«Сверхпозиция°» (ex оура) — креативное агентство, мы работаем в Хабаровске и занимаемся разработкой рекламных кампаний. Наша цель: стать главным лицом креативного сектора на Дальнем Востоке. Расскажу, как мы выстроили работу в WEEEK после перехода с ClickUp.
Миссия «Сверхпозиции°» и почему Дальний восток — крутая площадка для креативов
Нынешнее агентство выросло из исследовательского. Мы проводили отраслевые исследования брендов, их команд, клиентов, конкурентов, клиентов конкурентов, отрасли и трендов. Потом постепенно стали маркетинговым агентством, потому что на Дальнем Востоке некому было реализовывать исследовательскую и стратегическую части.
Года два назад мы поняли, что у нас нет оперативного направления — а это рекламные кампании. Стали изучать отрасль, и теперь специализируемся на рекламных кампаниях и ведём брендинг-проекты: делаем исследовательскую и креативную части. Весь продакшн и постпродакшн делаем сами либо с местным производством, потом закупаем рекламу — захватываем всевозможные каналы всех городов Дальнего Востока. Последняя такая рекламная кампания охватила 21 город.
Мы не просто так сфокусировались на Дальнем Востоке. Сейчас все ветра направлены на восток: из него делают мостик в Азию. Классно развивают Хабаровск, Владивосток, Благовещенск, туристические регионы Сахалин и Камчатку. Сюда приходят крупные федеральные бренды, развиваются местные — потому что развивается и весь рынок. За последние три года Дальний Восток — один из регионов с положительной динамикой по росту.
Одна из задач, которые мы себе ставим, — сформировать креативный ландшафт. К примеру, мы инвестируем в сообщество креативной индустрии «Дальвосторг!», чтобы через год-два получить местных креативных специалистов с тягой к развитию Дальнего Востока.
Мы участвуем в фестивалях наравне со всеми агентствами России и получаем хороший отклик. Работаем с крупными брендами Дальнего Востока: «ДВ Невада» (местная «Пятёрочка»), хоккейными клубами «Амур» и «СКА-Нефтяник», Дальневосточной футбольной медиалигой и заводом «Мир упаковки».
Эра до WEEEK
Сейчас нас в агентстве 17 человек, все работаем в WEEEK. Большая часть команды работает офлайн в Хабаровске, ещё есть два человека из Владивостока.
До WEEEK мы работали в ClickUp, и сервис нас устраивал. Потом возникли сложности с оплатой или высокой ценой, и мы стали искать российскую альтернативу.
Перешли на российский сервис Shtab. Понравилось, что там был фокус на человеко-часах, на которых у нас построена вся бизнес-модель. В этом Shtab сильно похож на ActiveCollab, где мы сидели ещё до агентства.
Мы пользовались Shtab год-полтора, а затем они изменили стратегию развития продукта. У воркспейсов изменилась логика, а у нас всё перепуталось. Мы собрались да за неделю переехали в WEEEK командой в 15 человек.
Наша эра: рабочие процессы в WEEEK
Модель работы
Наша работа выстроена на базе Scrum — мы работаем двухнедельными спринтами. До планирования нового спринта проводим ретро и обсуждаем прошлый: что получилось, что не очень.
Затем проводим спринт-фокус: планирование спринта, где отбираем задачи в работу, что-то переносим из старых спринтов и распределяем задачи. Руководитель проекта создаёт задачи, отправляет их на доски, распределяет их по людям, а люди декомпозируют задачи на подзадачи.
Работа оценивается в часах — для этого проджекты заполняют поле «Оценка времени» при постановке задачи. Мы это называем «прошивкой» спринта.
Когда проджекты приходят с расставленными задачами в WEEEK, ребята в течение дня должны принять эти задачи. Для этого есть две колонки: Новая, куда попадают все задачи, и Принято, когда исполнитель забирает задачу в работу. Если исполнителю что-то непонятно, например, по техническому заданию, он обсуждает задачу с проджектом — и только после этого принимает.
