MAVLAN — это маркетинговое агентство, где мы продвигаем девелоперов и креативные индустрии. Расскажу, как мы нашли WEEEK и как выстроили процессы в команде.
Анастасия Макухина открыла агентство, пока училась в МХАТ. Сначала Настя провела небольшой курс по SMM, а после с тремя подругами начала работу.
Я присоединилась к команде, когда Настя начала читать лекции по SMM для театра в МХАТ. Меня зацепил креатив этой сферы, захотелось попробовать себя в ней.
Так я пришла на практику в агентство — тогда там было пять человек и один ключевой клиент. Стало интересно, и я осталась: прошла путь от ассистента и бизнес-помощника до операционного директора.
Мы сработались и вместе начали выстраивать структуру агентства. Пересмотрели бизнес-процессы, организовали работу команды и создали ключевые отделы: продуктов, продаж, бухгалтерии и финансов. Так началась новая эра.
О команде
Настя — основатель агентства, а я занимаю позицию коммерческого директора. В мои задачи входит управлять финансами, контролировать продажи, вести бухгалтерию, выстраивать отдел и нанимать сотрудников.
Сейчас в команде 13 человек, и за ближайший год мы планируем вырасти до 23. Руководящий состав — основатель, операционный директор, я и проджекты — находится в Москве. Это позволяет проводить офлайн-встречи и собираться лично, чтобы решать организационные вопросы — например, подписывать документы.
Часть команды работает из других городов: Санкт-Петербурга, Краснодара, Екатеринбурга. Мы комбинируем очный и удалённый форматы, чтобы оставаться гибкими и эффективными.
Кейсы
Сейчас мы ведём четыре проекта, параллельно обсуждаем сотрудничество с двумя крупными московскими застройщиками и готовимся подписать договор с архитектурным бюро из Москвы. В ближайшем будущем планируем расшириться и вести до девяти проектов одновременно.
Среди наших кейсов — работа с архитектурными бюро Asadov, партнёрство с Игорем Манном, девелопером NEDVEX и бюро по согласованию перепланировок «МОСстройпроект». Также сотрудничаем с сервисом доставки готовой еды и рационов justfood, аккаунты которых ведём, и продакшеном Maxbro, для которых пока пишем стратегию.
Выстраивание процессов с нуля в WEEEK
Когда я пришла в агентство, у нас был один проект, поделённый на три подпроекта. Поэтому все задачи обсуждали в Telegram — просто не было необходимости заводить таск-менеджер.
С ростом команды и количеством проектов работать в чатах стало неудобно, и мы перешли на Notion. Но он часто подтормаживал, а для команды функционал оказался не самым удобным. Поэтому, когда Notion ушёл с российского рынка, мы восприняли это спокойно — к тому моменту уже были готовы искать более подходящее решение.
Попробовали Битрикс, но нам он тоже не подошёл по скорости работы и интерфейсу. А потом обнаружили WEEEK — и поняли, что он действительно более глобальный и удобный по всем параметрам. Поэтому уход Notion даже в какой-то мере оказался удачей. Мы оценили функциональность WEEEK, российские сервера и простое взаимодействие.
Переезд остальной команды случился не сразу. В Notion мы работали вчетвером, а уже с переходом на WEEEK провели полную цифровизацию процессов: зарегистрировали всю команду, перенесли проекты, базы данных и рабочую информацию.
Поначалу были сложности — не все сразу привыкли к новому таск-менеджеру, кто-то забывал ставить задачи. Но адаптация прошла намного легче, чем если бы мы изначально запускали всё в Notion. В WEEEK интуитивно понятный интерфейс, всё адаптировано под нашу работу — поэтому переход оказался максимально мягким.
Рабочее пространство
База знаний
Информацию по проектам собираем в одном месте — Базе знаний. Здесь хранятся соцсети, документы, отчёты, стратегия, пароли и сайты, где публикуем статьи. Удобно, что любой сотрудник может найти нужную информацию.
Вот информация по проекту «МОСстройпроект»: запуск проекта, пожелания клиента, все необходимые условия.
