Что такое воркфлоу
Воркфлоу
(с англ. «рабочий процесс») — это последовательность действий, которые необходимо выполнить для достижения результата.
Это своего рода схема, которая помогает упорядочить и оптимизировать работу команды. Воркфлоу позволяет чётко понять, какие задачи выполняются, кто за что отвечает и как все эти действия приводят к конечной цели.
Воркфлоу упрощает управление процессами и позволяет лучше организовать рабочие действия, минимизируя проблемы и ошибки. Он даёт возможность визуализировать процессы, упрощает синхронизацию действий внутри команды, улучшает контроль и помогает быстрее и эффективнее выполнять задачи.
Что важно знать по теме воркфлоу
Зачем нужен workflow
Главная задача workflow — помогать эффективно ставить задачи. В нём описывается весь этот процесс, чтобы никто из команды не упустил ничего важного, когда поручает дело другому сотруднику.
Также воркфлоу поможет с адаптацией к рабочим процессам. Любого сотрудника можно быстро ввести в курс дела, если он только пришёл в компанию или подхватил чьи-то обязанности, пока другой сотрудник в отпуске.
С чем ещё помогает справиться воркфлоу:
- С хаосом в процессах. Налаженный воркфлоу — про определённость, кто и за что отвечает, минимизацию потери задач и чёткие процессы. Например, в создании ПО нужно определить, когда разработчик пишет код, в какой момент тестировщик проверяет функциональность и когда DevOps-инженер разворачивает всё на сервере. Всё чётко — каждый знает свою зону ответственности, и не нужно дублировать чужую работу
- С задержками в работе из-за всевозможных проблем. Воркфлоу помогает выявить, если кто-то не выполнил задачу, справиться с «узкими местами» и перенастроить процесс работы. К примеру, если дизайнер не загрузил макеты к обозначенному сроку, система автоматически уведомит проджект-менеджера и перенесёт все зависимые задачи разработчиков, чтобы они не простаивали
- С ошибками команды. Это когда сотрудник забыл скинуть коллеге важную информацию для выполнения задачи или нарушил последовательность её выполнения. В настроенном воркфлоу такая ситуация исключена — аналитик не сможет закрыть задачу, пока не прикрепит ТЗ для разработчика
- С препятствиями в масштабировании. Хороший воркфлоу эффективен, когда нужно быстро «встроить» новых сотрудников в устоявшиеся процессы. Скажем, новый фронтенд-разработчик увидит алгоритм и возьмётся за работу: берёт задачу из колонки К работе, перенесёт её в В работе, после завершения — в Код ревью, где её проверит сеньор. А тем, кто работает давно, будет проще понять суть усложняющихся задач
Как разработать workflow
- Опиши процессы. Собери вводные — обсуди детали с командами, узнай, как выстраиваются процессы работы в разных отделах так, чтобы без проблем достигать поставленных целей
- Создай схему. Сделать такую лучше в программе для визуализации: на онлайн-досках. Например, в FigJam, Miro и так далее
- Автоматизируй процессы. Тогда схема, созданная в сервисе для визуализации, станет прикладной. Удобнее всего перенести её на Канбан-доску таск-менеджера — например, в WEEEK. Так будет проще ставить задачи, мониторить процесс их выполнения и ничего не терять
Сферы применения воркфлоу
Где ещё, кроме IT-сферы, нужен чётко налаженный воркфлоу?
Отделу маркетинга воркфлоу поможет планировать и согласовывать задачи, автоматизировать запуски кампаний и email-рассылок, анализировать KPI и в целом управлять контентом.
Воркфлоу нужен и для отдела продаж, где нужно автоматизировать обработку входящих заявок, настраивать воронки продаж, вести по ним клиентов, мониторить статусы сделок и упрощать коммуникацию между сотрудниками.
Для HR-менеджеров воркфлоу поможет автоматизировать процесс найма и онбординга новичков, управлять сотрудниками и вести кадровый учёт. В документообороте также важен налаженный воркфлоу, чтобы автоматизировать обработку, согласование, подписание и хранение документов.
И, конечно, это далеко не полный список сфер.
Подписаться 
