Если постоянно повторять один и тот же процесс, можно на автоматизме упустить из вида важные детали — такова человеческая память. Чек-листы работают как щелчок пальцами перед лицом — мол, друг, включи осознанное внимание обратно!
Рассказываем, как правильно составлять чек-листы, чем они полезны и как помогают лучше организовать задачи.
Что такое чек-лист
📌 Чек-лист — список действий для отслеживания выполнения задачи. Или контрольный список для проверки результатов по выполненной задаче. Выполняешь задачу, проверяешь себя и ставишь напротив галочку
Чек-листы пришли из авиации — с 1935 года пилоты используют их перед взлётом, в полёте и при посадке.
Чек-листы декомпозируют задачу на отдельные шаги и показывают, что и как нужно сделать. Их применяют в сотнях разных сфер — от медицины до производства фильмов, — чтобы проверять результаты работы.
Отличие чек-листа от списка дел, гайда и инструкции
✔️ Гайды и инструкции указывают, как что-то сделать.
👉 Как выбрать для торта подходящий бисквит
Они длинные и объясняют алгоритм действий подробно. Например, у нас в блоге есть раздел с гайдами — там мы объясняем, как настроить WEEEK под свои нужды.
✔️ Список дел используется для одной ситуации или промежутка времени (день, неделя). Задачи оттуда можно поменять местами или вычеркнуть.
👉 Купить в магазине яйца, масло, муку и сахар
✔️ Чек-лист контролирует постоянные процессы.
👉 Соблюдение рецепта бисквита из яиц, масла, муки и сахара
И самое главное — чек-листы контролируют ход процесса. Если в списке продуктов будет просто перечисление ингредиентов, а в гайде — порядок замешивания, то в чек-листе будет такое:
✅ Сухие ингредиенты замешаны в пропорции 1:1:3
✅ Духовка разогрета до 180 градусов
Почему чек-листы полезны и где их можно использовать
Есть такое выражение: «В критической ситуации вы не подниметесь до уровня своих ожиданий, а упадёте до уровня своей подготовки».
В панике и перегретом состоянии мы не можем мыслить логично, даже если есть чёткая последовательность шагов от А к Я. Мы вспомним, что есть А, где-то там Г, Ы и, возможно, Я.
Схожим образом голова отключается в рутине — когда один и тот же процесс проделан сотни раз и кажется, что ничего нового тут не возникнет.
Работа чек-листов — отрезвлять перегретый человеческий мозг и немного думать за него. Поэтому чек-листы:
✔️ Уменьшают количество ошибок. Коллега Гаванде Атула спас человека, руководствуясь чек-листом для оказания неотложной помощи. Чек-листы гарантируют, что ничего не упускается из виду даже в критической ситуации, когда в голове паника.
✔️ Разгружают оперативную память мозга. Помнить всё невозможно. Психолог Дэниел Дж. Левитин в книге «Организованный разум: прямое мышление в эпоху информационной перегрузки» пишет, что человеческий мозг может концентрироваться только на трёх-четырёх вещах одновременно. Даже если ты изо дня в день включаешь свет, заходя в офис, однажды ты пройдёшь половину кабинета в полной темноте.
✔️ Улучшают координацию в команде. Чек-листы гарантируют, что все члены команды знают свои обязанности и задачи, которые они должны выполнить.
✔️ Улучшают общение. Хорошая командная работа — это не только приятная атмосфера в коллективе, но и минимизация ошибок. Гаванде Атул заметил, что чем слаженнее работа в команде врачей, тем меньше хирургических осложнений. Чтобы работать как единое целое, врачи хотя бы минуту обсуждают детали предстоящей операции.
Типы чек-листов
Есть два вида чек-листов:
ПРОЧТИ — СДЕЛАЙ
По этому типу задачи отмечаются последовательно по мере выполнения. Прочитал ➡️ Выполнил ➡️ Поставил галочку напротив. В каких сферах они используются:
Кулинария: при приготовлении блюда по рецепту. Сначала читаешь, как сделать крем Шарлотт, затем делаешь.
