Решения

Chevron

Возможности

Chevron

Задачи

Режим Календаря
Контролируй загрузку с помощью календаря на день и...
Тёмная тема
Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмн...
Режим Досок
Следи за рабочими процессами через полностью касто...
Подзадачи
Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Испол...

База знаний

Текстовый редактор
Блоки помогут создать структурированную базу для х...
Папки
Распределяй документы по разным папкам, чтобы было...
Файлы
Добавляй к документам файлы, чтобы хранить всё в о...
Обложки и аватарки
Кастомизируй документы, как тебе нравится.

CRM

Множество воронок
Создавай неограниченное количество воронок продаж...
Клиенты
Веди информацию о текущих и потенциальных клиентах...
Комментарии
Добавляй важные комментарии к каждой сделке, чтобы...
Компании
Храни информацию о компаниях-клиентах — реквизиты,...

Воркспейсы

Помодоро-таймер
Работай короткими продуктивными сессиями и делай н...
Логирование действий
Отслеживай историю изменений команды внутри сервис...
Чаты для команд
Общайся с командой и обсуждай проекты и задачи.

Возможности

Chevron
← Назад

Tasks

Режим Календаря
Контролируй загрузку с помощью календаря на день и...
Тёмная тема
Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмн...
Режим Досок
Следи за рабочими процессами через полностью касто...
Подзадачи
Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Испол...

Wiki

Текстовый редактор
Блоки помогут создать структурированную базу для х...
Папки
Распределяй документы по разным папкам, чтобы было...
Файлы
Добавляй к документам файлы, чтобы хранить всё в о...
Обложки и аватарки
Кастомизируй документы, как тебе нравится.

CRM

Множество воронок
Создавай неограниченное количество воронок продаж...
Клиенты
Веди информацию о текущих и потенциальных клиентах...
Комментарии
Добавляй важные комментарии к каждой сделке, чтобы...
Компании
Храни информацию о компаниях-клиентах — реквизиты,...

Workspace

Помодоро-таймер
Работай короткими продуктивными сессиями и делай н...
Логирование действий
Отслеживай историю изменений команды внутри сервис...
Чаты для команд
Общайся с командой и обсуждай проекты и задачи.

Как с помощью учёта финансов оптимизировать бизнес-процессы • Алексей Боев, ПланФакт

Time

15 мин.

Eye

127

В новом выпуске подкаста «Потом Доделаю» ребята поговорили с сооснователем ПланФакта, Алексеем Боевым, о том, как фин. учёт влияет на бизнес-процессы, а также, что предприниматель должен знать на старте. Записала для тебя выпуск. Приятного чтения!
Как с помощью учёта финансов оптимизировать бизнес-процессы • Алексей Боев, ПланФакт

Почему провалился первый бизнес Алексея и как появился ПланФакт

Ну, для начала стоит сказать о том, что такое ПланФакт и как он появился. Это онлайн-сервис, который помогает предпринимателям понимать, что у него в компании с деньгами сейчас, было и будет – доходы, расходы, долги, прибыль и прочая аналитика. Также мы оказываем услуги по внедрению продукта в бизнес «под ключ» и обучаем финансовому учёту. Нашему проекту уже пять с половиной лет, с нами работают две тысячи шестьсот клиентов из разных областей – Россия, СНГ.

Как ты попал в эту компанию?

Я сооснователь, вместе с партнёром мы придумали идею и запустили сервис. 

Изначально в 2009 году с другим партнёром мы решили создать бизнес, открыли ООО и стали заниматься разработкой сайтов, мобильных приложений. Как классические айтишники. До 2015 года мы занимались этой историей, дорасли до сорока человек в штате. После приняли решение этот бизнес закрыть, потому что мы не справились с управлением. В первую очередь – с финансовым. Слишком поздно поняли, что мы неправильно к бизнесу относились – как к хобби, без бизнес-модели и контрактных обязательств. Поэтому, в частности, несколько раз мы влетали в ситуации, когда не хватало денег людям зарплаты заплатить.

Года за полтора до закрытия мы поняли, что нам нужно прокачаться в финансовом управлении и понять, как у нас устроены деньги (а устроены они были, скажем честно, не очень классно). Как многие предприниматели мы вели учёт денег в Excel, но поняли, что табличка стала обрастать кучей разных сложностей. В тот же период начался кризис 14-го года, некоторые заказы встали на паузу и у нас освободилось несколько разработчиков. Мы попросили их автоматизировать всю информацию из таблицы на какой-то веб-странице, чтобы можно было формировать отчёты за квартал и так далее. Так у нас сформировался прототип ПланФакта, который умел делать процентов пять от того, что делает сейчас. 

