Экспертами этого текста стали профессионалы из команды сервиса Финтабло — онлайн-сервис финансового и управленческого учёта для вашего бизнеса
Когда на проектах всё идёт не так — и что с этим сделать
Представим, что наша компания создаёт контент для YouTube-каналов. Заказчик пришёл и просит сделать красиво. Для начала решили записать пять роликов, а дальше — по ситуации. Посчитали загрузку, прикинули бюджет, разложили на этапы и приступили к работе.
И тут началось: заказчик каждый раз хочет чего-то нового, согласование растягивается, оплата задерживается. А надо платить людям зарплату, оплачивать аренду — плюс новые проекты на подходе, а ещё с этим не разобрались.
Это случается из-за недостатка предварительного планирования и не отлаженных процессов — в том числе с финансами.
Вот, что здесь будет правильно сделать:
- Оценить выгоду от проекта заранее
- Спланировать общий бюджет и загрузку
- Привязать затраты к этапам проекта
- Считать прибыль по каждому этапу и проекту в целом
Пройдёмся по этим этапам — и покажем, как с помощью управленческого учёта и его автоматизации взять под контроль сроки и финансы проекта и забыть о неразберихе.
Управленческий учёт в двух словах
Управленческий учёт — это всего три отчёта по финансовой составляющей проектов. Они отражают информацию по всем расходам и доходам, которые были, есть и будут на проекте:
- Платёжный календарь — план по тратам и поступлениям, который помогает следить за движением денег.
- Отчёт о прибылях и убытках — показывает, сколько в итоге потрачено на выполнение и заработано с конкретного этапа или проекта целиком (ОПиУ).
- Отчёт о движении денежных средств — показывает, насколько план по оплатам и поступлениям совпал с фактом (ОДДС).
Теперь посмотрим, как управлять сроками и финансами, когда проект затягивается. А это происходит почти всегда.
Оценивать выгоду от проекта заранее
Быстрее начнём — быстрее закончим. И некогда разбираться, были ли на схожем проекте проблемы и принёс ли он выгоды компании. Это и есть недостаточное предварительное планирование, которое часто ведёт к убыткам и появлению в портфеле компании нерентабельных проектов вместо прибыльных.
Такое происходит, когда в моменте сметы и сроки считаются примерно, а новые хотелки клиента записываются в блокнот и никак не отражаются в финансовых документах. В итоге половина данных теряется, и сколько заработали по факту — неизвестно.
Решение от Финтабло
- Проактивно планировать траты по проекту
Не вручную и не в табличках — с помощью автоматизации. Делать это нужно заранее. У сервиса для этого есть модуль Сделки. Отмечаете расходы, стоимость проекта по договору и на берегу видите, какая прибыль получится. Так можно оценить, выгодно ли вообще браться за задачу и проект, есть ли резерв, скажем, для скидки клиенту, дополнительных трат, форс-мажоров.
- Обратиться к аналитике по закрытым проектам
Эта ретроспектива помогает оценивать новые проекты. К примеру, если аналогичный проект пару месяцев назад вырос по стоимости в три раза, можно предположить, что с этим тоже будут накладки.
- Вносить корректировки в данные по проекту в процессе реализации
После старта проекта можно добавлять этапы, дополнительные работы, изменять данные о стоимости. Аналитика свежих данных покажет, хватает ли денег на следующие этапы или пора выставлять счёт клиенту.
В Финтабло можно оценить рентабельность отдельных этапов и проекта целиком
Спланировать общий бюджет и загрузку
Выяснили рентабельность в ретроспективе, заранее оценили выгоду — идём дальше, к запуску проекта.
Что здесь может пойти не так?
❌ Без автоматизации придётся по каждому проекту делать свою таблицу: со сроками, финансами, целевыми показателями, исполнителями. Потом гору таблиц сводить воедино, чтобы понять загрузку команды.
❌ Если вести учёт в таблицах, это осложнит планирование производства. Полной картины не получится, на составление смет уйдёт от нескольких дней до недель, а ошибку найти будет невозможно.
И здесь проект опять ждут серьёзные последствия для управления — в перспективе: когда руководитель из-за нагромождений данных откажется от потенциально прибыльного проекта, полагая, что следующий месяц занят. А это помешает масштабировать бизнес.
Решение от Финтабло
- Отказаться от табличек и сформировать автоматизированную смету по всему проекту
За 10 минут и без дублирования данных. Все данные попадают в три управленческих отчёта: Платёжный календарь, Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и Бюджет движения денежных средств (БДДС).
- Спланировать загрузку сотрудников с учётом созданной сметы
Это займёт ещё пару часов. Руководитель получит перед глазами актуальную картину и сможет оценить, есть ли у команды резерв для новых задач. Отсюда легко спланировать общий бюджет компании и прикинуть прибыль от проекта.
Привязывать затраты к этапам проекта
Продолжаем на примере производства видеоконтента. Проекты состоят их четырёх основных этапов: препродакшн, съёмка, постпродакшн, публикация и дистрибуция. Чтобы контролировать движение денег по каждому из этапов, нужно привязать к ним всё:
- стоимость каждого этапа,
- исполнителей и их заработную плату,
- сроки,
- ресурсы (оборудование, ПО, материалы для съёмки),
- незавершённые работы,
- плановые и фактические доходы и расходы и прочее.
