8 причин организации обмена опытом в команде
Обмен опытом — это передача знаний между сотрудниками в компании. Определение подсмотрели у автора книги об обмене опытом сотрудников Джейкоба Моргана.
Морган проанализировал 250 организаций и сделал вывод — на качество уже имеющегося и нового опыта сотрудников влияют три фактора:
✔️ Культура — атмосфера, которую ощущаешь уже при входе в офис. Настроение и тон, стиль руководства, мотивация команды к работе, организационная структура и сами сотрудники.
✔️ Технологии — инструменты, которые сотрудники используют для выполнения работы: приложения, ПО и так далее.
✔️ Физическое рабочее пространство — картины на стенах, план этажа, льготы в виде тренажёрного зала и комнаты отдыха.
Вот восемь витаминов и микроэлементов, которые получает команда при обмене опытом.
Рост навыков
Это главная фишка. Впитывая опыт коллег, сотрудники повышают экспертность и уверенность в себе. А ещё это снижает общий инфантилизм коллектива, способствует развитию самостоятельности и навыков общения. Пригодится на публичных выступлениях — а это уже репутация компании!
Сплочённость
Обмен знаний с коллегами создаёт дружескую атмосферу. В таких коллективах дышится легче, мотивация работать и уровень счастья — выше, а текучка низкая.
Ещё вовлечённость сотрудников тесно связана с тем, сколько усилий они вкладывают в свою работу. Квалифицированные и уверенные в себе люди работают лучше — а это жизненно важно для показателей компании.
Экономия денег на курсах и воркшопах
Обмен опытом внутри коллектива экономит деньги на обучении у сторонних компаний и экспертов.
Рост прибыли
Отчёт Gallup «Состояние мирового рабочего места: 2022» показал, что в компаниях с высоко вовлечёнными сотрудниками продажи выше на 20%, а прибыльность — на 21%.
Снижение количества ошибок
Знания и опыт других сотрудников помогают учиться на чужих граблях и вовремя распознавать свои.
Развитие гибкости
Процесс обучения прокачивает гибкость мышления, а частое получение обратной связи вырабатывает толерантность к критике и правкам.
Страховка от потери знаний
Если наладить обмен опытом внутри компании, то при ротации кадров или уходе сотрудников их знания останутся в команде. Никому не придётся экстренно дорастать до уровня ушедшего сотрудника или изобретать велосипед, чтобы закрыть задачи.
Защита от деградации
Которая неизбежно наступает, если сотрудник тонет в рутине однообразных задач. Обмен опытом позволяет выбраться из этого состояния и расширяет кругозор.
Формальные и неформальные методы обмена опытом
Формальные
Это регламентированный обмен опытом через официальные каналы в компании.
Например:
- собрания, совещания, презентации, переговоры, деловые переписки
- ведение корпоративной базы знаний с полезными ссылками, статьями, записями вебинаров и лекций
- сбор деловой документации: регламентов, инструкций, уставов и гайдов
Неформальные
Всё, что выходит за рамки формальных подходов. Это общение на кофе-брейках, смол-токи у кулера или переписка в духе: «Ребят, как настроить эту таблицу?» или «Помоги, пожалуйста, с тем отчётом».
Ещё сюда входят спонтанные брейнштормы: «А что ты думаешь насчёт такого подхода в соцсетях?», тимбилдинги и награждения. Они повышают вовлечённость сотрудников в работу и задают дружелюбный настрой.
Инструменты для организации обмена опытом
Таск-менеджеры
Если сотруднику нужно организовать рабочее пространство, а он потерялся в куче кнопок, то на помощь придут шаблоны и добрый коллега. С помощью шаблонов можно показать, как настроить пространство по своему опыту.
Шаблоны также можно отправлять коллегам из других компаний — например, чтобы показать, как здорово у вас настроен Канбан.
