Из Asana в WEEEK. Как «Богатырская сила» переехала из зарубежного сервиса

Как переехать из Asana в WEEEK — и существенно упростить работу

Ксения Приходько работает бизнес-ассистентом в группе компаний «Богатырская сила». Она поделилась, почему команда управляющего звена из 15 человек выбрала WEEEK вместо Asana, и как переезд упростил работу

Компания «Богатырская сила» занимается предоставлением услуг разнорабочих, грузчиков, такелажных работ и другим. В команде работает около 300 человек. Таск-менеджер используют около 15 человек — всё управляющее звено.

Тогда

Раньше мы пользовались Asana — ставили задачи и контролировали выполнение. Таск-менеджером пользуются директоры дивизионов, бизнес-ассистенты, руководители регионов и их помощники, экономисты, маркетологи, сотрудники горячей линии. Всего у нас несколько таких дивизионов.

Процесс строится так:

— директоры и руководители ставят задачи сотрудникам;

— отслеживают их выполнение;

— ведут личные задачи и контролируют загруженность;

— подчиненные выполняют задачи руководителей, а также ставят себе мини-задачи сами.

Три месяца назад мы решили отказаться от Asana.

Основной причиной было то, что серверы компании находятся не в России. Плюс, стоимость сервиса неоправданно высокая. И ещё одна немаловажная причина — сложность в освоении сервиса новыми сотрудниками. Когда мы работали в Asana, мне приходилось сначала самой всё досконально изучать. После делать обучающие модули для сотрудников, а потом ещё каждому объяснять. Процесс очень энергозатратный.

Сейчас

Переехав на WEEEK, мы закрыли вопрос с обучением сервису. Мне больше не нужно тратить время на это. Для себя я выбрала ведение задач в Канбан-досках. Так мне нагляднее всего, я разбила рабочее пространство на три столбца: К работе, В работе и Готово:

WEEEK помогает нам организовывать процесс и контролировать выполнение рабочих задач. Наша компания практикует удалённый вид работы. Руководителям удобно выставлять задачи, фильтровать их по важности, видеть загруженность сотрудников и проделанную работу. Сотрудникам удобно отслеживать все свои задачи и их важность, следить за дедлайном, отправлять задачи на согласование, а также пользоваться WEEEK как органайзером на месяц, неделю, день.

WEEEK мы пользуемся третий месяц, по сравнению с Asana есть и плюсы и минусы.

Плюсы WEEEK:

1. Удобный и понятный интерфейс, простые термины. Я разобралась без обучения. У Asana без обучения не обойтись, некоторые термины вообще не понятны.
2. Быстро прописываются задачи. В Asana в два раза дольше прописываются задачи и их выполнение.
3. У WEEEK русский сервер — мы спокойны за свою безопасность. Понимаем, что в случае шторма рынка — нас просто так не отключат. Asana — зарубежный сервис.
4. Если нужно найти фичу — могу посмотреть в обучающих роликах. Всё доступно на русском языке. У Asana официального обучения на русском языке нет. Приходилось смотреть обучалки на YouTube.

Минус WEEEK могу обозначить только один — маленькая функциональность мобильного приложения по сравнению с облачной версией сервиса. У Asana облачная и мобильная версия почти одинаковые.

Но не смотря на этот минус, WEEEK — это отличный помощник для организации и контроля рабочего процесса.