Что такое риски в проекте
Риски в проекте — как внезапный летний дождь посреди прогулки. Ты не управляешь погодой, но можешь заранее посмотреть прогноз и захватить зонт.
В проектном управлении риск — это событие или условие, которое может произойти, а может и нет. Если оно случится, то точно повлияет на результат: например, увеличит бюджет или длительность проекта.
Часто риски воспринимают только как угрозы, но они могут сыграть в нашу пользу. Например, дизайнер прислал макет раньше срока, и мы приняли его без правок — это неопределённость, но положительная.
Почему в любом проекте есть риски
Любой проект несёт в себе неопределённость, потому что невозможно предусмотреть воздействие всех факторов. На результат влияют:
Любой проект несёт в себе неопределённость, потому что невозможно предусмотреть воздействие всех факторов. На результат влияют:
- Человеческий фактор. Сотрудники болеют, уходят в отпуск, устают, теряют мотивацию. А значит есть риск, что что-то пойдёт не по плану
- Уникальность. Каждый новый проект — это новые задачи и вызовы. Уровень неопределённости высокий, просчитать её заранее трудно
- Сложность. Проекты состоят из технических, коммерческих и других аспектов. Разработчики, маркетологи, финансисты, юристы — все видят только свою часть процесса, а на стыке разных зон ответственности возникают недопонимания. Для их решения потребуется время, что может повлиять на скорость проекта
- Внешние факторы. Скакнул валютный курс, ввели новый закон, упал потребительский спрос, выросла конкуренция — эти изменения трудно предсказать, а значит, они также ведут к рискам
- Ограниченные ресурсы. В проекте всегда нужны люди, материалы, техника и деньги. Но часто эти ресурсы меняются — например, кто-то заболел, цены выросли или оборудование сломалось. Руководитель проекта не всегда может контролировать эту неопределённость
- Фиксированные цели. Заказчик хочет быстро, дёшево и качественно — классика, но обычно можно получить что-то одно. Когда цели противоречат друг другу, риск провала проекта становится выше
Чем риск отличается от проблемы
Бывает, что риск реализовался с негативными последствиями — так он превращается в проблему. Если есть вероятность, что подрядчик задержит поставку оборудования, — это риск, а если подрядчик уже это сделал и проект встал — это проблема.
Составили небольшую табличку, которая поможет отличить эти два понятия.
| Риск | Проблема | |
|---|---|---|
| Время | Может произойти в будущем | Уже произошло |
| Влияние | Может быть негативным, а может позитивным | Всегда негативное |
| Вероятность наступления | Может произойти, а может и нет | 100% |
| Наши действия | Планирование, подготовка | Найти решение |
Зачем управлять рисками
Представь, что ты заказываешь подарки для семьи к Новому году. Можно сделать это за неделю до праздника и в итоге оставить родственников без сюрприза. А можно предусмотреть вероятность, что в высокий сезон доставка будет дольше, и заказать подарки заранее.
Это работает и в проектах — если в начале учесть возможные угрозы, то высока вероятность завершить всё вовремя, без потери ресурсов и качества.
Собрали таблицу с примерами, как меняется подход к работе, если управлять или не управлять рисками ⤵️
| Управлять рисками | Не управлять рисками | |
|---|---|---|
| Финансы | Планируешь бюджет с учётом непредвиденных расходов и штрафов | Перерасходуешь бюджет, в срочном порядке ищешь дополнительные средства на покрытие непредвиденных расходов |
| Сроки | Закладываешь дополнительное время на решение проблем — успеваешь всё в срок | Срываешь дедлайны, всё идёт не по плану |
| Качество | Следишь за стандартами и исправляешь ошибки вовремя | Качество падает, правки вносятся в авральном режиме |
| Ресурсы | Равномерно распределяешь нагрузку, не перегружаешь команду и технику | Команда устаёт, оборудования недостаточно, работа замедляется |
| Отношения с клиентами | Клиент в курсе прогресса по проекту, у вас доверительные отношения | Клиент недоволен, репутация страдает |
| Уровень стресса в команде | Все знают, какой план действий в сложных ситуациях, работают спокойно | Постоянный стресс, ошибки, выгорание |
| Гибкость и адаптивность проекта | Быстро подстраиваешься под изменения, не теряешь контроль | Принимаешь хаотичные решения, путаешься в проблемах |
😎 Чем раньше начать управлять рисками, тем больше шансов удачно завершить проект.
Какие бывают риски в проекте
Чтобы управлять угрозами и возможностями, нужно понимать, какие они бывают и от чего зависят. Риски отличаются друг от друга по разным критериям — собрали основные в картинке ⤵️
Расскажем о каждом виде подробнее.
Внутренние риски
Всё, что происходит внутри проекта или компании и может пойти не так. Например: не хватает специалистов, плохо работают коммуникации между отделами или ломается техника на рабочих местах.