А ещё в таск-менеджере для обучения коллектива точно стоит завести базу знаний 👇
База знаний
База знаний — это веб-библиотека проекта и компании для обмена знаниями. В неё можно загружать чек-листы, методички, статьи, практические кейсы и шаблоны документов. База знаний должна быть в одном месте, куда есть открытый доступ у всех.
🖇️ Рассказываем, в каких сервисах есть базы знаний и как создать свою
Онлайн-курсы и обучающие платформы
Некоторые компании делают собственные внутренние курсы для обучения сотрудников. Обычно там рассказывают о принципах корпоративной культуры, устройстве и истории компании. Или обеспечивают кросс-функциональный обмен навыками — так копирайтер может освоить азы Figma, а дизайнер — расширить знания о написании кода.
С помощью такого обучения специалисты делятся практическим опытом, команда расширяет знания за рамками своей специальности, сотрудники узнают друг друга лучше и экономят на обучении вне компании.
Правда, этот способ дорогостоящий в производстве и поддержании — курсы надо разработать, подготовить и обновлять.
Воркшопы
Интерактивные мероприятия для обучения внутри компании. Их проводят приглашённые или внутренние эксперты.
Воркшоп может проходить в формате презентации, практического занятия или обсуждения. В процессе участники общаются и делятся идеями, пробуют навыки на практике и укрепляют отношения.
Брендинговое агентство Guide однажды рассказали нам, как проводят для компаний воркшопы для внешних команд, где учат строить бренд и работать с ним.
Вебинары
Семинар или презентация в онлайн-формате. Участники делятся своими идеями, кейсами и опытом и получают обратную связь.
Вебинар могут проводить опытные сотрудники для своих коллег. Например, руководитель отдела маркетинга может поделиться инсайтами и рассказать, как генерировать темы для контента.
Филипп Вольнов, директор по маркетинговым коммуникациям Mindbox, рассказал, что проводит на своём ютуб-канале вебинары с клиентами. Там он рассказывает о кейсах своих клиентов и их успехах.
Брейнштормы
Метод совместной генерации идей и поиска решений. Брейнштормы созданы для ситуаций, когда нужно выбрать лучший вариант из множества — придумать название магазина, найти способ продвижения бренда или выбрать стиль корпоратива. Такие штрумы учат не бояться высказывать идеи и сближают команду.
Провести брейншторм можно с помощью шести шляп мышления, ассоциативных карт, листа бумаги или доски со стикерами.
🖇️ У нас есть классный текст о мозговом штурме
Наставничество
Закрепление за сотрудником куратора, помощника или трекера для помощи и адаптации в работе — старший сотрудник берёт под крыло младшего и помогает ему расти.
Во-первых, это классный метод онбординга. Новичка ведут за руку и делятся профессиональным опытом, подсказывают обычаи в коллективе и где в окрестностях самый вкусный кофе.
Во-вторых, это полезно обеим сторонам. Наставник учится общаться с людьми, рефлексирует по поводу собственного опыта. А наставляемый получает практический опыт и знания, которые реально применимы в условиях компании.
А ещё это немного психотерапия — наставник слышит тревоги младшего коллеги, рассказывает, как сталкивался со схожими проблемами и решал их. Это прекрасный формат поддержки!
Перекрёстное обучение
В перекрёстном обучении сотрудники разных отделов обучают друг друга. Члены команд получают знания, выходящие за рамки их основных ролей, чтобы прокачать экспертность в разных областях. Например, редактор узнаёт об азах тестирования. Это сближает команды разных отделов и учит обмениваться багажами знаний.
☝️ Эти методы можно комбинировать для лучшего эффекта.
Внедряем обмен опытом между сотрудниками
Суть этих шагов — создать условия, в которых сотрудники сами захотят обмениваться опытом.
Шаг 1. Собрать команду и презентовать идею
Важно объяснить, что такое обмен опытом, зачем он нужен и какие плюсы даёт. Так команда будет на одной волне с руководством — без ощущения, что их втягивают в очередную блажь.
