Привет! Меня зовут Иван Шарков, я создатель агрегатора курсов KursHub. На нашем сайте представлены курсы 227 школ разных направлений — от Python-разработки до подготовки к ЕГЭ.
Расскажу, как выбрал WEEEK среди множества конкурентов и сделал процессы в команде прозрачными и простыми.
О проекте KursHub
Наш агрегатор — это каталог курсов с разными направлениями, в основном в сфере IT. Ещё мы развиваемся в направлениях красоты, здоровья, лайфстайла и развития soft-skills. Сотрудничаем со Skillbox, Skypro, Skillfactory и десятками других школ — от известных до самых маленьких.
На нашей платформе каждый может найти курс по интересным направлениям, почитать реальные отзывы, посмотреть и сравнить стоимость, описание и длительность курсов, а ещё отфильтровать курсы по важным критериям. У нас можно найти курсы с гарантией трудоустройства, сертификатом или дипломом.
Сейчас мы улучшаем взаимодействие между школами и учениками. Школы могут комментировать, отвечать на отзывы и решать спорные ситуации на площадке, получать уведомления о новых отзывах и комментариях. Так они продвигают себя и свой бренд, поддерживают репутацию.
У нас есть виджет с рейтингом школы на нашем ресурсе и реальными отзывами. Это помогает увеличить конверсию заказов в продажи и повышать доверие к себе.
Сейчас развиваем блог, где пишем полезные статьи и рассказываем о профессиях. Скоро запустим тест на профориентацию, чтобы пользователи узнавали о подходящем направлении с персональной подборкой курсов.
Ещё мы договариваемся со школами об уникальных промокодах, чтобы наши пользователи покупали курсы со скидками.
Планируем создать раздел со стажировками, где компании смогут размещать предложения для учеников, которые только что прошли курсы и им трудно найти работу.
История выбора сервиса и переезд команды
Ранее я работал проджект-менеджером и строил процессы в компании, поэтому знаю, как важно держать рабочие процессы в одном месте.
Долгое время мы работали в Asana. Она простая, но не совсем нас устраивала: функциональность скромная, а чтобы её расширить, нужно подключать плагины. Они кривоватые — один нормально работает, другой нет. К тому же были трудности с оплатой из-за того, что сервис иностранный.
В качестве базы знаний мы использовали Confluence, но он долго грузился, и мы перенесли работу в Notion.
После блокировки Notion в России начали искать отечественные сервисы. Их мы протестировали кучу — Jira, Битрикс, Мегаплан, Яндекс360, Kaiten и многие другие. Это заняло минимум два месяца, тест был очень долгим.
В каждом сервисе было что-то, что нас не устраивало. Например, у Яндекс360 нет повторяющихся задач. Для их настройки нужно было через администрирование добавлять соответствующую опцию для проектов — это занимало много времени.
В одном российском сервисе платная автоматизация за каждое действие. То есть ты автоматизировал задачу, перетащил её в столбец, задача закрывается, и ты должен платить за каждое автоматическое действие.
Потом одна из школ пригласила нас посмотреть свои доски. Они работали в WEEEK, и нам понравился дизайн. Я зарегистрировался, посмотрел и оценил лёгкий интерфейс, быструю и простую постановку задач — это было ключевым фактором.
А когда я увидел, что есть ещё и База знаний, которую можно импортировать из Notion, — это просто чудеса, очень понравилось. Две недели я тестировал сервис сам, ставил задачи и смотрел, как это работает, тормозит — не тормозит, и мы сразу переехали.
Сейчас в WEEEK работают отделы дизайна, разработки, контент-менеджмента, переносим туда SEO и SMM. Всего порядка 10 человек, ещё многие люди привлекаются позадачно или проектно.
Мы уже перенесли 5-6 пользователей, остальные гости. Гости у нас — это сотрудники, которые выполняют разовые работы по дизайну, разработке или тестированию. Например, когда нужно отрисовать иконки для сайта или протестировать тот или иной функционал.
Все работают в одном рабочем пространстве. У нас ещё будет международный сайт — один уже есть в Беларуси, планируем расширяться под Казахстан, Узбекистан, Киргизию, Армению и Грузию.
Как выстроены рабочие процессы
Задачи
Проект разработки у нас в режиме Списка — можно как колонки посмотреть, можно как список, но когда задач много, удобнее смотреть списком.
Здесь у нас:
- Backlog со всеми задачами
- To Do — задачи для разработчика, которые он должен сделать
- In Progress — задачи в процессе, чтобы менеджер видел, что сейчас в работе
- Check it — задачи, результат которых должен проверить менеджер
Есть проект «Контент-менеджмент», где задачи размещены на Досках по папкам:
- Задачи по сотрудникам, где я могу ставить задачи себе или сотрудникам. Эта папка нужна, чтобы сотрудники не видели чужие задачи
- Задачи по командам. Например, контент-менеджмент — это команда, там несколько человек, или копирайтинг — там один-два человека
- Задачи по направлениям. Например, есть задачи по направлению SMM — там участвуют некоторые люди из разных команд.
Важная фича в работе — таймер задач.