Также в Базе знаний мы храним документацию — статьи по онбордингу, информацию по проектам и инструкции. Внутри инструкций для каждой должности подробно описаны обязанности, рабочие связки, дедлайны и другие важные детали.
Онбординг-документы — это пошаговые действия по найму: как проходит подключение нового сотрудника к WEEEK, что нужно настроить и с кем взаимодействовать на старте.
Задачи
Основной пласт задач в агентствах — это работа над продуктом. Поэтому у нас для каждого проекта свои задачи, где исполнителями будут дизайнеры, копирайтеры и так далее.
В задачах мы фиксируем дедлайны, назначаем исполнителя и расписываем подзадачи. Кстати, дедлайны отслеживаем с помощью фильтра по просроченности, которым очень активно пользуемся.
Также в WEEEK есть мои основные задачи, которые я ставлю сама: по созвонам и перепискам с застройщиками, там же лежат их контакты.
Есть и другие. Например, один из сотрудников планирует перейти на частичную занятость — значит, нужно найти дополнительного дизайнера, и я ставлю себе такую задачу. Или задача «Найм CDR» — это ассистент, который будет помогать с продажами, делая холодные рассылки или оставляя отклики на HH.
Здесь все срочные и постоянные задачи по проектам: внести правки, что-то доработать или снять рилсы. За общим объёмом задач следит проджект-менеджер: у нас есть установленное количество контента на месяц, и он составляет контент-план, распределяя этот объём по неделям. Поэтому мы всегда точно знаем, сколько постов, рилсов и сторис нужно выпустить в течение текущих 7 дней. Затем каждую неделю исполнители получают свои задачи — всё чётко и прозрачно.
Доски называются по должностям, например, «Копирайтер-дизайнер». Такие доски есть по каждому проекту.
Также настроили автоматизацию в колонках — поставили передачу задачи конкретному исполнителю.
Поле Дата и время — это дедлайны. Когда ставим задачу, назначаем исполнителя и контролирующего для отслеживания процесса и дедлайна. Если время поджимает, задача горит красным и прилетают уведомления.
Аналитика
По началу каждый понедельник проводили планёрки, чтобы контролировать задачи. Собирались в Zoom, и коллеги показывали свои страницы в WEEEK. Операционный директор проверял, чтобы задачу правильно завели, а дедлайны не срывались. Сейчас встречи проходят реже, потому что все научились отслеживать работу.
Ещё подключили аналитику, чтобы оценить занятость сотрудников по каждому проекту. Если видим, что у дизайнера два или три проекта, и он загружен, даём поручение другому исполнителю.
CRM
CRM-кой пользуюсь очень активно, потому что постоянно знакомлюсь с людьми в рандом-ботах или на нишевых выставках. Там люди дают мне контакты, которые сразу вношу в CRM: пишу название, вношу данные, прикрепляю к компании, и он автоматически подгружается.
Например, «Новая заявка» — это контакт, с которым касания пока не было. «Первичный контакт» — те, с кем мы связались, созвонились или переписывались. «Презентация» — если был созвон в Zoom, где мы познакомились и рассказали о себе.
Также активно используем теги, например: «Горячий» или «Холодный» контакт, «Отправлено на почту» или «Не прочитано». Если мне ответили, переношу и обновляю теги.
Тегами пользуемся обычно только в CRM, реже — в задачах, только для срочных. Такое случается нечасто, потому что у нас отлаженная операционка.
Чего не хватает
Я активно пользуюсь мобильным приложением. Если нахожусь вне дома и без компьютера, спокойно захожу с телефона, смотрю задачи и закрываю выполненные — это удобно.
Хотелось бы, конечно, больше функций, например, полноценную CRM-часть для iOS. Иногда приложение подгружается медленно, но это не критично.
Раньше были баги — при закрытии одной задачи могли случайно закрыться ещё несколько. Сейчас таких проблем нет, всё стабильно, и в целом пользоваться приложением комфортно.
Подписаться 