Когда после закрытия мы стали думать, чем заниматься, то пошли по знакомым предпринимателям и стали им показывать этот прототип. Так мы поняли, что у всех Excel, у всех похожие сложности, у всех конь не валялся с точки зрения понимания, что происходит с деньгами (я имею ввиду малый бизнес). В этот момент ПланФакт и родился.

Теперь перейду к моменту, как я стал управляющим директором. По сути, у меня роль CEO, все генеральные финальные решения по компании и её развитию принимаю я. Изначально мы долго принимали решения партнёрским советом (вплоть до того, снимать или нет новое помещение офисное). Решения, которые можно было принять за пять минут, принимались неделю, две. Поэтому в начале прошлого года мы выделили роль генерального управляющего, чтобы сократить время на принятие генеральных решений. Коллеги выдвинули мою кандидатуру. Я согласился.

А быстро удалось перестроиться?

Да. Мы этим решением устранили множество спорных ситуаций, упростились многие внутренние процессы.

Что такое финансовый учёт и каким компаниям нужен

Ты сказал, что предлагали прототип ПланФакта представителям малого бизнеса. А сейчас как? Представители крупных компаний могут пользоваться вашим сервисом?

У нас разные клиенты. В целом, скажу так, что ядро нашей аудитории – это бизнес с выручкой от миллиона до сорока миллионов в месяц (хотя есть клиенты выше и ниже этого диапазона). Как правило, бизнесу ниже обозначенной мной границы финучёт ещё не нужен, а в крупных компаниях настолько усложняются процессы самого бизнеса, что инструменты, которые предлагает ПланФакт, могут не совсем подходить, нужны более сложные решения (например, 1С).

А вот отрасли могут быть любые – от онлайн-курсов и производства чего-то для рукоделия до компаний, которые занимаются очисткой кондиционеров в ресторанах.

Чем фин. учёт отличается от бухгалтерского?

Отличие в том, какие задачи решает тот или иной вид учёта, для кого и для чего он делается. Если очень коротко, бухучёт – это то, что необходимо бизнесу, чтобы со стороны государства не было никаких вопросов – предприниматель должен вовремя платить все налоги, отчисления, подавать декларации и прочее. Весь фокус бухучёт (особенно в малом бизнесе) на это и направлен.

А фин.учёт, который мы предлагаем, нужен конкретно для предпринимателя, чтобы он чётко понимал, что у его внутри компании происходит с деньгами и как их оптимально тратить.

В среднем и крупном бизнесе, как правило, уже есть финансовая служба, которая занимается учётом финансов для предпринимателя, и бухгалтерия, на которой в частности все кадровые вопросы. А в малом бизнесе такой службы нет, хотя есть такие же задачи.

Плюс с точки зрения бухучёта есть целый ряд условий и ограничений, которые необходимо делать, хотя они не требуются предпринимателю в прикладном режиме. Простой пример: на государственном уровне есть утверждённый план счетов (куда тратим, на чём зарабатываем). Тот план, который есть в бухгалтерии, для предпринимателя в прикладной истории слабо применим (не буду вдаваться в детали). А в том учёте, который можно сделать с нами в ПланФакте, ты просто берёшь и заводишь те статьи учёта, которые тебе конкретно нужны. У нас это всё раскладывается в очень понятном виде.

Подытожу – у нас на сайте в блоге есть статья о том, что такое бухучёт, а что такое фин.учёт, кому они нужны и чем отличаются. Рекомендую зайти и познакомиться.

Когда предпринимателю стоит заняться учётом и что нужно знать на старте

Когда предприниматель решает, что ему нужно вести хоть какой-то учёт денег, самое важное – иметь место, куда будут записываться все денежные поступления, выплаты и иные перемещения средств. Хоть в Excel.

Ядро финансового учёта составляет принцип «получил деньги – запиши, заплатил деньги – запиши». Конечно, всё это можно делать руками, но когда финансовых операций много, вручную всю эту информацию становится накладно фиксировать. Именно поэтому все современные сервисы по фин.учёту (включая наш ПланФакт) имеют целую гору инструментов для автоматизации этих процессов. Условно, самое простое – ПланФакт работает практически со всеми популярными банками для предпринимателей,а это значит, что все транзакции, проходящие по счетам этих банков, будут автоматически включаться в сервис и классифицироваться по категориям «доходы», «расходы» и так далее. Если какие-то данные имеются в Execl, то и их можно загрузить в сервис. Ручной ввод всей информации мы стараемся максимально для человека уменьшить.

