Как работать с долгими циклами согласований • Денис Юдин, Суши Wok

Почему провалился первый бизнес Алексея и как появился ПланФакт

В настоящий момент я руковожу отделом онлайн маркетинга и рекламы в международной сети take away. На этой позиции я уже около четырёх лет. Начинал с удалённой работы дизайнером в агентствах и студиях Лондона и Нью-Йорка. После открывал своё собственное дизайн-агентствой, работал в фин.тех проекте и руководил отделом разработки. Далее работал в госструктурах. И вот пройдя весь этот путь попал в Суши Wok.

А чем ты занимаешься сейчас в Суши Wok?

У меня есть команда, которая отвечает за все платные каналы привлечения заказов.

У вас нет сотрудников на аутсорсе, фрилансеров?

Нет, у нас все in house, и это большой плюс, потому что есть большое погружение в особенности проекта. Плюс наращивается собственная экспертиза внутри команды, а это даёт хорошие результаты на выходе.

Про управленческие сложности

В сфере digital у всех плюс, минус одни и те же сложности. Если ты работаешь на стороне агентства, то это часто меняющиеся требования со стороны заказчика. Чтобы эту сложность устранять, нужно иметь большой набор инструментов, чтобы быстро и оперативно эти изменения принимать или отказываться от правок, но так, чтобы это было мотивировано и понятно для заказчика.

А когда ты основал своё агентство, заказчики были не единственной твоей проблемой? Какие ещё были сложности?

Сложность, которая была тогда и есть сейчас – это собрать хорошую и сильную команду. Несмотря на обилие специалистов, найти того человека, который органично вольётся в команду и будет отвечать ценностям проекта и твоим личным – одна из основных проблем, которая существует.

Ты с ней справился сейчас?

Считаю, что да. В настоящий момент я благодарен своим ребятам. Как мне кажется, я смог собрать сильную команду, которая подтверждает свою экспертность и цифрами, и результатами.

Про долгие циклы согласования в больших компаниях

В больших компаниях существуют долгие циклы согласований. Плюс всегда присутствует человеческий фактор, когда нужный для согласования человек вдруг уходит в отпуск или заболевает, информация заранее до тебя не доносится. Как итог – все планы по запуску проекта сдвигаются. Помогает закладывать дополнительный буфер времени на согласования (иногда до недели или двух), чтобы они успели пройти все отделы – юристов, службы безопасности и так далее. Со всеми партнёрами я обговариваю это. Других путей решения этой проблемы, к сожалению, я пока не знаю.

А бывало, что такого буфера не хватало?

Бывали ситуации, когда на этапе согласования проект терял свою актуальность, становился неинтересным.

Даже когда проект уже в работе?

Нет, на этапе предварительных согласований.

А почему в больших компаниях долгие циклы согласований? Из-за того, что сложная вертикальная иерархия?

Часто бизнес-процессы, существующие в компании, были заложены очень давно, и компания живёт в выстроенной структуре. И какие-либо изменения по упрощению согласований и бизнес-процессов внедряются тяжело, со сбоями, конфликтами, отторжениями.

А как это влияет на то, что люди долго согласовывают?

Привыкли. У меня так было на прошлом месте работы. Люди привыкли к такой последовательности и не хотят ничего менять.

А в Суши Wok есть такая проблема?

К счастью, нет. Я благодарен за этой своей команде и руководителям.

А почему тогда у вас долгие циклы согласований?

Это особенности бизнеса. Мы должны посчитать много-много факторов.

Это не связано с людьми, а со структурой и большими размерами компании?

Совершенно верно. У Суши Wok большое количество филиалов в большом количестве регионов. И понятно, что условия, по которым мы работаем в больших городах, таких как Москва или Питер, будут отличаться от условий работы, например, в Челябинске.

А кроме закладывания буферного времени, какие способы вы ещё применяете для того, чтобы делать всё вовремя и работать продуктивно?

Я пытаюсь до согласования доводить только те истории, которые изначально проанализированы, когда есть гипотеза, которая уже протестирована.Чтобы не тратить своё время и время коллег, а на выходе получать положительные результаты.

Про элементы гибких методологий в отделе маркетинга

В чистом виде гибкие методологии в отделе маркетинга вряд ли могут прижиться. Из гибких методологий мне удалось успешно внедрить ретроспективу и SCRAM. Когда мы с командой собираемся вместе, анализируем результаты за предыдущий период, что сработало, а что нет.

Вторая история, которая успешно зашла – это работа с гипотезами по HADI-циклам. Когда сначала определяется гипотеза, действия, далее – сбор данных, потом выводы.

Могу поделиться ещё тем, что не зашло. Среди членов команды началось сопротивление, когда мы попытались ввести спринт ревью. Мне удалось решить это путём привлечения внешних специалистов (большое спасибо коллегам из Яндекса, которые периодически делают ревью рекламных кампаний членов команды и дают своё независимый фидбек. Это нам очень помогает, что-то мы берём в работу (но бывают случаи, когда мы с чем-то не согласны).

А почему ты решил внедрить в работу элементы гибких методологий?

Это приносит пользу. Например, если говорить о HADI-циклах, мы устраивали челлендж. Каждый член команды в течение определённого времени генерил разное количество гипотез, все данные мы вносили в сводную таблицу, а потом выбирали лучшие. За каждую положительную гипотезу, которую мы могли масштабировать, человек получал один балл. По итогам, тот, кто собирал наибольшее количество баллов, выбирал приз по своему усмотрению.

Такие мероприятия создают определённое движение внутри команды, позитивное соперничество, хорошие результаты на выходе.

Эффективность после внедрения увеличилась?

Да. У нас формируется большое количество отчётов. И мы по цифрам видим, что выросли.

