Планирование систематизирует работу над задачами — легче разобраться в куче дел и уделить время каждому вопросу, не загоняя себя стрессом. Давай пройдёмся ещё раз:
- сначала ты создаёшь глобальный план — выписываешь цели на 1–3 года;
- затем стратегический — определяешь шаги (краткосрочные цели), нужные для достижения глобальных целей, выполнимые за 3–12 месяцев;
- дальше берёшься за тактический план (от 1 дня и до 3 месяцев), который помогает достигнуть краткосрочных целей (сюда относят недельные, месячные и квартальные планы);
- и, наконец, создаёшь расписание на день — оно поможет структурировать задачи и выделить приоритетные, чтобы не тратить ресурсы на то, что можно отложить или делегировать.
О последнем, ежедневном планировании мы и поговорим.
Зачем нужно расписание на день
Планирование дел на день звучит, как что-то очень муторное. Это ж нужно каждый день декомпозировать задачи, расписывать их, выделять приоритетные, распределять в течение дня. Может и отчёты ещё ежедневные делать?
Да, это, пожалуй, самый большой, но единственный минус создания расписания на день. Уверяю тебя, оно того стоит. Со временем ежедневное планирование превратится в привычку, как завтрак или чистка зубов. Да и преимуществ у него гораздо больше:
- Фокусируешься на том, что важно. При создании расписания на день ты выделяешь задачи, которые нужно сделать в первую очередь, а второстепенные откладываешь, чтобы вернуться к ним позже.
- Больше успеваешь. Когда время расписано хотя бы с точностью до получаса, реже отвлекаешься на скроллинг ленты и другие штуки, которые сжирают время. Иначе придётся двигать всё расписание, чтобы успеть сделать запланированное.
- Держишь под контролем встречи и дедлайны. В первую очередь в расписание на день заносятся задачи с датой и временем: встречи, созвоны и задачи с дедлайнами — в общем, всё, что точно забывать и откладывать нельзя.
- Соблюдаешь work-life баланс. Распределяя по времени рабочие задачи, самое то — распланировать ещё и личные задачи, и время на отдых заложить. Иначе тебя настигнет умственная усталость, выгорание и другие бичи плохого тайм-менеджмента.
- Идёшь к глобальным целям. Как я уже сказала, краткосрочные планы помогают приблизиться к реализации глобальных целей. Качественное ежедневное планирование — основа всего.
4 шага к созданию расписания на день
Непосредственно создать план на день очень просто (в этом отлично помогает тайм-боксинг) — разбиваешь день на блоки, а блоки, если надо, детализируешь до конкретных задач. Но если подойти к ежедневному планированию с наскоку, можно здорово обломаться — сил не хватит. Поэтому, советую начинать немного издалека.
Восстанови режим сна
Чтобы стать продуктивнее, поработай над своим образом жизни. В одной из предыдущих статей я рассказывала, что плохой сон снижает продуктивность, повышает вялость и усталость. Поэтому важно начать за этим следить — ложиться спать рано, не есть на ночь, ограничить использование гаджетов вечером и т. д.
Другая причина, почему создание расписания на день нужно начинать с работы над сном — это режим. Когда есть определённое время, в которое ты всегда просыпаешься (при этом высыпаясь, разумеется), очень просто построить вокруг него план на весь остальной день.
Проанализируй энергию в течение дня
Последи за собой в течение нескольких дней и определи, когда у тебя больше сил — на это время ставь сложные задачи, за которые взялся бы неохотнее. Например, писать статью или проводить глубинное интервью я буду с утра, когда у меня больше энергии. А на вечер оставлю подготовку постов для соцсетей.
Составь список отвлекающих факторов
В расписании на день всё разложено по полочкам — каждая задача привязана ко времени. Если отвлекаться, снизится концентрация, а вслед за ней и продуктивность. Составь список того, что отвлекает тебя: долгие перерывы на обед, общение с коллегами не о работе, скроллинг ленты Инстаграма, игрушка, лежащая на рабочем столе. Когда понимаешь, что отвлекает, понимаешь и как с этим бороться — поставить лимит времени на приложения, убрать ненужное со стола и так далее.
Заблокируй время
И вот теперь уже стоит переходить к блокировке времени. Я предлагаю разделять этот процесс на 5 этапов:
- Заблокируй задачи, которые привязаны к точному времени — встречи, созвоны, совещания и так далее. Ставь их в расписание на день в первую очередь.
- Выдели приоритетные задачи и второстепенные. На то время, когда энергия на пике (такое у тебя точно будет — против биоритмов не попрёшь), ставь самые сложные задачи, а на оставшееся время — другие приоритетные. Второстепенные пока оставь.
- Зафиксируй время для отдыха. Перерывы на 10 минут или больше.
- Распредели второстепенные задачи на оставшееся время.
- Оставь время на внеплановые задачи — переписку с клиентами, созвоны с коллегами и так далее.
Подытожим: расписание на день помогает фокусироваться на важных задачах, не забывать про встречи и дедлайны, а второстепенные задачи отложить на подходящее время. Ежедневное планирование поможет, если у тебя есть глобальные цели, но ты не понимаешь, какие шаги нужны для их достижения, или, если хочешь быть продуктивнее и добиваться больших результатов.
Подписаться