Как создать корпоративную wiki
📌 Корпоративная вики — собрание документов с информацией о компании и процессах в ней. Это ответы на частые вопросы, регламенты и чек-листы, правила работы и прочие документы, которые важны всей компании и сотрудникам.
Корпоративная вики всегда состоит из множества разделов. Деление может быть по отделам, направлениям работы, процессам. К примеру, разделы под отделы маркетинга, продаж, поддержки. Раздел под правила работы в офисе и на удалёнке. Раздел под онбординг. И так далее.
Поэтому древовидная структура документов идеально подходит для корпоративной вики. Корневой документ определяет содержание, а вложенные документы отвечают на разные вопросы.
В Weeek корпоративную вики удобно делать внутри сервиса База знаний, где документы можно оформить в древовидную структуру. Ты сможешь поделиться как одним документом, так и целым разделом сразу. Некоторые документы — например, чек-листы и регламенты по конкретным процессам — удобнее скопировать и перенести внутрь сервиса Задачи в конкретный проект, к которому эти документы по процессам и относятся
❓ Как поделиться документом или веткой. Нажми кнопку Поделиться в правом верхнем углу, выстави настройки и отправь ссылку получателю. Если надо поделиться веткой, то бери ссылку на главный документ в ней. Если отдельным документом — то ссылку бери только с него. Готово!
Как сделать корпоративную библиотеку
📌 Корпоративная библиотека — собрание полезной информации, знаний, ресурсов и книг для сотрудников. Она может быть физической — в виде книг на полке в офисе, а может быть цифровой. Тут речь о цифровой.
Как и вики, цифровая библиотека состоит из множества разделов по направлениям работы или областям знаний. Опять же, лучшее решение — древовидная структура.
Организовать её можно так: одна ветвь — один пласт информации. Например, «Книги по пиару», «Лучше ТГ-каналы», «Как писать тексты — книги и курсы» и так далее. Внутри отдельные документы — в них уже логично собрать ссылки, книги, рецензии.
В Weeek корпоративную библиотеку удобнее сделать в Базе знаний, чтобы ею удобно было делиться с разными пользователями из разных проектов и направлений. Отсюда же ею удобно делиться даже с теми, кто в Weeek не зарегистрирован. Можно поделиться ссылкой на верхний раздел — тогда получатель увидит всю библиотеку. Также ты можешь поделиться внутренним разделом или отдельной страницей
💡 Ещё ты можешь делать полезные заметки для себя — так, чтобы никто их не увидел. Просто создавай их в разделе «Мои приватные документы».
Как сделать публичную базу знаний — или документацию, или руководство пользователя
📌 Публичная база знаний или документация — подробное руководство по использованию самого продукта или сервиса для пользователей. Как наш раздел Помощь.
Как правило, её пишет технический писатель — его ещё называют автором технической документации. Вместе с продуктовой командой он и создаёт документацию.
Такую документацию тоже лучше делать в Базе знаний. Вновь тебе в помощь древовидная структура, где одна ветвь документов соответствует разделу документации. Чтобы поделиться сразу всей базой, можно отправить ссылку на верхний документ.
💡 У нас есть подробное руководство по созданию технической документации
Как сделать проектную документацию
В проектную документацию входят сопутствующие документы по проекту: резюме или бизнес-кейс, список стейкхолдеров, описание проекта, бюджет, чек-листы, регламенты. Эти документы нужно держать под рукой.
Особо важные документы, к которым всегда нужно обращаться, можно закрепить в разделе Обзор.
В Weeek проектную документацию лучше оформить внутри сервиса Задачи — отдельно для каждого проекта. Для навигации и порядка создавай разделы внутри. Остальные возможности повторяют то, что есть в Базе знаний: форматирование документов, настройки доступов. Только не получится поделиться этим документами вовне — доступ к ним открыт лишь внутри рабочего пространства
Все документы из Задач можно перенести в Базу знаний через кнопку Переместить в под иконкой ... рядом с названием документа. А если хочешь вести документацию в обоих сервисах, не переписывай, а скопируй нужные документы через кнопку Скопировать и уже потом перекидывай в Базу знаний.
Проектной документацией тоже можно делиться. Для этого надо скопировать ссылку на документ из браузера. Только имей в виду, что такой документ сможет увидеть только зарегистрированный пользователь Weeek из одного с тобой рабочего пространства.
Если нужно показать проектную документацию внешнему человеку (заказчику, стейкхолдеру), нажимай уже хорошо знакомую кнопку Поделиться в правом верхнем углу документа. Выставляй настройки доступа.
💡 Когда проект закончится, документы лучше закинуть обратно в Базу знаний. В отдельную ветку — например, «Архив Проекта №1».
