Что такое риски в проекте
Риски в проекте — как внезапный летний дождь посреди прогулки. Ты не управляешь погодой, но можешь заранее посмотреть прогноз и захватить зонт.
В проектном управлении риск — это событие или условие, которое может произойти, а может и нет. Если оно случится, то точно повлияет на результат: например, увеличит бюджет или длительность проекта.
Часто риски воспринимают только как угрозы, но они могут сыграть в нашу пользу. Например, дизайнер прислал макет раньше срока, и мы приняли его без правок — это неопределённость, но положительная.
Почему в любом проекте есть риски
Любой проект несёт в себе неопределённость, потому что невозможно предусмотреть воздействие всех факторов. На результат влияют:
- Человеческий фактор. Сотрудники болеют, уходят в отпуск, устают, теряют мотивацию. А значит, что-то может пойти не по плану
- Уникальность. Каждый новый проект — это новые задачи и вызовы. Уровень неопределённости высокий, просчитать её заранее трудно
- Сложность. Проекты состоят из технических, коммерческих и других аспектов. Разработчики, маркетологи, финансисты, юристы — все видят только свою часть процесса, а на стыке разных зон ответственности возникают недопонимания. Для их решения потребуется время, что может повлиять на скорость
- Внешние факторы. Скакнул валютный курс, ввели новый закон, упал потребительский спрос, выросла конкуренция — эти изменения трудно предсказать, а значит, они таят угрозы
- Ограниченные ресурсы. В проекте всегда нужны люди, материалы, техника и деньги. Но часто приходится искать замену — например, кто-то заболел, цены выросли или оборудование сломалось. Руководитель проекта не всегда может контролировать эту неопределённость
- Фиксированные цели. Заказчик хочет быстро, дёшево и качественно — классика, но обычно можно получить что-то одно. Когда цели противоречат друг другу, риск провала проекта становится выше
Чем риск отличается от проблемы
Бывает, что риск реализовался с негативными последствиями — так он превращается в проблему. Если есть вероятность, что подрядчик задержит поставку оборудования, — это риск, а если такое уже произошло и проект встал — это проблема.
Составили небольшую табличку, которая поможет различить два понятия.
| Риск | Проблема | |
|---|---|---|
| Время | Может произойти в будущем | Уже произошло |
| Влияние | Может быть негативным, а может позитивным | Всегда негативное |
| Вероятность наступления | Может произойти, а может и нет | 100% |
| Наши действия | Планирование, подготовка | Найти решение |
Зачем управлять рисками
Представь, что ты заказываешь подарки для семьи к Новому году. Можно сделать это за неделю до праздника, в итоге оставить родственников без сюрприза. А можно предусмотреть, что в высокий сезон доставка будет дольше, чтобы заказать подарки заранее.
Такой же принцип в проектах: если в начале учесть возможные угрозы, то высока вероятность завершить всё вовремя, без потери ресурсов и качества.
Собрали таблицу с примерами, как меняется подход к работе, если управлять или не управлять рисками ⤵️
| Управлять рисками | Оставить как есть | |
|---|---|---|
| Финансы | Планируешь бюджет с учётом непредвиденных расходов и штрафов | Перерасходуешь бюджет, в срочном порядке ищешь дополнительные средства на покрытие непредвиденных расходов |
| Сроки | Закладываешь дополнительное время на решение проблем — успеваешь всё в срок | Срываешь дедлайны, всё идёт не по плану |
| Качество | Следишь за стандартами, исправляешь ошибки вовремя | Качество падает, правки вносятся в авральном режиме |
| Ресурсы | Равномерно распределяешь нагрузку, не перегружаешь команду и технику | Команда устаёт, оборудования недостаточно, работа замедляется |
| Отношения с клиентами | Клиент в курсе прогресса по проекту, у вас доверительные отношения | Клиент недоволен, репутация страдает |
| Уровень стресса в команде | Все знают, какой план действий в сложных ситуациях, работают спокойно | Постоянный стресс, ошибки, выгорание |
| Гибкость и адаптивность проекта | Быстро подстраиваешься под изменения, не теряешь контроль | Принимаешь хаотичные решения, путаешься в проблемах |
😎 Чем раньше начать управлять рисками, тем больше шансов удачно завершить проект.
Какие бывают риски в проекте
Чтобы управлять угрозами и возможностями, нужно понимать, какие они бывают и от чего зависят. Собрали основные критерии в картинке ⤵️
Расскажем о каждом виде рисков подробнее.
Внутренние
Всё, что происходит внутри проекта или компании и может пойти не так. Например: не хватает специалистов, плохо работают коммуникации между отделами или ломается техника на рабочих местах.
