Что такое BPM
BPM (Business Process Management) переводится как управление бизнес-процессами.
Бизнес-процесс — поток деятельности, связанный с достижением бизнес-результата. Он похож на GPS-систему: прокладывает путь от точки А до точки Б с учётом особенностей пути.
👉 Подробная статья о бизнес-процессах
А BPM — это управление этими процессами, сама суть того, как работает бизнес.
☝🏻 Разработка продукта, выполнение заказа, обслуживание клиентов и даже найм — всё это включает в себя множество задач, утверждений, взаимодействий. BPM организует эти микрозадачи в чёткие и управляемые шаги, что приводит к предсказуемым и последовательным результатам.
Ещё BPM помогает распределить ресурсы на каждый процесс, выявить потенциальные узкие места и области для улучшения.
Что такое BPMS
Если BPM — это концепция процессного управления организацией, то BPMS (англ. Business Process Management System) — это программное обеспечение для реализации этой концепции.
Это таск-менеджеры, программы для визуализации, построения ментальных и дорожных карт, программы для автоматизации и прочее.
☝🏻 С помощью BPMS можно делить сложные процессы на простые шаги, чтобы ими было легче управлять, а также назначать ответственных за эти шаги.
Зачем это нужно:
✔️ Регламентировать и автоматизировать процессы. Система фиксирует время на задачу и позволяет сделать отчёт, чтобы подсветить слабые места бизнес-процесса
✔️ Повысить прозрачность. Система распределяет задачи по исполнителям и назначает сроки. Благодаря этому сотрудники знают свои задачи, дедлайны и не потеряют их. А если потеряют, система пришлёт уведомление
✔️ Создать единое рабочее пространство. Единая среда ускоряет работу и повышает концентрацию внимания: сотрудники не переключаются между десятком программ, а находятся в одной, где получают задачи, ведут документооборот и общаются с коллегами
BPMS применяют к процессам, которые повторяются регулярно и имеют предсказуемые результаты — суть процесса при этом не важна
Преимущества BPMS
Рассмотрим, чем BPMS может помочь бизнесу.
Ниже затраты
Это главная причина внедрения BPM, согласно опросу RedHat. Компании экономят на рабочей силе, материалах и доставке благодаря автоматизации задач и налаживанию процессов. Это позволяет им быть более гибкими, быстрее реагировать на изменения на рынке и сохранять конкурентоспособность.
Выше производительность
Когда процессы автоматизированы и оптимизированы, сотрудникам становится намного проще выполнять задачи быстро и точно. Так, в Adidas благодаря автоматизации бизнес-процессов увеличили операционную эффективность на 60%.
Клиенты довольны
Клиенты с большей вероятностью вернутся туда, где они могут быстро и без ошибок получить желаемое. К тому же управление бизнес-процессами помогает компаниям лучше понять потребности клиентов, чтобы позволяет создавать ценные для них продукты и услуги.
Кому нужны BPMS
Примеры сфер, где может пригодиться BPMS.
▶️ Медиакомпании. BMPS поможет автоматизировать создание и релиз контента, взаимодействовать с внешними системами, управлять трафиком и заказами.
▶️ Служба поддержки. С помощью BPMS можно определять часто задаваемые вопросы для обработки чат-ботами — это снизит нагрузку на команду.
▶️ Финансовые компании. Система позволяет создать шаблоны, чтобы автоматизировать подачу заявок на закупку. Это ускорит процесс закупки и снимет часть нагрузки с сотрудников.
▶️ Здравоохранение. В BPMS можно согласовать информацию о пациентах в одном месте — так данные не потеряются и не будут дублироваться.
▶️ Производство. Информацию о поставщиках и отслеживании легко интегрировать и обновлять в системе, что сокращает ошибки и дублирование заказов.
Как внедрить концепцию BPM в компанию
Стратегические изменения
До внедрения любых изменений важно ответить на вопрос «Чего мы пытаемся достичь?» — то есть задать цель для BPM. Это можно сделать с помощью метода SMART.
