лучше постепенно: так исполнитель будет привыкать к новым обязанностям, а ты будешь уверен, что неизбежные ошибки не критично повлияют на результат