Авиация: при редкой неисправности, например, двигателей. Пилот использует чек-лист, чтобы разобраться в происходящем, затем действует.
❗️Такие списки помогают в неожиданных ситуациях, которые мешают нормальному мышлению. С ними можно двигаться по шагам, не полагаясь только на тренировку и память.
Самопроверка: пригодится в любой сфере. Монтажёры киностудий проверяют свою работу по чек-листу: не перепутаны ли части фильма, добавлены ли субтитры и соответствует ли звуковая дорожка изображению.
СДЕЛАЙ — ПОДТВЕРДИ
Человек выполняет задачу по памяти, затем останавливается и сверяется с чек-листом. Такой список помогает избежать ошибок, сделанных на автомате. Работа делается подконтрольно и качественно.
Рассчитан на повседневные задачи и даёт больше свободы, при этом работает как подушка безопасности в кризисные моменты. Сделай-подтверди подстрахует память и поможет убедиться, что ничего не упущено.
Медицина: даже во время операций хирурги могут остановиться и проверить себя с помощью чек-листа. На этом построен Контрольный список ВОЗ по безопасной хирургии, который снизил смертность на операциях из-за врачебных ошибок — внимание! — на 47%.
Проверка другого человека: принимая экзамен по вождению, инспекторы ГАИ в конце сверяются со списком установленных манёвров. На основе этого инспектор выносит вердикт, сдан экзамен или нет.
Самопроверка: универсальна для многих сфер. Например, используется в юриспруденции при проведении правовой экспертизы. Юристы дают договору оценку, основываясь на своём опыте. Затем проверяют себя: поставлена ли виза на всех страницах, подписан ли договор, получена ли доверенность на его подписание.
Как правильно составить чек-лист
Для начала нужно чётко сформулировать цель чек-листа и решить, какие задачи и пункты в него включить. Что нужно учесть:
- Эти пункты важны для безопасности
- Эти пункты легко забыть или пропустить даже опытному специалисту
- Эти пункты неочевидны, и в других методах проверки они отсутствуют
- Пункты легки для понимания — чек-лист можно быстро прочесть вслух
- Пункты можно выполнить в момент прочтения чек-листа
- Пункты не требуют дополнительных действий по каждому пункту
Теперь подробнее. Чек-лист должен быть написан профессиональным языком, простыми короткими фразами без оборотов речи. В нём должна быть только нужная информация, та часть работы, которую упускают.
❌ Включить компьютер
✔️ Проверить код на ошибки
Оформление тоже важно. Чек-лист должен быть кратким и легко читаемым: в идеале — одна страница текста из 5–9 пунктов. Выбери один хорошо читаемый шрифт, самое важное можно выделить капсом. Не используй эмодзи и выделение цветом — это отвлекает.
Закончив работу, подпиши дату создания или последнего изменения чек-листа — это поможет сверять актуальность.
❌ НЕ ЗАБУДЬ!!! Проверить, работает ли рычаг аварийной остановки!!!
✔️ Проверить рычаг аварийной остановки
Не забывай, что чек-лист призван выявлять ошибки. Проверь, не нарушают ли пункты рабочий процесс и можно ли провести проверку сразу после прочтения чек-листа.
❌ При отключении питания возьми ключ, который нужно заранее попросить на пункте охраны, и проверь щитки
✔️ Дождись, пока на экране появится надпись «Press F2 to access BIOS» и нажми клавишу F2
Перед пилотным запуском чек-лист нужно проверить в реальной обстановке. Возможно, чек-лист придётся переписать и лучше адаптировать под процессы — это нормально.
Последний момент, который легко упустить, — приучение команды к использованию чек-листов. Слаженные команды реже ошибаются, но для этого к чек-листам надо привыкнуть — а это бывает непросто.