👉 В разгар проекта увольняется ведущий разработчик — теперь нужно срочно погружать нового человека в процессы. Если заранее не подумать об этом риске, он может сильно затормозить работу. Создание системы мотивации, ведение документации, периодическая смена задач между сотрудниками — всё это снижает потенциальные угрозы
Внешние
Приходят из внешней среды, не зависят от команды проекта. К ним относятся: изменения в законодательстве, колебания цен, появление новых конкурентов, нестабильность политической ситуации.
👉 Разработчик графического редактора прекратил продажи продукта в стране. Теперь нужно выделить время и бюджет, чтобы перейти на новое ПО, а затем обучить специалистов. Чтобы минимизировать такие угрозы, важно регулярно мониторить внешнюю среду, проводить PEST-анализ, иметь запасной план на случай изменений
Позитивные риски (возможности)
События, которые улучшают показатели проекта: снижают затраты, сокращают сроки, повышают качество. Они часто возникают неожиданно. Допустим, ключевой поставщик внезапно предлагает скидку из-за перепроизводства или новый закон отменяет процедуру маркировки, что экономит бюджет.
Для возможностей обязательно нужно продумывать план действий, чтобы суметь правильно на них отреагировать.
👉 Пост в соцсетях компании неожиданно становится вирусным — публикация набирает охваты в десятки раз выше обычного. Если команда быстро добавит ссылки, обновит рекламу и подключит коллаборации с блогерами, узнаваемость бренда и продажи могут резко вырасти
Негативные риски (угрозы)
Риски, которые мешают проекту. Они могут сдвинуть сроки, увеличить расходы, снизить качество результата. При планировании особенно обращают внимание на угрозы.
👉 Поставщик задержал доставку цемента, и стройка остановилась на три недели. Заказчик выставил штрафы, а расходы на технику и оплату простоя выросли. Чтобы такого не случилось, можно договориться сразу с несколькими поставщиками или держать запас материалов на складе
Финансовые
Связаны с бюджетом проекта: перерасход, недофинансирование, штрафы, скачки валютного курса.
👉 Неожиданное повышение курса валюты удорожает закупку ингредиентов. В итоге придётся увеличивать цены на конечный продукт, а это приведёт к репутационным рискам и оттолкнёт покупателей. Если бы менеджер заранее зафиксировал цены в договоре, убытков и негативной реакции удалось бы избежать
Технические
Касаются технологических аспектов проекта: разработки, интеграции, тестирования и эксплуатации. Обычно технические риски возникают из-за неопределённости, новизны или сложности технологий, а также недостатка ресурсов или знаний.
👉 Новичкам выдают устаревшую технику, которая постоянно ломается. У таких сотрудников низкая лояльность — они могут уволиться ещё на испытательном сроке. Адаптация затягивается, нагрузка на команду не снижается. Регулярное обслуживание техники решает проблему
Организационные
Возникают, когда что-то идёт не так в организации работы, а не в технологиях или внешней среде. Это, например, разные способы принятия решения в командах или недоработанная корпоративная культура.
👉 В проекте не распределили зоны ответственности между маркетингом и отделом продаж. Задачи начали дублироваться, назрели конфликты. Положение могут исправить матрицы RACI, а также регулярные встречи по статусам
Юридические
Сюда относятся риски нарушения условий контрактов и законов. Они могут привести к штрафам, судебным разбирательствам, репутационным потерям или прекращению деятельности.
👉 В рекламе использовали картинки без разрешения правообладателей, из-за чего компания получила судебный иск и требование удалить материалы. Кампания сорвалась, а компания потеряла деньги на штрафах. Если бы юристы сразу проверили права и оформили лицензии, проблем можно было избежать
Коммерческие
Связаны с экономической ситуацией, действиями конкурентов или ошибками в финансовых расчётах. Внутренними факторами могут быть неучтённые издержки, неверный прогноз окупаемости. Внешними — изменение спроса, ценовая политика и ассортимент конкурентов.
👉 Компания готовила запуск протеиновых батончиков, но за две недели до релиза конкурент выпустил похожий продукт. Продажи были низкими, пришлось быстро менять стратегию. Этот риск можно было снизить, если бы в компании тщательнее продумали, чем усилить УТП
Человеческий фактор
Одна из самых частых категорий рисков в проектах. Сюда относятся ошибки сотрудников, текучка кадров, мотивация, конфликты в команде. Управлять такими рисками сложнее всего, потому что решения людей зависят от личных мотивов, эмоций, скрытых факторов, которые не всегда очевидны.
👉 Специалист банка ошибся при вводе данных и указал неверную сумму кредита. Не проверив информацию, он отправил её дальше, из-за чего клиент получил больше денег, чем ожидал. Банк лишился денег, отделение — репутации, а сотрудник — шансов на повышение
Экологические риски
К ним относятся природные катастрофы (пожары, наводнения), а также экологические требования или ограничения по загрязнению.