То есть подключать подобный сервис нужно тогда, когда бизнес уже как-то раскручен, какое-то количество операций внутри проходит? Нет смысла делать это в начале или есть?

Я считаю, что смысл есть. Другой вопрос, что не все люди, когда начинают, видят в этом необходимость. В начале пути у человека другие задачи – нужно проверить бизнес-идею, спрос, ценообразование, дистрибуцию рекламные каналы и так далее. Та мне до фин.учёта, на самом деле.

А если ты в целом понимаешь, зачем фин.учёт нужен, лучше начинать с малого, потому что тогда будет легче развивать это в дальнейшем. Условно, когда у тебя в месяц десять транзакций – хорошо, но в дальнейшем их количество будет увеличиваться по мере развития бизнеса.

Как показывает практика, люди к этому приходят, когда выручка в месяц уже большая. Я даже объясню, как и в какой момент это возникает. Практически любой бизнес работает с отсрочкой платежей – постоплата или предоплата. Любая, даже самая маленькая организация, когда делает проект – получает сначала предоплату, а потом, через несколько месяцев – постоплату. И вот понять, сколько денег будет впереди, какую их часть куда нужно будет потратить, с помощью подручных средств становится сложновато даже на маленьких оборотах. Возникает вопрос – как это записать так, чтобы понимать, например, нужно ли мне нанимать завтра нового человека на работу, смогу ли я ему заплатить зарплату, в каком объёме или лучше подождать месяцок. А сколько моих денег, сколько я могу вытащить себе в карман так, чтобы бизнес случайно не помер. Это такой минимум.

И кассовый разрыв, про который ты говорил в начале, тоже в число подобных вопросов входит?

Да-да.

А как это происходит – человек может нажать на определённую дату и увидит, какое количество свободных денег у него будет? Или, наоборот, минус.

Ну, смотри. В ПланФакт есть платёжный календарь. Ты можешь открыть его на любую дату, неделю, месяц и посмотреть, сколько у тебя денег было и, соответственно, сколько будет, если ты занимаешься планированием операций. Условно, если ты снимаешь офис – ты знаешь, что ты будешь за него платить, а значит вносишь эту операцию в календарь. Также с выплатами сотрудникам – вносишь их в календарь. И потом в платёжном календаре всё можно посмотреть так, как ты описал.

Человек решил, что хочет внедрить в фин. учёт. Он просто зарегистрировался и всё? Или ему ещё что-то нужно сделать?

Если смотреть не с академической стороны (как его в университетах преподают), а с прикладной, то можно выделить три стадии внедрения фин.учёта.

Стадия 1. Нужно научиться считать свой факт. Просто фиксировать, какие транзакции у тебя происходят. Ты должен создать свой справочник доходно-расходных статей (зарплаты, аренда, рекламные расходы и прочее). Это нужно научиться делать.

Стадия 2. Когда ты научился это делать, у тебя есть система, в которой ведутся все записи, нужно научиться отделять деньги от прибыли. Потому что, например, бывает такое что у компании в конце месяца осталось полмиллиона рублей, но по факту, в этот же момент времени, она находится в убытке. Поэтому важно осознать, что деньги на счетах не всегда говорят о прибыльности компании. Прибыль – это деньги, которые освобождены от всех обязательств.

Стадия 3. Научиться планировать. Без дух предшествующих пунктов невозможно. Для этого есть масса инструментов (у нас, например, это платёжный календарь и другие инструменты бюджетирования).

Как считать финансы физ. лицам

Такие сервисы, как наш, для личных финансов не совсем подходят, там другой функционал. Я бы советовал взять «Дзен-мани», например. 

Бизнес-модель ПланФакта — как ведутся финансы, планируется работа, продажи и т. д.

У нас есть и ПланФакт, и ряд дополнительных сервисов (в том числе не брезгуем и Excel). Там мы считаем доходы, расходы, поступления, баланс.

А как у вас устроен рабочий процесс – к вам человек приходит с уже готовым запросом – у нуля выстроить систему, или он хочет просто изменить уже имеющийся инструмент?