В работе с удалённой командой важно понимать их загруженность. Иногда ты даёшь сотруднику много задач и не знаешь, сколько времени они занимают. Получается, что у одного сотрудника мало работы, а второй нервничает и выгорает из-за перегрузки.
Благодаря таймеру видно, кто над чем работает и сколько времени на это уходит. Если человек перерабатывает, задачи с него снимаем или делегируем.
Единственная трудность — заставить людей нажимать этот таймер. В основном это делают сотрудники с почасовой оплатой, а вот тех, кто на ставке, приходится заставлять. Сейчас будем активно выстраивать этот процесс и контролировать использование таймера сотрудниками.
Также пользуемся приоритизацией. Приоритизируем в основном задачи разработчиков, чтобы правильно распределить их время, задачи выполнялись эффективно и давали нам профит.
Например, приоритетная задача: «Увеличить шрифт». В мобильном приложении сайт смотрится мелко — это может влиять на СЕО-продвижение, потому что Google оценивает удобство сайта. Эта задача важная, у неё высокий приоритет. Когда разработчик закончит работу, мы получим высокий профит. А вот задача «Исправить страницу 404» не несёт профита, поэтому у неё низкий приоритет и она будет сделана позднее.
Задачи идут от двух людей — меня и моего партнёра. Всё начинается с идеи. В основном наш трафик — SEO. Он прямой, то есть люди ищут наш бренд. Мы контролируем и изучаем SEO-каналы, SEO-чаты, новые тенденции с изменениями, справки Google, Google Search Console. Если приходит уведомление о новой фиче или ошибке, мы сразу реагируем. Иногда об ошибках или пожеланиях сообщают школы.
В итоге мы с партнёром пишем задачи в бэклог и потом уже рассматриваем, делаем технические задания, приоритизируем, назначаем исполнителя и отдаём в работу.
Внутрь задачи помещаем описание, что нужно сделать, и ссылку на техническое задание в Google Docs, можем добавить скриншот.
Есть задачи по мониторингу конкурентов: мы собираем всех конкурентов в нашей нише и смотрим, что нового появилось на рынке. Если это классная штука и нравится пользователям, то глупо не сделать этого у нас.
Чтобы сотрудники, которые работают у нас проектно, не видели внутреннюю кухню, мы используем приватность.
Некоторые документы в Базе знаний скрыты настройками приватности. Онбордингом доступен всем — его скидываем зарегистрированным пользователям по ссылке, как и все документы по оплате, чатам и паролям. А вот внутренняя информация для редакторов или служебные документы скрыты настройками приватности.
База знаний
Мы перенесли свою базу знаний из Notion в WEEEK. Там мы храним:
- документы для онбординга
- объяснения, как устроена работа в компании
- анкеты с инструкциями по заполнению профиля и работе в интерфейсах
- внутренние инструкции для команд, отделов и руководителей
Польза WEEEK для команды KursHub
Что для меня было удивительно — это благодарность самих сотрудников за выбор WEEEK.
Раньше они держали много информации в голове или блокноте и всё время вычитывали, что нужно сегодня сделать — написать статью, обновить промокоды, разместить новость в соцсетях, что-то опубликовать.
Каждый работал по-своему: пара человек пользовалась Asana, но не у всех получилось закрепиться там из-за английского языка и непривычного интерфейса. Некоторые вели чек-листы в Google Sheets и каждый день клацали там свои задачи.
С переходом на WEEEK у всех появился план работы на сегодня: нажали таймер, сделали задачу, нажали выполнено, повторяющиеся задачи перенеслись на следующий день. Это их обрадовало.
Один из сотрудников обрадовался наличию таймера, потому что до этого он записывал время на телефоне и забывал о нём. Теперь он занимается задачей и ни на что не отвлекается.
Ну, и мы с партнёром тоже получаем удовольствие от прозрачности — понятно, у кого какие задачи.
В идеале надо научиться полноценно пользоваться Аналитикой, перевести всех сотрудников в WEEEK и приучить их нажимать таймер. Тогда будет максимальная эффективность и грамотное распределение нагрузки.
Ещё классно, что поддержка работает быстро. Если есть вопросы, я пишу в Telegram и получаю ответ за 5 минут.
Книга жалоб
Для нас не очень удобно, что нельзя сохранить вид интерфейса для всех по дефолту. Когда задаёшь фильтр, он сохраняется только для тебя — пользователи его не видят. Получается, что каждому человеку нужно отдельно объяснять в чатах или Базе знаний, какие сортировки и настройки включить. Если бы я, как администратор, мог сохранить для всех настройки по дефолту, было бы классно — все бы работали в едином интерфейсе проекта.
Второй момент — ограничение на управление задачами для гостей. Приглашённый гость может только комментировать задачу. Это неудобно, когда мы привлекаем сотрудника для разовой работы: нет смысла заводить человека как пользователя и платить за месяц, если он работает неделю. Было бы здорово, если бы гости тоже могли управлять задачами в проекте.
И последнее — лаги интерфейса: когда переходишь между проектами, не отображаются задачи, приходится перезагружать страницу. Но надеюсь, что вскоре это уже пофиксят.
Подписаться 