А какие показатели выбрали?

CPO, увеличение конверсии и различные экономические метрики.

А было ли сопротивление со стороны людей во время введения гибких методологий?

Как я ранее говорил, у нас сформировалась сильная команды. Люди понимают, зачем это нужно. Главное ввести методики в систему.

А минусы какие-то ты замечаешь?

Глобальных минусов нет. Бывают, понятно дело, шероховатости, но мы стараемся их решать на собраниях.

А какие например?

Иногда на старте некоторые ребята в команде забывали, например, записывать гипотезы по HADI. Спустя какое-то время они втягивались и начинали записывать гипотезы так, как этого требует методология. Это обычные истории, мы все люди, не роботы, и можем что-то забывать. Благо, что есть регламенты, сводные таблицы, отчёты и прочие истории, которые помогают прийти к структуре и системности.

Про «типа бирюзовые команды»

Я, если честно, не очень верю в бирюзовые команды в наше время и в нашем менталитете. На своём опыте и из общения с коллегами из различных сфер и компаний разных уровней, я пока не встречал ни одной чистой «бирюзовой» команды. Возможно, я изменю своё мнение, но пока мне кажется, что это не совсем наша история.

А почему?

Наверное, исторически так сложилось, что мы привыкли к планированию, руководствам, планам сверху и так далее.

Я согласен с тобой. Мне тоже кажется, что у нас люди не очень умеют и любят брать на себя ответственность. Но к нам в подкаст приходили гости из крупных компаний, которые рассказывали о том, что у них «бирюзовые» команды. Но, может быть, было в этом некое лукавство. Возможно, они «бирюзовые» с поправкой на наш менталитет.

Про «типа бирюзовые команды»

Какими инструментами ты пользуешься в работе?

Я работаю в экосистеме Google – календарь, почта, документы, таблицы. В качестве таск-менеджера используем WEEEK. Он понравился команде и отвечает всем нашим потребностям.

А мессенджеры?

Мы используем Telegram. Для нас он удобен.

С чего ты начинаешь свой рабочий день?

Тут всё банально – с просмотра текущих дел на день, их актуализации.

А есть ли у тебя утренние ритуалы, которые настраивают на рабочий лад?

Кофе за просмотром новостей по интересующим меня тематикам. Для этого я использую разные приложения, которые собирают для меня ленту по тегам.

А что за приложения?

Feedly. Очень удобный сервис.

Как ты работаешь с задачами в течение дня?

У меня день разбит на периоды. Двадцать процентов дня выделены под срочные задачи и всевозможные форс-мажоры. С утра решаются стратегические и тактические задачи, после рутинные дела, вечером – планирование и анализ. Мне так удобно.

Ты сказал про срочные задачи. Под них у тебя тоже выделено время? А они ведь могут возникнуть в любое время.

Да, но я не вспомню уже, когда у меня была настолько срочная задача, которую нельзя было бы отложить на пару часов.

А ты планируешь задачи более, чем на день?

Да, конечно. Есть подход Agile Results. Его особенность заключается в том, что ты определяешь три глобальные цели на определённые периоды (день, неделя, месяц, год). Мне он помогает осознанно подходить к достижению целей, снижать выгорание, держать в порядке work-life balance.

Какие ещё методики ты используешь?

MosCow. Все задачи и требования я делю на 4 категории: must, should, could, would.

Какие привычки тебе мешают и помогают в работе?

Не отвечу, что помогает. А вот мешает дурацкая черта, что я откладываю задачу, которая мне понятно, и которую я знаю, как решить. Казалось бы, её можно быстро решить, но она у меня до последнего болтается где-то в самом конце бэклога.

Для этого же и нужен бэклог, чтобы скидывать в них задачи, для которых ещё не подошло время. Кто-то из наших гостей говорил, что иногда некоторым задачам нужно так «промариноваться». Многие в процессе просто отпадают за ненадобностью.

Полностью согласен. Может быть, это даже хорошая привычка.

А какие навыки ты считаешь важными для человека, который хочет быть востребованным в современном мире?

Быть открытым, человечным, уметь сопереживать. Быть готовым к изменениям, уметь видеть ситуацию с разных точек.

Как ты относишься к откладыванию задач на потом? Когда в последний раз так делал и к чему это привело?

В последний раз я отложил на выходные задачу с пятницы. Это привело к тому, что после насыщенных выходных, я приезжал домой уставшим и садился делать задачу.

Задачу можно откладывать на потом, но главное понимать, сколько ресурсов она у тебя займёт. Если ошибиться с этой оценкой, то можно не попасть в сроки, а это приведёт к очень большим проблемам в дальнейшем. Если ты умеешь грамотно определять время и ресурсы на решение задачи, то можно откладывать их на потом. Мне в этом плане помогает тайм-трекер в WEEEK.

Что почитать

Ранее я уже говорил про Feedly. Это очень удобная штука. Ты сам определяешь рубрики и тэги, которые тебе будут интересы. У сервиса получаются действительно хорошие подборки. Это сокращает время на поиск и подбор интересной и важной информации.

Также я регулярно читаю статьи по управлению – продуктовому, проектному и так далее. Не только на русском, но и на английском. Это позволяет держать руку на пульсе и смотреть, что происходит во всём мире в плане управленческих трендов и практик.

Книг, которые могу посоветовать, очень много. Одна из таких – «Как выглядит будущее?», Джон Урри. Она мотивирует. Также «От хорошего к великому», Джим Коллинз; «Фиолетовая корова», Сет Годин; «Управление проектным бизнесом», Алексей Васильев; «Getting Results the Agile Way», J.D. Meier; «Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить», Михаил Рыбаков; «Deadline», Том ДеМарко.