Что такое Эффективность потока

Эффективность потока

(от англ. Flow Efficiency) — это метрика в Канбане, которая в процентах показывает, сколько над задачей активно работали и сколько она всего времени провела в системе

Когда из 10 дней работы над задачей активными были лишь два, это значит, что эффективность потока составила 20%, а 80% времени ушло на простои
и ожидание. Это как если бы курьер ехал к вам 10 дней, но всего два из них он был за рулём. Остальное время машина стояла в пробках или на стоянках.

Этот параметр показывает, где задачи долго простаивают и ожидают действий. Это сигнал: в процессе есть узкие места, которые надо проанализировать.

Чем выше эффективность потока, тем процессы более оптимизированы и тем быстрее команда доставляет ценность.

Пример использования термина Эффективность потока в управлении проектами

В IT ⬇️

«В продуктовой команде измерили Flow Efficiency для типичной задачи — создать новую функцию в мобильном приложении. Задача была в работе 14 дней, но активная разработка занимала только пять.

Анализ показал, что:

четыре дня задача ждала код-ревью (разработчики были перегружены)
три дня ожидала тестирования (очередь в QA-отделе)
два дня простаивала из-за согласования дизайна

Эффективность потока составила 35%.

Тогда команда установила лимит времени на ревью — не более одного дня. Затем добавили второго тестировщика в проект и стали проводить ежедневные стендапы, чтобы быстро решать блокеры.

Через месяц показатель вырос до 60%, а время реализации типичной задачи снизилось с 14 до восьми дней».

Что ещё нужно знать про Эффективность потока

Как считать

Эффективность потока находят по формуле:

Flow Efficiency = (Время активной работы / Lead Time) × 100%

Если задача была в работе 16 дней, но активно работали четыре дня, то Flow Efficiency = (четыре дня / 16 дней) × 100% = 25%

В цифровых Канбан-системах Flow Efficiency часто отслеживается автоматически благодаря таймерам и меткам.

Активным временем считают:

непосредственная работа над задачей — например, писать код, тесты или проектировать
ревью или тестирование, если они проходят без задержек

Простои — это время, когда задача ждёт:

согласований и проверок
очереди на тестирование или доработку
ресурсов или информации от других команд

Эффективность потока сильно зависит от сферы. В области интеллектуального труда она обычно находится в диапазоне 15–25%, а там, где есть очереди и ручная координация, может опускаться до 1–15%. При этом эффективность высоко оптимизированных процессов может достигать 40%, а в компаниях мирового уровня Flow Efficiency может быть выше 50%.

Стоит также помнить, что цифры могут вводить в заблуждение. Если карточка находится в колонке В работе, это ещё не значит, что задание выполняют без перерывов. Или же если IT-команда работает только над багами, то Flow Efficiency может и быть высокой, но ценность для бизнеса будет низкой.

Поэтому не стоит использовать Flow Efficiency как KPI. Есть парадокс: чем хуже считают время простоя, тем лучше выглядят проценты. Важно понимать, что время выполнения задачи и трудозатраты — это разные вещи.

Если говорить о цели, можно подумать, что эффективность потока в 100% — это идеальный результат. На деле же такой показатель нереалистичен и даже нежелателен: он требует полной синхронизации и не оставляет места для гибкости.

Гораздо полезнее не гнаться за идеальными цифрами, а постепенно улучшать реальные показатели. Даже если эффективность кажется средней или низкой — это не всегда плохо. Главное понять, почему она такая, и действительно ли нужно что-то менять.

Почему этот показатель важен

Причин, почему у Flow Efficiency большая значимость в управлении проектами, несколько:

Зная Flow Efficiency, менеджеры и команды видят, сколько времени уходит впустую. Это помогает убрать узкие места. Например, можно ограничить количество одновременных задач (WIP), автоматизировать рутинные переходы или наладить коммуникацию между отделами
Эффективность потока универсальна. Её применяют везде, где важно время. В IT-разработке сравнивают, сколько дней кодят и сколько ждут ревью.
На производстве смотрят, как долго оборудование работает, а сколько простаивает между сменами процессов
Применять Flow Efficiency нужно регулярно. Тогда видна динамика: становится ли показатель лучше, где появляются новые проблемные места

Как повысить

Представим, что Lead Time задачи — 30 дней. Из них активно работали над ней лишь неделю, а оставшиеся 23 дня карточка была в ожидании. Такая ситуация часто возникает в командах, где задачи, которые начали в начале спринта, зависят
от завершения других.

Чтобы повысить Flow Efficiency, логичнее сокращать не семь дней активного времени, а 23 дня бездействия. Любое сокращение времени бездействия по определению улучшит общее время цикла. Поэтому проанализировать время ожидания — это, как правило, самый простой и дешёвый способ начать исследование для улучшения процесса.

Что ещё можно сделать:

Установить WIP-лимиты. Перераспределить задачи, сократить их количество
на одного сотрудника.

Добавить ресурсы. Нанять новых специалистов на разные этапы.

Установить напоминания о сроках. В таск-менеджерах зачастую можно включать уведомления о приближающихся дедлайнах или передвижениях карточек между колонками. Оповещения приходят сотрудникам на почту, в мессенджерах или внутри системы.

Здесь работает правило: чем меньше ручных операций, тем меньше задержек.