Подробный план, дедлайны и огромный список задач не гарантируют успех проекта. Если команда по-разному понимает конечную цель, работа быстро начинает уходить в сторону.
Разберём, чем цель отличается от задач, как их связать между собой и как зафиксировать всё это в Weeek, чтобы команда не теряла ориентир.
Что такое цель проекта
— конкретный результат, к которому команда должна прийти за определённый срок. Она описывает, что изменится после завершения работы и какую пользу это принесёт компании, клиентам или сотрудникам
Цель обычно связывают со стратегией или конкретной потребностью компании. Например, бизнес планирует увеличить количество повторных покупок. Тогда цели проектов могут быть такими:
У проекта всегда должна быть только одна цель. Иначе в какой-то момент участники могут начать тянуть его в разные стороны.
При этом цель можно пересматривать, если меняются условия работы, потребности компании или ожидания пользователей. Это нормальная ситуация, которой не стоит бояться. Главное — фиксировать все изменения, чтобы каждый понимал, куда двигаться и зачем.
Что такое задачи проекта
— конкретные шаги, которые ведут команду к цели
Вернёмся к примеру с программой лояльности. Чтобы её запустить, команде нужно выполнить десятки дел. Вот как это может выглядеть:
В процессе работы задачи можно уточнять, добавлять или убирать. Но перед этим всегда проверяй, связаны ли изменения с целью и помогут ли они быстрее прийти к результату.
Чем цель проекта отличается от задач
Эти понятия связаны между собой, но выполняют разные функции. Попробуем разобраться.
Задачи же показывают, что нужно сделать для достижения цели с учётом конкретных условий работы. Поэтому от проекта к проекту они могут различаться, даже если цели похожи
Для наглядности собрали основные различия в таблице:
| Критерий | Цель проекта | Задачи проекта |
|---|---|---|
| На какой вопрос отвечает | Какой результат мы хотим получить? | Что нужно сделать, чтобы этот результат получить? |
| Масштаб | Относится ко всему проекту | Относится к отдельному этапу или действию |
| Срок | От нескольких месяцев до нескольких лет | От нескольких часов до пары дней |
| Количество | Может быть только одна | Может быть несколько десятков, при необходимости ещё добавляют подзадачи |
| Результат | Измеряется по итоговому показателю проекта — росту конверсии, выручки или числа заявок | Оценивается по конкретному результату задачи — готовому макету, отчёту или исследованию |
| Ответственность | У всей команды | У конкретного исполнителя |
| Формулировка | Описывает результат или желаемое состояние | Начинается с действия: подготовить, изучить, написать, провести |
Как правильно сформулировать цель проекта
Чтобы правильно поставить цель, используй метод SMART. Его название — аббревиатура из первых букв пяти критериев. Они показывают, какого результата нужно достичь, к какому сроку и как его оценить. Разберём каждый критерий на одном примере — цели команды, которая хочет повысить результативность лендинга.
Сформулируй конкретный результат
Первый критерий SMART — Specific, или конкретность. Из формулировки должно быть понятно, что именно команда хочет изменить.
❌ Улучшить лендинг
✅ Увеличить конверсию лендинга из визита в заявку
В первом случае команда может взяться за дизайн, тексты, скорость загрузки или другие изменения. Вторая же формулировка более понятная, потому что помогает выбрать действия, которые влияют на конверсию. Например, команда может проверить офер, форму заявки или структуру страницы.
— Выбрать одного ответственного на старте и работать в соответствии с RACI-матрицей. В противном случае такие ситуации приводят к переделкам, как правило, не за счёт клиента
— Если принимающих решения много, можно проголосовать анонимно, но с аргументацией
— Предложить декомпозировать цель на задачи и для каждой из них установить критерии успеха
Главное — не опускать руки :)
Добавь измеримый показатель
Следующий критерий — Measurable, или измеримость. Здесь важно определить показатель, по которому можно проверить результат, и зафиксировать его текущее и целевое значение.
❌ Увеличить конверсию лендинга
✅ Увеличить конверсию лендинга из визита в заявку с 2 до 3%
Такие измеримые показатели задают понятный критерий завершения работы. Команда сможет отслеживать изменения по ходу проекта и в конце однозначно ответить, достигла ли цели.