👉 В разгар проекта увольняется ведущий разработчик — теперь нужно срочно погружать нового человека в процессы. Если заранее не подумать об этом риске, он может сильно затормозить работу. Создание системы мотивации, ведение документации, периодическая смена задач между сотрудниками — всё это снижает потенциальные угрозы
Внешние риски
Приходят из внешней среды и не зависят от команды проекта. К ним относятся: изменения в законодательстве, колебания цен, появление новых конкурентов, нестабильность политической ситуации.
👉 Разработчик графического редактора прекратил продажи продукта в стране. Теперь нужно выделить время и бюджет, чтобы перейти на новое ПО и обучить ему специалистов. Чтобы минимизировать такие угрозы, важно регулярно мониторить внешнюю среду, проводить PEST-анализ и иметь запасной план на случай изменений
Позитивные риски (возможности)
События, которые улучшают показатели проекта: снижают затраты, сокращают сроки, повышают качество. Они часто возникают неожиданно. Допустим, ключевой поставщик внезапно предлагает скидку из-за перепроизводства, или новый закон отменяет процедуру маркировки, что экономит бюджет.
Для возможностей обязательно нужно продумывать план действий, чтобы суметь правильно на них отреагировать.
👉 Пост в соцсетях компании неожиданно становится вирусным — публикация набирает охваты в десятки раз выше обычного. Если команда быстро добавит ссылки, обновит рекламу и подключит коллаборации с блогерами, узнаваемость бренда и продажи могут резко вырасти
Негативные риски (угрозы)
Риски, которые мешают проекту. Они могут сдвинуть сроки, увеличить расходы и снизить качество результата. При планировании особенно обращают внимание на угрозы.
👉 Поставщик задержал доставку цемента, и стройка остановилась на три недели. Заказчик выставил штрафы, а расходы на технику и оплату простоя выросли. Чтобы такого не случилось, можно договориться сразу с несколькими поставщиками или держать запас материалов на складе
Финансовые риски
Связаны с бюджетом проекта: перерасход, недофинансирование, штрафы, скачки валютного курса.
👉 Неожиданное повышение курса валюты удорожает закупку ингредиентов. В итоге придётся увеличивать цены на конечный продукт, а это приведёт к репутационным рискам и оттолкнёт покупателей. Если бы менеджер заранее зафиксировал цены в договоре, убытков и негативной реакции удалось бы избежать
Технические риски
Касаются технологических аспектов проекта: разработки, интеграции, тестирования и эксплуатации. Обычно технические риски возникают из-за неопределённости, новизны или сложности технологий, а также недостатка ресурсов или знаний.
👉 Новичкам выдают устаревшую технику, которая постоянно ломается. У таких сотрудников низкая лояльность — они могут уволиться ещё на испытательном сроке. Адаптация затягивается, и нагрузка на команду не снижается. Регулярное обслуживание техники помогает снизить эти риски
Организационные риски
Возникают, когда что-то идёт не так в организации работы, а не в технологиях или внешней среде. Например, разные способы принятия решения в командах или недоработанная корпоративная культура.
👉 В проекте не распределили зоны ответственности между маркетингом и отделом продаж, что привело к дублированию задач и конфликтам. Введение матрицы RACI и регулярные встречи по статусам снизили бы эти риски
Юридические риски
Сюда относятся риски, связанные с нарушением условий контрактов и законов. Они могут привести к штрафам, судебным разбирательствам, репутационным потерям или прекращению деятельности.
👉 В рекламе использовали картинки без разрешения правообладателей, из-за чего компания получила судебный иск и требование удалить материалы. Кампания сорвалась, а компания потеряла деньги на штрафах. Если бы юристы сразу проверили права и оформили лицензии, проблем можно было избежать
Коммерческие риски
Коммерческие риски связаны с экономической ситуацией, действиями конкурентов или ошибками в финансовых расчётах. Они зависят от внутренних факторов: если не учтены издержки, неверный прогноз окупаемости, — и от внешних: изменился спрос, ценовая политика и ассортимент конкурентов.
👉 Компания готовила запуск протеиновых батончиков, но за две недели до релиза конкурент выпустил похожий продукт. Продажи были низкими, пришлось быстро менять стратегию. Этот риск можно было снизить, если бы в компании заранее проанализировали конкурентов и сделали продукт более уникальным
Человеческий фактор
Одна из самых частых категорий рисков в проектах. Сюда относятся ошибки сотрудников, текучка кадров, мотивация, конфликты в команде. Управлять такими рисками сложнее всего, потому что реакции и решения людей зависят от личных мотивов, эмоций и скрытых факторов, которые не всегда очевидны.
👉 Специалист банка ошибся при вводе данных и указал неверную сумму кредита. Не проверив информацию, он отправил её дальше, из-за чего клиент получил больше денег, чем ожидал. Банк лишился денег, отделение — репутации, а сотрудник — шансов на повышение
Экологические риски
К экологическим рискам относятся природные катастрофы (пожары, наводнения), а также экологические требования и ограничения по загрязнению.