Шаг 2. Создать корпоративный wiki
То есть собрать документы с информацией о компании и процессах в ней. В вики могут войти раздел FAQ, информация о сотрудниках, миссия и история компании, шаблоны документов и обучающие гайды. Наполнять вики полезными ссылками или уроками могут и сами сотрудники.
Андрей Фомин, создатель онлайн-школы для подготовки к ЕГЭ NeoFamily, создал собственную методичку. В ней собраны методы и инструменты для работы, адаптированные под процессы онлайн-школы.
С помощью этой методички в NeoFamily проводят онбординг и учат сотрудников улучшать свою производительность. Каждый сотрудник может в любой момент заглянуть туда и найти ответ на интересующий вопрос.
🖇️ Держи инструкцию по созданию wiki для компании
Шаг 3. Привлечь руководство
Начальники, старшие менеджеры и руководители должны быть вовлечены в процесс обмена опытом. Это способствует открытому общению и созданию атмосферы доверия, где комфортно делиться инсайтами.
Шаг 4. Создать культуру обучения
Это среда, которая демонстрирует и поощряет обучение. В ней обмен опытом приветствуется и ценится. Для её создания нужно поддерживать инициативы сотрудников и давать им обратную связь. Можно хвалить за помощь коллегам или за пройденный курс.
Если культура обучения выстроена правильно, сотрудники не стыдятся своих ошибок, поскольку неудачи воспринимаются как точки роста. Это расслабляет людей, и они охотнее делятся своим опытом.
Шаг 5. Укрепить сотрудничество между отделами
Важно внедрить обмен опытом во все отделы компании. Знания о работе смежных сфер расширят кругозор сотрудников и помогут лучше выполнять свою работу. Например, пиар-менеджеры могут узнать у разработчиков интересные подробности создания продукта, чтобы выгодно презентовать его потенциальным клиентам.
В организации такого сотрудничества помогут чаты, общие собрания или корпоративная база знаний.
Шаг 6. Хвалить
40% сотрудников нуждаются в похвале от руководства — так говорит статистика. Это хорошо влияет на мотивацию и желание делиться опытом: если нет уверенности в своих результатах, делиться знаниями не захочется. Поэтому стоит отмечать успехи сотрудников и поощрять их помощь коллегам.
Ошибки при обмене знаниями внутри команды
- Добровольно-принудительный порядок
Знакомый термин с заманчивым смыслом: ты либо соглашаешься, либо соглашаешься, но без улыбки. Насильственный обмен опытом приведёт к раздражению и напряжению в коллективе. В такой обстановке об обучении и развитии навыков говорить не придётся.
Решение простое — не заставлять делиться знаниями, а создать условия для того, чтобы люди этого хотели.
- Ругать за вопросы
Да, люди могут подходить и спрашивать что-то по второму кругу и даже по третьему. Это нормально: важно не злиться и терпеливо объяснять непонятное. Цоканье, игнорирование и закатывание глаз ещё никому не помогли чему-то научиться.
- Отпустить команду в вольное плавание, чтобы они там как-нибудь сами
Руководство должно поддерживать всё, что внедряется в работу команды, — будь то новое ПО или стандарты общения. Если насадить команде обмен опытом и наблюдать со стороны, скорее всего, инициатива будет предана анафеме.
Задавая такие изменения, лучше показать пример команде и поделиться своим опытом — а ещё ответить на возникающие вопросы и вовлечься в проблемы.
Обмен главными мыслями
Взаимное обучение сотрудников внутри компании — штука важная и полезная.
Это скрытая суперсила: раскрыть и использовать кладезь знаний всей команды, чтобы повысить командный дух, продуктивность, экспертизу и конкурентоспособность всей компании.
Правда, процесс организации кросс-командного обучения непростой. Мало просто собрать представителей разных команд в зуме и сказать «Обменивайтес».
Придётся выстроить систему мотивации, разбить лёд между отделами и сотрудниками, которые разговаривают друг с другом в первый раз, дать ресурсы и регулярно отслеживать, как идут дела.