Каждый понедельник мы проводим экватор спринта, где обсуждаем темпы и прогресс по всем проектам, а по четвергам проводим дейлики. Раньше мы проводили их каждый день, теперь поняли, что достаточно одного раза в середине недели.
Свои задачи на неделю команда смотрит в поле «Мои задачи» или через фильтр по исполнителям.
У проектного директора есть задача по отработке объёма часов во всех проектах, например — «План: 1000 часов за спринт». План разбивается по проектам — на каждом проекте есть свой план, и мы идём по нему.
Рабочее пространство
В рабочем пространстве есть проекты, которые выделены по направлениям: брендинг, контент, маркетинг, исследования. Например, в маркетинге проекты, с которыми сейчас работаем.
Внутри проекта идут двухнедельные спринты — а мы в рамках двух недель должны выработать определённый объём задач и часов.
Ещё мы пользуемся CRM. Объём лидов у нас небольшой, 5–6 в месяц, и функций как раз хватает.
Также используем приватность проектов, чтобы не захламлять рабочее место человеку, который не участвует во всех процессах. У нас есть внутренние процессы: проектный отдел, бухгалтерия, маркетинг, медиабаинг, креативный отдел, оплата часов и офис. Все эти проекты приватные.
К выполненным задачам прикрепляем документы. Мы сделали для себя кастомное поле «Артефакт», куда прикрепляем ссылку на итог работы — техническое задание, макет, контент-план, сценарий, пост в социальной сети.
Дашборды и аналитика
Мы с разработчиками настроили загрузку команды вручную. Так мы видим норму выработки на определённое количество человек и затраченное время по дням: сколько времени по часам и процентам занимает каждый проект.
По сотрудникам также: можем взять сотрудника за период и посмотреть, как он работает в течение месяца или недели, сколько времени тратит на задачу. Здесь важно смотреть, сколько запланировано часов, сколько потрачено, сколько коммерческих, сколько сверхурочных. Коммерческие часы идут в смету, а сверхурочные — нет. Руководители проектов смотрят количество часов — и тех, и других.
В смете на каждую задачу выделено определённое количество запланированного времени. Руководитель проекта распределяет эти задачи, ставит запланированное время, а исполнитель разбивает их на подзадачи — на эту разбивку тоже запланировано время.
Аналитика с затреканным временем автоматически выгружается в наш дашборд в Google Таблицах, поэтому в начале работы над задачей все сотрудники запускают таймер.
Раз в сутки информация обновляется, и затреканные задачи из WEEEK — с исполнителями, фактическим и запланированным временем — автоматически выгружаются в дашборд. Здесь я вижу объём работы за день или по конкретному человеку, просадки по занятости или перегрузки. Всё это берётся из WEEEK.
Пользуемся сервисом Аналитика: данные оттуда выгружаем в экономику проектов, а ребята смотрят, сколько они денег заработали.
Пользуемся экспортом в тестовом режиме — выгружаем спринты, чтобы лучше анализировать их. Мы показываем, у кого сколько просроченных, выполненных и невыполненных задач, сколько всего их было на проекте. Всё это видим по людям и проектам — какой процент выполнения, какой процент просрочек.
Чего не хватает
- Будет здорово, если в WEEEK появится рабочая загрузка, чтобы мы видели перегруз по человеку. Сложно держать баланс — мы разработали дашборд, чтобы понимать нагрузку на людей. Когда мы видим, что у человека произведено часов 50%, у нас убытки на 50% зарплаты. Неважно, какая бизнес-модель: почасовая или фиксированная, всё равно всё оценивается в человеко-часах
- Когда делаешь интеграцию WEEEK с Google Календарём, все задачи выгружаются в Google Задачи — это неудобно. Гораздо лучше было бы, если бы задача с датой и временным диапазоном — например, с двух до четырёх — улетала в календарь. Это была бы сказка
- Было бы здорово, если бы статус «Уволен» в сервисе Пользователи сразу удалял человека с подписки и мы за него не платили
Подписаться 