У нас есть целый набор инструментов, который мы используем, чтобы приземлить у нас клиента. Первый есть в самом продукте – это онбординг. Когда человек проходит его, мы предлагаем ему серию несложных действий, чтобы он смог внести в сервис самую первую информацию, которая есть у него под рукой (последние трансакции, например), и увидеть минимальный график с аналитикой. У нас есть там же классный интерфейс, которые показывает, сколько денег у тебя на каком направлении, где есть кассовый разрыв и прочее. На этом этапе нам нужно очень быстро показать человеку, как это прикольно.

Далее есть серия писем, в которой мы рассказываем, как и какие задачи мы помогаем решать, чтобы человек сориентировался.

Естественно у нас есть отделы продаж и поддержки, прописанные процедуры, когда наши менеджеры касаются клиента, чтобы узнать, какой у него бизнес и потребности, как в каждом конкретном случае мы можем помочь решить поставленные задачи. Мы никогда не будем продавать человеку концепцию всего фин.учёта, потому что это тяжело и не нужно. У каждого своя потребность, задача, поэтому на скайп-демонстрациях мы показываем, что конкретно нужно для её решения.

А работаете холодными звонками или как?

Вообще этим не занимаемся. Это не самый экологичный способ продаж. Мы работаем только на интересе людей к нашим решениям.

А план продаж есть?

Конечно. У нас есть отдел маркетинга, который занимается вопросами лидогенерации. План разбит по каналам, инструментам привлечения клиентов. Плюс иногда экспериментальные решения принимаем.

Я считаю, что у нас есть большое преимущество, как у бизнеса, – за несколько лет мы собрали огромное количество исторических данных про себя же. Мы знаем, в каком месяце и с какой конверсией работал и маркетинг, и менеджеры отдела продаж. Поэтому все планы мы строим на своих же исторических данных, а не пальцем в небо. Есть понимание своих мощностей.

А как вы планируете свои продажи?

Если коротко, у нас есть матрица, в которой два канала генерации денег. Сам сервис и консалтинговые услуги. Выручка идёт и там, и там. Соответственно, продажи также ведутся в двух направлениях. Есть новые продажи – новые клиенты, с которыми нужно поработать, и старые – продление. Например, когда начинается новый месяц, мы знаем, сколько клиентов должны продлить свой доступ. Таким образом у менеджеров по продажам сразу есть план, с какими клиентами им нужно будет пообщаться, узнать как дела, помочь решить возможные сложности.

Мы не стараемся продать. Я люблю, когда мы так работаем с клиентом, что он сам офигивает от классности, которую может получить. Такой генеральный вектор я задаю людям.

А есть какая-то разбивка по регионам, откуда идёт приток клиентов наибольший? Есть ли у вас зарубежные клиенты? Как-то ли сказалась на вас текущая повестка?

С точки зрения зарубежных конкурентов – с импортозамещением нам не повезло. Нет продуктов на российском рынке похожих, сегмент молодой. Мы ничего не потеряли и не выиграли.

С точки зрения регионального распределения клиентов, то процентов тридцать – это Москва и Питер, до шестидесяти – это крупные города-миллионники, а страны СНГ – примерно десять или пятнадцать от нашей клиентской базы.

А куда направлен ваш дальнейший вектор развития?

Прямо сейчас регионально не таргетируемся специально, также на страны СНГ. Мы планировали выводить продукт в сегмент зарубежный, но пока чуть-чуть заморозили эту идею.

А новые фишки будут какие-то?

Много всего планируется. Сейчас в разработке мобильная версия, к лету мы запланировали её выпустить. Ещё одна штука – это раздел «Сделки», она тоже в работает сейчас. Ну и куча других мелочей, которые мы делаем по дороге.

Как фин. учёт помогает предпринимателю стать эффективнее

Когда у предпринимателя нет чётких инструментов, которые помогают ему понимать, что происходит с деньгами и бизнесом, ему приходится эту картину держать в голове. А это, как мы понимаем, невозможно. Ты держишь в голове только маленький кусок, а всё остальное ты не знаешь. Например, наступает кризис и ты понимаешь, что нужно сокращать расходы, А как ты будешь принимать это решение? Проще и продуктивнее принимать подобные решения, когда под руками у тебя есть цифры, на основе которых можно построить гипотезы.

Многие предприниматели, с которыми мы общаемся спустя три месяца работы с нами, иногда в шутку говорят, что стали высыпаться, потому что голова не болит о том, когда какие деньги придут, куда и что нужно не забыть заплатить.