При этом выбранный показатель должен находиться в зоне ответственности команды.
Проверь, достижима ли цель
Критерий Achievable означает, что цели можно достичь с учётом сроков, ресурсов и возможностей команды. Для проверки посмотри на прошлые результаты, доступный бюджет, загрузку сотрудников и данные похожих кейсов. .
❌ Увеличить конверсию лендинга с 2 до 50% за месяц
✅ Увеличить конверсию лендинга с 2 до 3% за месяц
Свяжи цель с результатом проекта
Relevant — это значимость цели. Проверь, связан ли выбранный результат с бизнес-задачей всей компании.
Допустим, в первом квартале нужно получать больше заявок при тех же затратах на рекламу. Тогда повышение конверсии лендинга — подходящий ориентир. Компания получает тот же объём трафика, но количество клиентов увеличивается.
Ограничь цель сроком
Последний критерий — Time-bound, или ограниченность по времени. Без этого критерия одна и та же цель может растянуться на месяц, квартал или год. Дедлайн же задаёт период для планирования: команда может определить этапы работы, распределить нагрузку и понять, когда нужно проверить промежуточный результат.
❌ Увеличить конверсию лендинга с 2 до 3%
✅ Увеличить конверсию лендинга с 2 до 3% к 30 сентября
В итоге цель может звучать так: «Увеличить конверсию лендинга из визита в заявку с 2 до 3% к 30 сентября, чтобы получать больше заявок без увеличения рекламного бюджета».
Как ставить задачи проекта
После проверки цели по SMART понятно, какого результата нужно достичь и к какому сроку. Теперь её нужно разложить на конкретные шаги для команды. Для примера возьмём тот же кейс по увеличению конверсии лендинга.
Разложи цель на конкретные действия
Не пытайся сразу составить длинный список мелких поручений. Достаточно выделить основные направления работы, а затем при необходимости разбить их на подзадачи.
Например, для роста конверсии лендинга можно:
- Проанализировать поведение пользователей на странице
- Найти возможные причины низкой конверсии
- Сформулировать гипотезы для улучшения лендинга
- Подготовить новые варианты формы и офера
- Провести A/B-тесты
- Оценить результаты
Так проще увидеть весь объём работы и проверить, хватает ли запланированных действий для достижения цели.
Формулируй задачу конкретно
Исполнителю должно быть сразу понятно, какое действие нужно выполнить. Чем точнее описание, тем меньше уточнений понадобится исполнителю.
❌ Заняться, поработать, разобраться
✅ Проанализировать причины отказов, подготовить три варианта офера, провести A/B-тест формы
Укажи ожидаемый результат
Описание действия не всегда объясняет, в какой момент задачу можно считать выполненной. Поэтому заранее зафиксируй, какой результат должен получить исполнитель.
❌ Проанализировать поведение пользователей на лендинге
✅ Проанализировать поведение пользователей на лендинге и составить список из пяти гипотез, которые могут повысить конверсию
Так у исполнителя появляется понятный критерий готовности, а у руководителя — основа для проверки результата.
Назначь ответственного
У каждой задачи должен быть один ответственный, даже если над ней работают несколько участников команды. Он следит за сроком, собирает результат и сообщает о проблемах. Так ответственность не размывается между несколькими людьми.
Поставь срок
Срок цели задаёт дедлайн всего проекта, но отдельным задачам тоже нужны даты. Иначе часть работы может сдвинуться на конец проекта и задержать следующие этапы.
Если есть связанные задачи, сначала определи их последовательность, а затем поставь сроки. Например, A/B-тест новой формы можно запустить только после того, как дизайнер подготовит макет, а разработчик внесёт изменения на страницу.
Проверь связь с целью
Перед тем как добавить задачу в план, проверь, помогает ли она достичь цели проекта. Если нет, команда просто потратит время впустую.
Например, для повышения конверсии лендинга можно сократить форму заявки или протестировать новый офер. А вот обновление иллюстраций в корпоративном блоге к этой цели не относится.
Примеры целей и задач проекта
Приведём несколько примеров того, как общая идея превращается в цель и задачи. Так тебе будет проще отследить эту связку, составить план своей работы и заметить ошибки в формулировках.