👉 Для томатной пасты используют помидоры, которые выращивают с пестицидами и удобрениями. Из-за загрязнения почвы и воды в продукте могут появиться опасные вещества — это угрожает здоровью и может привести к штрафам. Если контролировать сырьё и производство, таких проблем можно избежать
Известные
Эти угрозы можно заранее предсказать и оценить, насколько они велики. У команды больше данных для прогнозов: статистика, опыт коллег, чёткие алгоритмы решения.
Такими рисками относительно легко управлять. Достаточно заложить запас времени, продумать статью бюджета, прописать пути реагирования и назначить ответственных за мониторинг тревожных сигналов.
👉 Компания собиралась запустить новый функционал в сентябре, но летом многие ушли в отпуск — из-за этого релиз задержался. Этого можно было избежать, если бы задачи заранее распределили с учётом отпусков
Неизвестные
Самые опасные — их невозможно предусмотреть на этапе планирования, потому что возникают внезапно и не поддаются оценке. Например, пандемия или резкие геополитические сдвиги. Чтобы они принесли минимум вреда, важно выстраивать гибкую систему управления и регулярно отслеживать изменения во внешней среде.
👉 Компания косметики продавала 85% продукции через duty-free. Во время пандемии она резко потеряла основной рынок из-за остановки перелётов. Контракты не учитывали такие опасности для бизнеса. Развитие онлайн-продаж и партнёрств с розницей помогло бы смягчить удар
Риски на стадии инициации
В этот момент формируют цели, обсуждают подход работы, закладывают бюджет, рассчитывают сроки, собирают команду. Если ошибиться на этом этапе, последствия могут настигнуть в самый неподходящий момент.
👉 При запуске социальной инициативы команда сосредоточилась не на той целевой аудитории. Проект не вызвал интереса и не дал нужного результата. Стоило заранее проанализировать потребности целевой группы, чтобы учесть риски
Риски на стадии планирования
Это потенциальные проблемы, которые возникают из-за неполных данных, ошибок или упущений при составлении плана проекта. Они зависят от качества предпроектного анализа, опыта команды и стабильности внешней среды. Если их проигнорировать, велика вероятность, что придётся менять сроки, бюджет, взаимодействие в команде, даже распределение задач.
👉 Команда разработки решила реализовать много функций сразу. По ходу проекта добавлялись новые задачи, архитектура усложнялась, сроки сдвигались, бюджет рос. Релиз откладывался, в итоге конкуренты заняли нишу. Ситуации можно было избежать: начать с MV, сосредоточиться на ключевых функциях, запрашивать обратную связь от пользователей
Риски на стадии исполнения
Эти угрозы появляются уже в процессе. Могут быть связаны с техническими сбоями, проблемами с поставками, новыми требованиями заказчика.
Управлять ими сложнее, чем на стадии планирования — здесь уже не пересмотришь изначальный план. Приходится принимать решения на ходу.
👉 Организаторам фестиваля задержали поставку звукового оборудования за несколько дней до события. Найти замену в сжатые сроки оказалось сложно, так что под угрозой оказалось всё мероприятие. Такие риски можно снизить, если заранее договориться с альтернативными подрядчиками
Риски на стадии закрытия
Это потенциальные проблемы при завершении работ и передачи результатов заказчику. Они могут проявиться из-за несоответствия ожиданий сторон, технических недоделок, отсутствия закрывающих документов или организационных недоработок. Особенно критичны, так как угрожают получению финальных платежей и репутации компании.
👉 К закрытию проекта несколько специалистов ушли в отпуск — это затруднило передачу итоговых документов и взаиморасчёты. Проект закрыли с опозданием, компания не получила оплату в срок. Чтобы минимизировать такой риск, важно грамотно передавать дела в команде, перекрёстно обучать сотрудников, хранить документы и инструкции на ресурсах с общим доступом
Для тех, у кого остались силы на саммари 🙂 Любой проект сталкивается с рисками: они так же неизбежны, как понедельники. Суперсила не в том, чтобы полностью избежать угроз, — она в способности распознать грядущие сложности, чтобы гибко отреагировать.
⭐ Чем яснее команда представляет себе возможные сценарии, тем меньше вероятных потерь
Подводим итоги
🔷 Риск в проекте — это любое событие или условие, которое влияет на результат. Он превращается в возможность при позитивном сценарии, а при негативном — в проблему
🔷 У рисков есть несколько критериев: источник, характер влияния, степень непредсказуемости, время возникновения, область воздействия
🔷 Чтобы гибко реагировать на вызовы, нужно знать об их разных видах. Например, если важно управлять внутренними рисками, сосредоточься на контроле и регламентах. А если фокус на внешних угрозах, стоит подготовить подушку ресурсов и план Б
Подписаться 
