Как выработать привычку вести задачи

Говорят, чтобы работать лучше и делать больше, нужна мотивация и вдохновение. Теория быстро разбивается о реальность — сегодня ты окрылён и генерируешь кучу идей, хочешь горы свернуть, а завтра — сворачиваешь вкладки соцсетей. 

Чтобы внедрить полезную привычку, мотивации недостаточно — её хватит максимум на месяц. Вспомни, как в последний раз пытался изменить жизнь в очередной понедельник — я, например, так частенько начинала худеть. Ставила на обои смартфона фото красивой фигуры, выкидывала сладости из дома и записывалась в спортзал. Спустя две недели гречка с курицей надоедали, картинку на обоях переставала замечать, а абонемент так и валялся — на улице холодно. 

Поэтому для создания привычки нужна стратегия жёстче — самодисциплина и регулярность. Со временем рутина убьёт мотивацию, здесь то и вступает в игру самодисциплина. 

Как сформировать привычку вести задачи

Я собрала 9 советов, которые помогут в приобретении полезной привычки. Необязательно внедрять все — выбери те, что понравятся:

Поставь цели

Просто делать всё подряд — неэффективно. Понимая, к чему стремишься, проще оценивать результаты внедрения новой привычки, не сбиваться с курса и не забивать. 

Сначала выбери глобальные цели. Для этого задай себе вопросы:

Затем спроси себя, как хочешь этих целей достичь. Ответив на «как», сформулируешь задачи, которые к глобальным целям приблизят. Эти цели помогут тебе не сдаваться и продолжать планирование и ведение задач. Не забудь воспользоваться формулой SMART и помни — большое начинается с малого.

Выбери носитель

Чтобы выработать привычку, нужно создать подходящие условия. Для этого выбери удобный инструмент для ведения задач. Например, если любишь вести ежедневник с рисунками и стикерами — выбирай креативный Bullet Journal. 

Определи, какой носитель удобнее — электронный или бумажный. Мне, например, проще в электронном — удобнее носить телефон с приложением, чем толстый ежедневник, и ничего не теряется. Я планирую в таск-менеджере WEEEK — нравится, что здесь есть недельный календарь и списки, цвета для выделения приоритетов и напоминания о важных делах. Вести задачи в электронном носителе проще, и привычка легче выработается, если не тратишь на планирование больше времени, чем на работу.

Выдели время

Чтобы подойти дисциплинированно к ведению задач, планируй дела на день заранее. Например, план на день лучше делать вечером предыдущего дня или выделить время с утра и раскидать задачи. А если планируешь на неделю — выдели полчаса вечером воскресенья.

Если раскидывать задачи в процессе работы, что-то теряется, забывается. Процесс не так эффективен, как мог быть.

Выписывай всё

Когда работаешь над кучей задач, но никуда не выписываешь — мозг кипит. Надо помнить дату каждого созвона, каждую задачу… Когда выписываешь задачи, то освобождаешь голову от ненужного и фокусируешься на важном. 

Для этого выписывай вообще всё, что придёт в голову, пусть это мелкие и незначительные задачи или то, что нужно сделать лишь через месяц. Когда это выписано, а не хранится в голове — легче не потерять. Если удобнее бумажный формат, на одну страницу выписывай все задачи, а на другой сформируй календарь на день или неделю. В электронном — просто выпиши все задачи в одну колонку, а потом распредели. 

Распредели задачи

Для меня самый эффективный вариант планирования — недельный. Так я вижу задачи на ближайшие дни и управляю загрузкой. Могу поставить задачу на сегодня, если нет дел, либо передвину на завтра, если сегодня завал. 

Есть и другие форматы планирования — канбан-доски, списки и т. д. Выбери тот, что удобнее.

После того, как выпишешь задачи, распредели их по дням. Начни с приоритетных и задач с дедлайном, а потом распредели оставшиеся. 

Блокируй время

Чтобы дисциплинировать себя, советую метод тайм-блокинга. Согласно методу на каждую задачу бронируется время, в которое полностью сосредотачиваешься на задаче, не отвлекаясь. А когда время заканчивается, переключаешься на следующую. 

Работай короткими отрезками

Ещё для выработки самодисциплины советую метод Помодоро. В его сути деление работы на короткие временные блоки — например, 15 и 5 минут. Ставишь таймер на 15 минут и работаешь строго над задачей, а потом 5 минут отдыхаешь и повторяешь. 

Преимущество метода в том, что получается фокусироваться на задачах, даже если очень не хочется. Понимаешь, что поработать нужно всего 15 минут — и это мотивирует не отвлекаться. 

Новые задачи — потом

Частенько бывает, что уже сделал расписание на день, а тут босс или коллеги подкидывают внеплановые задачи, которые нужно сделать прямо сейчас. Советую в таком случае два варианта действий:

Не жди быстрых результатов

Мы часто слышим, что привычка формируется в течение 21-го дня. Поэтому не строй ожиданий о быстрых результатах и росте эффективности — продолжай работу и фиксируй задачи, а потом увидишь результат. Для этого запасись терпением, выделяй время на планирование работы и подключай методы Помодоро и тайм-блокинга, чтобы не отвлекаться.