Проект ➡️ Программа проектов ➡️ Портфель проектов
Это четвёртый текст серии о проектах. Он финальный, потому что рассказывает про правильную интеграцию проектов в портфель проектов, то есть про последнее действие, которое совершается с завершённым проектом.
Если ты только разбираешься в проектном менеджменте, советуем пойти в таком порядке:
🔹Сначала прочитать Что такое проект
🔹 Потом разобраться с тем, Что такое программа управления проектами
🔹 Следом Что такое портфельное управление проектами
🔹 Как интегрировать проекты в портфель ← ты сейчас здесь
Что такое портфельное управление проектами
Напомним, проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. А управлять проектом — значит помогать командам планировать задачи, делать их и достигать результата к сроку. Налаживать процессы, чтобы всё ехало и работало.
Часто несколько проектов ведутся одновременно — некоторые из них похожи, другие разные. Похожие можно объединить в программу проектов.
Программа проектов — это набор взаимосвязанных проектов. Это рациональный подход, при котором проще управлять ресурсами, направлять схожие усилия на достижение целей и объединять работу в общую стратегию.
Бывает, что накапливается так много проектов, что появляются разные программы проектов — то есть несколько наборов похожих проектов. Тогда программы объединяют в портфель.
📎 Портфель проектов — это комплекс проектов, которым управляют централизованно. Проекты в портфеле могут быть не связаны друг с другом, относиться к разным командам. Портфель помогает управлять всеми процессами компании для достижения ключевых целей и задач.
❗️Все эти сущности отличаются друг от друга, но глобально связаны. Управление проектом — это процессы в команде, которая действует на благо одного проекта. Программа — вид сверху на схожие проекты. А портфель — это глобальный вид сверху.
Зачем объединять проекты в портфель
- Чтобы эффективно управлять множеством несвязанных проектов
- Чтобы принимать взвешенные решения о проектах на уровне стратегических целей компании
- Чтобы управлять рисками на уровне всей компании, а не одного проекта
- Чтобы распределять ресурсы организации между несколькими проектами и приоритизировать их
- Чтобы согласовывать между членами команды важность новых проектов и показывать, как это повлияет на общую стратегию компании
Возьмём пример маркетингового digital-агентства N. Их цели — увеличить выручку и узнаваемость на рынке.
Портфельное управление поможет агентству отследить эффективность отдельных проектов и их общую согласованность, оценить распределение ресурсов и приоритеты.
Четыре шага по интеграции проекта в общий портфель
1️⃣ Обозначить стратегию компании
Раз уж портфель проектов позволяет связывать ежедневные усилия проектных команд со стратегической целью компании, то эту цель надо хорошо представлять.
Стратегические цели могут быть такими: увеличить выручку, привлечь больше клиентов, сократить отток клиентов, масштабировать компанию. Цель должна быть обозначена и известна проектным командам.
2️⃣ Выбрать и приоритизировать проекты
Вернёмся к агентству N. Они выбрали стратегическую цель — увеличить выручку — и донесли её до сотрудников. Агентству нужно больше клиентов и успешных проектов.
Чтобы достичь этой цели, нужно повысить узнаваемость. Следовательно, все будущие проекты должны быть направлены на это. Можно запустить несколько проектов в медиа, заколлабиться с лидерами рынка.
Теперь приоритизируем проекты — это ещё один важный этап в портфельном управлении. Их распределяют в порядке ценности для агентства N — от большего к меньшему. В итоге портфель проектов собирается с учётом имеющихся ресурсов, максимальной выгоды и минимальных рисков. Всё это должно повлиять на развитие бизнеса.
3️⃣ Распределить ресурсы
Чтобы интегрировать проекты в портфель, агентству N необходимо:
- Обратиться к предыдущему опыту ведения проектов. Это поможет им держать баланс между прибылью и рисками, не тратить время на изобретение новых гипотез и их проверку на практике.
- Перераспределить имеющиеся ресурсы и понять, чего не хватает. Возможно, для реализации одного из проектов нужны ресурсы на новую команду или даже отдельный департамент.
После этого агентство N продолжит накапливать опыт повторяющихся процессов в портфеле. Это образует структуру. Потом они смогут использовать её в работе над проектами и сбалансированно распределять ресурсы.
4️⃣ Контролировать прогресс
Портфельное управление проектами помогает следить за процессами внутри каждого проекта.
Для этого агентству N нужно:
- Пересматривать риски и управлять ими. Это нужно делать непрерывно, чтобы держать заданный курс и адаптироваться под изменения.
- Держать связь с руководителями проектов в портфеле. Важно обновлять статусы задач на всех проектах. Это поможет верхнеуровнево следить за продвижением компании к стратегической цели.
Дальше подробнее разберёмся, кто за что отвечает в портфельном управлении.
Роли и ответственности
- Руководитель портфеля проектов
Управляет портфелем — то есть контролирует сверху все проекты и программы компании. Отвечает за актуальность портфеля — координирует и проводит отчётные встречи, где отслеживают статусы по каждому проекту. Такие собрания приурочивают к вехам проектов — промежуточным результатам или контрольным точкам.
- Руководитель программы проектов
Управляет программой проектов. Один руководитель = одна программа. Он отвечает за общую стратегию связанных проектов, распределяет ресурсы между ними, контролирует команды и управляет рисками в рамках всей программы.
Если руководители портфеля и программы сработаются, получится суперсила, которая помогает компании достигать стратегических целей.
- Заинтересованные руководители
Наблюдают за стратегической реализацией инициатив по проектам в портфеле. В digital-агентстве N заинтересованным руководителем может быть директор по маркетингу.
- Проджект-менеджер
Управляет одним из проектов в портфеле от начала до конца. Работает в связке с руководителями портфеля и программы.
- Участники команды
Разнопрофильные сотрудники, которые могут как планировать, так и реализовывать цели и задачи компании в рамках одного или нескольких проектов.
Инструменты для портфельного управления проектами
Для портфельного управления понадобится общий цифровой инструмент, где можно держать под контролем множество проектов одновременно, отслеживать статусы, множество команд и другие важные процессы.
Расскажем, какие фичи онлайн-сервисов могут пригодиться 👇
- Канбан-доски
Помогут быть в курсе, кто именно отвечает за каждый из проектов, обновлять статусы и мониторить все процессы поэтапно.
- Диаграмма Ганта
Подойдёт для контроля вех проектов, этапов и глобальных дедлайнов. Хорошо визуализирует объём и содержание проектов.
- Аналитика на уровне всех и отдельных проектов
Отвечает за ключевое в портфельном управлении — тот самый взгляд сверху. Поможет контролировать статусы активных проектов, оценивать успешность закрытых, формировать отчёты.
- База знаний
Хранилище проектной документации. Там можно собирать данные о закрытых проектах: риски, бюджеты, команды, содержание, объём и прочее. Такая база знаний должна быть собрана в одном месте и быть в общем доступе.
Портфель выводов
- Портфель проектов — комплекс проектов компании, которым управляют централизованно. Портфель помогает контролировать все процессы компании ради достижения ключевых целей и задач.
- Интегрировать проекты в портфель можно в четыре шага: определить стратегию, выбрать проекты и приоритизировать их, распределить ресурсы и контролировать прогресс.
- Иерархия ролей в портфельном управлении выглядит так: руководитель портфеля → руководитель программы → заинтересованные руководители → проджект-менеджер → участники команды.
- Эффективно управлять портфелем помогут Канбан-доски, диаграмма Ганта, аналитика на уровне проектов и отдельных процессов и База знаний.
Подписаться 
