О Freedome
Привет! Я Илья Бабёркин — технический директор компании Freedome. Мы создаём глэмпинги и ретрит-отели — проектируем, производим и сами их устанавливаем. История компании началась в 2010 году, а начало активного роста пришлось на 2016–2017 годы. В планах — выйти на рынок индивидуального жилищного строительства.
Наши проекты расположены по всей России — от Калининграда до Камчатки, есть объекты в Европе, США, Мексике, Корее и Индии. Компания распределённая: производство находится в Подмосковье, а менеджмент работает из Москвы, Санкт-Петербурга, Новосибирска и других городов.
Моя зона ответственности — разработка проектов новых домов, поддержка существующих продуктов, внедрение новых технологий, координация технического сопровождения заказчиков, монтажников и внутренних пользователей.
Зачем нужен таск-трекер
Изначально всё взаимодействие по проектам, включая постановку и отслеживание выполнения задач, велось в чатах WhatsApp и Telegram, но хаос и потерянные задачи заставили нас искать более структурированное решение.
В пиковый сезон мы ведём до 30 проектов одновременно. По каждому у нас есть несколько чатов: с заказчиком, внутренний, монтажный и технический. Поэтому
у нас много задач для разных подразделений компании: производства, снабжения, проектирования и так далее.
Задачи тонули в водовороте сообщений в чатах, дедлайны срывались. Нам остро стала необходима система, которая помогла бы навести порядок в этом хаосе, структурировать задачи, распределять по исполнителям и контролировать выполнение.
Поиск своего таск-трекера
Мы начали исследовать и пробовать различные системы для управления проектами. Для реализации базовых требований подошёл Trello — на тот момент нас устроил. Когда Atlassian ушёл с российского рынка, мы задумались
о сохранении данных и непрерывности процессов. Единственным решением, которое позволило переехать из Trello быстро и безболезненно, стал WEEEK.
За период использования Trello мы росли и менялись, наши бизнес-процессы обретали более чёткие регламенты. Поэтому к моменту переезда в WEEEK мы не просто перенесли данные из одной системы в другую, но и выстроили более зрелую и эффективную структуру работы в новом инструменте. Переезд прошёл легко, и тотальная перестройка рабочего пространства не понадобилась.
Производственный процесс и таск-трекер
Многие отделы компании используют таск-трекер в ежедневной работе: маркетинг ведёт задачи по рекламе, контенту и продвижению сайта, отдел продаж —
по сделкам и обращениям, менеджер проектов — по текущей работе с заказчиками, технический отдел — по разработке и поддержке продуктов и так далее.
Главный вызов заключался в том, чтобы встроить в систему наш производственный процесс. Производство работает по конвейерному принципу. На примере изготовления каркаса можно выделить несколько этапов: фрезеровка → шлифовка → покраска → упаковка → комплектация → отгрузка.
Каждый этап — это отдельная задача, которую необходимо без задержек передать дальше. Мы пробовали разные системы, чтобы настроить передачу задач между этапами производства. Но без глубокой кастомизации ни одна из них не подходила: где-то невозможно было гибко настраивать процессы, где-то не хватало прозрачности и контроля.
Мы настроили все этапы производства в WEEEK — по ним распределяем задачи. На производстве всегда бывает импровизация: случается что-то непредвиденное или какой-то заказ нужно выполнить раньше срока. Поэтому нужна высокая гибкость,
а WEEEK позволяет оперативно менять график производства.
Руководитель производства создаёт задачи и по мере их выполнения перемещает по этапам — колонкам, ориентируясь на информацию от исполнителей. Это даёт невероятную прозрачность: мы в реальном времени видим, что, например, 6 комплектов каркасов для конструкции «Улитка-50» в Ярославле находятся на этапе фрезеровки.
Организация задач и прозрачность
Внедрение WEEEK упростило процессы проектного управления. Например, менеджеру проектов стало намного легче координировать взаимодействие между подразделениями компании (архитектурой, продажами, производством, снабжением, техническим отделом и монтажом) и заказчиком при работе над проектом.
Также мы используем WEEEK для управления процессами разработки новых продуктов, инцидент-менеджмента и проблем-менеджмента. Для каждого типа конструкции, который мы производим и проектируем, мы ведём список задач
по доработкам и изменениям, а также фиксируем обнаруженные дефекты конструкции и пожелания — как наши, так и от заказчиков.
Подобных задач на каждый тип конструкции существует довольно много, поэтому их удобнее отражать в виде списков — так проще инженерам и проектировщикам. В «Канбане» они занимали бы 5–6 экранов и усложняли работу. В списках мы используем как стандартные, так и кастомные поля, более подробно отражающие статусы, классификацию, версии и прочее.
📖 Книга пожеланий
👉 Диаграмма Ганта. В WEEEK диаграмма Ганта пока уступает специализированным сервисам вроде GanttPRO, в котором есть фичи, позволяющие легко оперировать задачами, использовать зависимости между ними и менять цвета, подсчитывать ресурсы и так далее.
Хотим, чтобы в WEEEK это было в полной мере реализовано — для работы в одной системе без переключений между окнами
👉 Мобильное приложение. Наши монтажники и сотрудники цеха весь рабочий день не могут пользоваться компьютерами, и мобильный телефон для них основной инструмент. К сожалению, мобильное приложение WEEEK на Android оказалось неудобным, поэтому пользоваться им не получается.
Улучшение мобильности позволило бы подключить к системе больше наших сотрудников и повысить оперативность взаимодействия и выполнения задач
Подписаться 