Если собрать всю эту информацию в одном месте, получится гигантская таблица. Вытащить из неё сколько-нибудь полезную информацию под силу только финансовому менеджеру, да и то если будут фильтры. Такой вариант не нравится никому, поэтому делают проще — планируют на глаз, без подробностей.
Решение от Финтабло
- Управлять каждым этапом проекта отдельно
То есть по каждому зафиксировать исполнителей, сроки, стоимость, плановые и фактические показатели. Команда будет работать с одной компактной таблицей. На первом плане — основные данные. По необходимости можно проваливаться в детали каждого этапа.
- Фиксировать текущие данные
Данные из модуля Сделки автоматически попадают в три наших отчёта — в Платёжный календарь, Отчёт о прибылях и убытках и Бюджет движения денежных средств. Все списания, поступления и акты по проекту фиксируются. Получаем прозрачную финансовую сторону проекта — команда видит, насколько она приблизилась к лимитам и целям по проекту.
✅ Посмотрим на примере, как это работает.
- 1. Заказчик перевёл аванс за препродакшн. Деньги тут же появились в системе. Ответственный сотрудник привязал их к отчёту План/Факт ДДС по этому заказу, чтобы данные не потерялись. Но аванс — ещё не прибыль, потому что работа пока не закончена. Тратить его нельзя. Прибылью аванс станет после подписания акта.
- 2. Когда заказчик подписал акт по препродакшену, менеджер проекта внёс дату акта в Финтабло. После заказчик оплатил оставшуюся часть за первый этап, и ответственный за учёт снова привязал оплату к проекту. Сервис автоматически подвёл итоги первого этапа: посчитал сумму полученных оплат, выручки без НДС и вычел расходы. Получился чистый заработок за первый этап.
- 3. Перешли к съёмкам. В процессе заказчик захотел изменить локацию, добавить героев, эффектов. В итоге смета выросла. Финтабло показал, что лимит затрат по второму этапу исчерпан. Выставили заказчику счёт. Первый этап полностью закрыли.
- 4. Перед началом следующего этапа — постпродакшена — снова выставили счёт. Заказчик авансировал работы. И так по каждому этапу.
- 5. Теперь, даже если проект затягивается, компания укладывается в бюджет и обходится без кассовых разрывов — деньги есть всегда.
Считать прибыль по каждому этапу и проекту в целом
Подошли к концу проекта. Вот здесь без управленческого учёта не получится узнать итоговый заработок по проекту. Где могут быть подводные камни?
- Много денег всё это время уходило на зарплату сотрудникам
Это неотъемлемая часть любого проекта — часть ресурсов, которые закладываются в начале. Тем не менее размер зарплаты мог меняться в процессе реализации проекта: здесь джун перерос позицию и попросил прибавки, тут один сотрудник ушёл, а на его место пришёл более дорогой, а где-то аутсорсер попросил +50% за затянувшийся процесс.
- В процессе реализации проекта накопились неучтённые расходы
Из-за их количества даже из мелких расходов может набежать большая сумма. Если их не учитывать, общая рентабельность останется неизвестной.
- Без понимания общего заработка не получится рассчитать корректную сумму дивидендов для собственника
Бывают ситуации, когда собственник вынимает из бюджета свои дивиденды, а потом не хватает финансирования на следующий проект. Приходится возвращать дивиденды или залезать в бюджет другого проекта. Из-за этого пострадает менеджмент.
Решение от Финтабло
- Контролировать каждый шаг по проекту в отдельности и проект в целом
Доходы, затраты, прибыль, рентабельность — всё отражается в наглядных таблицах и графиках. Как только в сервис вносят дату акта, затраты и выручка автоматически отражаются в Отчёте о прибылях и убытках. Так руководитель и собственник узнают, насколько успешно завершился этап или весь проект, сколько они заработали и совпадает ли цифра с планом.
- Следить за фондом оплаты труда и искать пути оптимизации
Зарплатная ведомость показывает, сколько денег уходит на руки сотрудникам, а сколько — в фонды. Фонд оплаты труда лучше привязывать к каждому проекту. Для нынешнего проекта это важно в вопросах аналитики расходов и оценки эффективности. А в будущем поможет заранее просчитать ресурсы и возможности для экономии.
💡 Именно такой подход помогает собрать надёжную информацию для будущей оценки проектов — и применить эти знания на первом этапе планирования.
Считаем главные мысли
- Автоматизация учёта финансов на проекте — часть автоматизации управления проектами. И главный инструмент планирования и управления — управленческий учёт.
- Управленческий учёт — это три главных отчёта: платёжный календарь, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств. Эти отчёты нужны для стабильной жизни проекта и проактивного планирования будущих проектов.
- Чтобы проактивно спланировать запуск нового проекта, важно обратиться к прежним отчётам по аналогичным проектам в портфеле: посмотреть, удалось ли уложиться в планы по тратам, какими были непредвиденные и сопутствующие дополнительные расходы, сколько денег ушло на выплаты зарплаты.
- Для эффективного управления текущим проектом стоит считать прибыль и расходы по каждому этапу и подводить промежуточные итоги по каждому из них.
Подписаться 