👉 Для томатной пасты используют помидоры, которые выращивают с пестицидами и удобрениями. Из-за загрязнения почвы и воды в продукте могут появиться опасные вещества — это угрожает здоровью и может привести к штрафам. Если контролировать сырьё и производство, таких проблем можно избежать
Известные риски
Эти угрозы можно заранее предсказать и оценить, насколько они велики. Они отличаются тем, что у команды есть вся необходимая информация для их анализа: статистические данные, опыт коллег и чёткие параметры воздействия.
Такими рисками относительно легко управлять: достаточно заложить в план запас по времени и бюджет, прописать алгоритмы реагирования и назначить ответственных за мониторинг тревожных сигналов.
👉 Компания собиралась запустить новый функционал в сентябре, но летом многие ушли в отпуск — из-за этого релиз задержался. Этого можно было избежать, если бы задачи заранее распределили с учётом отпусков
Неизвестные риски
Самые опасные — их невозможно предусмотреть на этапе планирования, потому что возникают внезапно и не поддаются оценке. Например, пандемия или резкие геополитические сдвиги.
Подобные события нельзя предусмотреть стандартными методами, поэтому важно выстраивать гибкую систему управления и регулярно отслеживать внешнюю среду.
👉 Компания косметики продавала 85% продукции через duty-free и во время пандемии резко потеряла основной рынок из-за остановки перелётов. Контракты не учитывали такие риски. Развитие онлайн-продаж и партнёрств с розницей помогло бы смягчить удар
Риски на стадии инициации
На такой стадии формируют цели, обсуждают подход работы, закладывают бюджет, рассчитывают сроки и собирают команду. Если ошибиться на этом этапе, то последствия могут вылезти на следующих этапах проекта.
👉 При запуске социальной инициативы команда сосредоточилась не на той целевой аудитории. Проект не вызвал интереса и не дал нужного результата. Этого можно было избежать, если бы в команде заранее проанализировали целевую группу и учли риски в плане
Риски на стадии планирования
Это потенциальные проблемы, которые возникают из-за неполных данных, ошибок или упущений при составлении плана проекта. Они зависят от качества предпроектного анализа, опыта команды и стабильности внешней среды.
Если не учесть такие риски, могут пострадать сроки, бюджет, взаимодействие в команде и распределение задач.
👉 Команда разработки решила реализовать много функций сразу. По ходу проекта добавлялись новые задачи, архитектура усложнялась, сроки сдвигались, бюджет рос. Релиз откладывался, и конкуренты заняли нишу. Ситуации можно было избежать, начав с MVP и сосредоточившись на ключевых функциях, получая обратную связь от пользователей
Риски на стадии исполнения
Эти угрозы возникают уже в процессе реализации проекта. Они могут быть связаны с техническими сбоями, проблемами с поставками, изменениями требований заказчика.
Управлять такими рисками сложнее, чем на стадии планирования — здесь уже не пересмотришь изначальный план. Приходится быстро реагировать на ситуацию и принимать решения на ходу.
👉 Организаторы фестиваля столкнулись с задержкой поставки звукового оборудования за несколько дней до события. Найти замену в сжатые сроки оказалось сложно, и под угрозой оказалось всё мероприятие. Такие риски можно снизить, если заранее предусмотреть альтернативных подрядчиков
Риски на стадии закрытия
Это потенциальные проблемы, которые возникают при завершении работ и передачи результатов заказчику. Они могут проявиться из-за несоответствия ожиданий сторон, технических недоделок, отсутствия закрывающих документов или организационных недоработок. Такие риски особенно критичны, так как угрожают получению финальных платежей и репутации компании.
👉 К закрытию проекта несколько специалистов ушли в отпуск — это затруднило передачу закрывающих документов и взаиморасчёты. Проект был закрыт с опозданием, и компания не получила оплату в срок. Чтобы минимизировать такой риск, важно планировать кадровые ресурсы, перекрёстно обучать сотрудников, хранить документы и инструкции на общих пространствах
Для тех, у кого остались силы на саммари 🙂 Любой проект сталкивается с рисками: они так же неизбежны, как понедельники. Суперсила не в том, чтобы полностью избежать угроз, — она в способности распознать риски, подготовиться к ним и суметь гибко отреагировать.
⭐ Чем яснее команда представляет себе возможные сценарии, тем выше шансы сократить потери и прекратить некоторые риски в возможности.
Подводим итоги
🔷 Риск в проекте — это любое событие или условие, которое влияет на результат. Он превращается в возможность при позитивном сценарии и в проблему при негативном
🔷 У рисков есть несколько критериев: источник, характер влияния, степень непредсказуемости, время возникновения, область воздействия
🔷 Чтобы гибко реагировать на вызовы, нужно знать о разных видах рисков. Например, если хотим управлять внутренними рисками, стоит сосредоточиться на контроле и регламентах. А если внешними — подготовить запасную подушку ресурсов и план Б
Подписаться 