Важно напоминать команде о конечной цели: улучшить результат своей работы и снизить количество ошибок.
Гаванде Атул узнал, что 80% врачей довольны результатами внедрения чек-листов — но по-прежнему оставалось 20% несогласных. Тогда он спросил врачей: «Хотели бы вы, чтобы ваш лечащий врач использовал чек-лист?» — и 93% ответили положительно.
✅ Мы составили чек-лист по составлению хорошего чек-листа. Можешь сохранить его в закладках и ставить галочки у пунктов прямо в нём. А если используешь WEEEK, то можешь скопировать в свою Базу знаний
Чек-лист для чек-листа
Примеры чек-листов
Чек-лист для дизайнеров
Пример чек-листа для дизайнеров, который пригодится при передаче макета в разработку.
Чек-лист для ресторанного бизнеса
Найден на просторах интернета. Это типичный чек-лист для самопроверки при работе с товаром — в процессе явно легко забыть базовые правила.
Чек-лист для ресторанов и баров, составленный Александром Мусатовым
Чек-лист в контент-маркетинге
Покажем наш чек-лист верстальщика, по которому мы проверяем вёрстку текстов в блоге. Помогает отслеживать нюансы и не налажать при подготовке публикации.
Чек-лист верстальщика WEEEK
Чек-лист в киноиндустрии
Пользователи нашего сервиса из кинолаборатории ProDigi показали нам чек-лист, который используют при сборке DCP — это Digital Cinema Package, или цифрового кинопакета.
Чек-лист монтажёра РroDigi
Чек-лист для делегирования
Мы вдохновились книгой Джоаны Ротман и Эстер Дерби «Behind Closed Doors. Secrets of Great Management» и создали собственный шаблон чек-листа для делегирования.
👉 Краткая инструкция по его применению
Чек-лист для личных дел
Трудно создать чек-лист для личных дел, чтобы он не был похож на обычный список, но мы старались. Этот чек-лист вдохновлён личным опытом и призван структурировать рутинные домашние дела.
Как создать чек-лист в WEEEK
Создать чек-листы в нашем сервисе можно двумя способами — с помощью Базы знаний или через подзадачи. Объясним на примерах.
Первый способ — в Базе знаний
База знаний позволяет создать чек-листы типа «Сделай — подтверди». Используй для этого одноимённый инструмент «Чек-лист».
Переходим в Базу знаний, создаём документ и нажимаем правую кнопку мыши. В выпадающем списке ищем Чек-лист.
Теперь заполняем чек-лист по пунктам.
☝️Такой же чек-лист можно составить в описании задачи или комментариях — везде в сервисе, где есть текстовый редактор
Второй способ — с помощью подзадач
В таск-менежере чек-лист можно сделать из подзадач к задаче. Это подойдёт для чек-листов типа «Прочти — сделай», когда нужно свериться со списком.
Переходим в рабочее пространство, создаём задачу в проекте и нажимаем на неё. Допустим, нашей компании нужно переехать. Создаём проект «Переезд», колонки — это офисы, которые нужно подготовить, а задачи — этапы.
Теперь открываем нужную задачу, ищем раздел Подзадачи и выписываем все пункты. У нас это вся офисная техника: компьютеры и аксессуары.
Когда пункт готов, жмём на кружок слева, чтобы отметить его как выполненный.
Чек-лист по тексту
- Чек-лист — это список действий для контроля выполнения задачи. Он помогает избежать ошибок в работе
- Списки дел помогут купить продукты в магазине, гайд — выбрать подходящее блюдо, а чек-лист — приготовить его по рецепту
- Чек-листы делятся на два типа: прочти-сделай и сделай-подтверди. Первый больше подходит для нештатных ситуаций, а второй оставляет больше свободы действий, при этом позволяет сверяться со списком
- Хороший чек-лист краток и практичен. Он написан профессиональным языком, используется всей командой, содержит только полезную информацию и постоянно улучшается
Подписаться 