Unit-экономика — что это и как она упрощает работу бизнеса

Если коротко, то это экономика одной продажи. В идеале, предприниматель должен понимать, сколько денег он тратит, чтобы привлечь одного клиента и совершить одну продажу, сколько и когда он на этом заработает.

Простой пример: тысячу рублей я трачу на все-все расходы, а полторы тысячи – это средний размер покупки, которую совершает этот самый один клиент. Следовательно, я зарабатываю с этой сделки пятьсот рублей.

Если ты понимаешь свою Unit-экономику, то можешь её выгодно для себя выкручивать.

Блиц-опрос

Какими инструментами лично ты пользуешься в работе?

Telegram – самый топовой инструмент. Плюс у меня есть блокнот, я там по определённому алгоритму веду свои базовые задачи. Это для меня самый лучший способ фиксировать дела за всю мою предпринимательскую деятельность.

Отдел маркетинга наш пользуется WEEEK, мы недавно туда переехали, ребята пока пищат от удовольствия.

Также, естественно, пользуюсь ПланФактом.

Skype, Zoom, Google таблицы, почта. Вот и всё. Я стараюсь больше не вовлекаться ни в какие инструменты, мне хватает моего спартанского набора.

Какие привычки тебе помогают или мешают в работе?

У меня есть привычка писать себе задачи на день (обычно он маленький, пять, семь задач). Ещё есть привычка вносить выполненные задачи в список «Сделано сегодня». Если день заканчивается, а я ничего туда не перенёс, то возникает ощущение фрустрации, будто день прошёл зря.

Также есть привычка записывать деньги свои личные. Я не могу существовать, если я не понимаю свой личный финансовый план на месяц, сколько я могу потратить и т.д.

Третья привычка – я всегда делегируют и настраиваю процессы так, чтобы они отдельно от меня автономно работали.

Этот принцип пришёл с опытом?

Да, с тяжёлом опытом. Я начал предпринимательскую с того, что я как эксперт был неплох в определённых областях. То есть, я многое могу делать сам руками, и в моменте было тяжело это отдавать. Но я справился.

Как ты относишься к откладыванию задач на потом?

Если у меня есть задача и я не в состоянии принять решение, когда я буду её делать, то я просто её сотру и забуду. Но если я понимаю, что это что-то важное, но по определённым причинам сейчас я не могу это сделать, я убираю задачу в бэклог и может быть когда-нибудь оттуда достану.

Для меня важно, чтобы висящая задача не оставалась в моей оперативной памяти – в голове. Важно, чтобы я о ней не думал. Помогает сразу всё записывать в блокнот, если станет надо, я вспомню и найду в блокноте.

А откладывание задач в духе «сделаю завтра», «сделаю в конце недели» – это ужасный процесс, который в психологию ничего хорошего не добавляет, только мешает. «Висяки» имеют свойство быстро накапливаться, потом разобрать сложно. Их надо либо удалять, либо решать.

А прокрастинация есть в твоей жизни?

Да, конечно. Я же человек. Но я стараюсь с этим бороться и помогать своим коллегам, у кого такое наблюдаю.

Какие навыки ты считаешь нужными для человека, который хочет быть востребованным в современном мире?

Для кого именно? Могу сказать, какие качества считаю классными и важными для предпринимателя.

Давай.

С точки зрения бизнеса крайне важно мыслить в модели «купи-продай». Это не о том, чтобы быстро что-то кому-то впарить, а о том, чтобы понимать широко, что ты покупаешь, что продаёшь, за сколько и прочее.

Также важный навык для предпринимателя – уметь тестировать гипотезы. Особенно это важно, если хочешь развивать свой бизнес и куда-то расти.

Третий важный навык – уметь договариваться. Это способность открывает массу возможностей.

И четвёртый – уметь делегировать, не замыкать все процессы на себе. Я стараюсь максимально с себя всё снимать, что могу снять.

И, конечно, нужно уметь заглядывать за горизонт и вести туда людей.

Что почитать

На уровне предпринимательских навыков советую почитать про гипотезы и HADI-циклы.

Другая рекомендация – «Hooked. На крючке» Нира Эяля. Она про покупательское поведение и про то, как делать так, чтобы люди твоим продуктом увлекались и хотели им пользоваться.

Третья рекомендация – «Сначала скажите ”нет”», автор Джим Кэмп. Если хочется прокачаться в своих переговорных позициях, советую её почитать.

logo

Полезные статьи у тебя в почте раз в неделю

Скрыть

Article Другие статьи

Также советуем почитать

Читать другие статьи →