Если цель — увеличить продажи, по SMART она будет звучать так: «Увеличить онлайн-продажи на 15% за три последующих месяца». Ставя SMART-цели, ты даёшь команде конкретную планку и гарантируешь, что все понимают её одинаково.
Оптимизация процессов
Когда цель ясна, можно запустить процесс внедрения BPM. Тут два важных шага:
🔸 Составление карты существующих процессов
Погружаться в BPM без осознания, где бизнес сейчас, — это как собирать пазл вслепую.
Начни с документирования текущего положения вещей — в этом помогут блок-схемы, нотация BPMN или диаграммы процессов. Визуальные представления помогут всем в организации понять процесс и определить области для улучшения.
🔸 Стандартизация процессов
Основная суть BPM. Стандартизация проложит путь для автоматизации, сократит количество ошибок, снимет часть нагрузки с команды и упростит адаптацию в новой системе.
Вот несколько советов и приёмов, которые помогут стандартизировать процессы:
- Создай шаблоны — будь то проектное предложение, формат отчёта или повестка дня совещания. Наличие шаблона гарантирует единообразие
- Разработай контрольные списки или чек-листы. Они помогут выполнять нужные шаги в правильном порядке и ничего не упускать — особенно в сложных процессах
- Внедри рабочие процессы утверждения. Если процесс требует нескольких уровней проверки, стандартизируй процессы утверждения. Так каждое принятое решение наверняка пройдёт нужные инстанции
Работа с восприятием команды
Наш мозг сопротивляется новому — это его естественный механизм. Вот и сотрудники могут не сразу привыкнуть к новой системе работы, особенно если не до конца понимают причины перехода.
Что можно сделать, чтобы не спровоцировать неприятие и саботаж:
🔸 Инвестируй в обучение работе в BPMS. Можно провести интерактивные семинары внутри компании или предоставить сотрудникам доступ к внешним ресурсам — курсам, руководствам, видеоурокам.
🔸 Поощряй команду к общению. Проводи регулярные встречи между отделами, чтобы собирать фидбек по внедрению новой системы. Обсуждайте процессы, проблемы и улучшения, вместо насаждения всего «сверху».
🔸 Внедряй изменения постепенно. В первую очередь оптимизируй небольшую часть задач, которые касаются большинства сотрудников компании. Это поможет им ознакомиться с новой системой и понять её преимущества.
👉 Подробнее о том, как выстроить мотивацию команды при переходе в таск-менеджер
Создание команды по внедрению
Если компания большая и ресурсы позволяют, можно собрать целую команду, которая будет отвечать за внедрение и реализацию BPM. Кто может в неё входить:
🔸 Сотрудники с профильными компетенциями: процессный архитектор, процессный методолог и процессные аналитики. Они могут работать над внедрением BPM в компанию, а затем помогать в её реализации
🔸 Владелец процесса. Это не должность в компании, а роль. Этот человек несёт ответственность за бизнес-процесс и может изменять его, а также просить поддержки у руководителей смежных отделов. Именно владелец процесса решает, на что сделать упор в оптимизации: например, минимизировать сроки или затраты
КРТК О ГЛВН
- BPM фокусируется на сквозных бизнес-процессах. Его цель — экономить время, сокращать количество ошибок и поддерживать бесперебойную работу бизнеса.
- BPMS — программное обеспечение, которое помогает придерживаться концепции BPM.
- BPM позволяет минимизировать затраты, улучшить производительность и повысить удовлетворённость клиентов.
- Внедрение BPM можно разбить на три шага: стратегические изменения, оптимизация процессов и работа с восприятием команды.
- Чтобы сотрудники позитивно восприняли переход на BPM, важно обучать их, регулярно собирать обратную связь и вводить изменения постепенно.
- За BPM в компании может отвечать целая команда: процессный архитектор, процессный методолог, процессные аналитики и владельцы отдельных процессов.