Пример для разработки продукта
| Уровень | Пример |
|---|---|
| Общая идея | Создать приложение для учёта личных финансов |
| Цель | Выпустить приложение до 30 ноября. За первые три месяца привлечь 5000 активных пользователей |
| Задачи | Изучить потребности пользователей Подготовить прототип Добавить учёт доходов и расходов Настроить отчёты и лимиты Протестировать приложение Опубликовать приложение и подключить аналитику |
Пример для отдела маркетинга
| Уровень | Пример |
|---|---|
| Общая идея | Рассказать аудитории о новом бренде натуральной косметики |
| Цель | За четыре месяца охватить 500 000 пользователей, привлечь 15 000 посетителей на сайт и получить 1000 заказов |
| Задачи | Описать целевую аудиторию Изучить конкурентов и рекламные каналы Сформулировать позиционирование бренда Подготовить контент и рекламные материалы Запустить рекламные кампании Следить за охватом, переходами и заказами Перераспределить бюджет в рабочие каналы |
Пример для внедрения нового процесса
| Уровень | Пример |
|---|---|
| Общая идея | Ускорить обработку обращений клиентов |
| Цель | За три месяца сократить среднее время первого ответа с 12 до 4 часов. Регистрировать в системе не менее 95% обращений |
| Задачи | Описать текущий процесс Найти причины задержек Распределить зоны ответственности Настроить статусы и уведомления Подготовить инструкции Обучить команду Проверить процесс в одном отделе Внедрить процесс во всей компании |
Пример для организации мероприятия
| Уровень | Пример |
|---|---|
| Общая идея | Провести отраслевую конференцию для клиентов и партнёров |
| Цель | Провести конференцию на 300 участников до 15 октября. Пригласить 20 спикеров, получить 50 обращений от потенциальных клиентов и оценку не ниже 85% |
| Задачи | Определить тему и формат конференции Составить бюджет и план работ Найти площадку и подрядчиков Пригласить спикеров Подготовить программу Открыть регистрацию Запустить продвижение Провести конференцию Собрать отзывы и подвести итоги |
Шаблон цели и задач проекта
Возьми шаблоны за основу и просто подставь свои данные, чтобы ускорить подготовку к запуску 🙂
Цель: увеличить/снизить/достичь [показатель] с [текущее значение] до [целевое значение] к [срок], чтобы [бизнес-результат]
Задача: [конкретное действие + объект]. Результат: [что должно быть готово]. Ответственный: [кто]. Срок: [дата]
Как поставить цели и задачи проекта в Weeek
После того как ты сформулируешь цель и задачи, обязательно зафиксируй их в одном доступном всей команде месте. Например, в системе управления проектами. Так у команды будет единое представление о плане работы и его текущем состоянии. Подготовили небольшую инструкцию, как настроить всё это в Weeek.
Создай проект
Перейди в сервис Задачи, нажми + сверху от списка проектов и выбери Добавить проект. Введи название и нажми Создать. Лучше сразу обозначить в названии конкретный результат или направление работы, чтобы участникам было понятно, для чего создан проект.
Зафиксируй цель проекта
Перейди в Обзор и добавь описание проекта. Запиши, какого результата должна достичь команда и по каким критериям вы поймёте, что работа завершена. Здесь же можно установить сроки проекта и его текущий статус. Так основная информация всегда будет перед глазами у всех участников.
Разбей цель на задачи
Добавь в проект все шаги, которые нужно выполнить для достижения цели. Крупные действия можно разбивать на подзадачи, чтобы точнее распределять работу между участниками и не терять контроль.
Для удобства также добавь теги, чтобы сгруппировать поручения по типу работы.
Добавь описание задачи, исполнителей и сроки
Открой карточку задачи и опиши в ней, что именно нужно сделать и какой результат должен получиться. Также назначь исполнителей и укажи срок выполнения. Так участники будут понимать свою зону ответственности и смогут планировать работу. Ещё не забудь про приоритеты — они покажут команде, какие действия требуют внимания в первую очередь.
Настрой связи и контрольные точки
В Weeek можно указать, какая задача ожидает завершения другой, блокирует её или просто связана с ней. Это поможет заранее видеть задержки и вовремя корректировать план работы.
