Что такое этапы проекта
Этапы, или стадии проекта
— это отдельные фазы жизненного цикла проекта. Они логически объединяются содержанием задач, которые надо сделать в процессе планирования, выполнения, контроля и завершения работы.
Реализация каждого проекта — путь от идеи к результату. Чтобы эффективно управлять этим движением и не сталкиваться с невыполнимым объёмом работы, жизненный цикл проекта дробят на этапы. Это процесс структурирования работы — когда каждому этапу назначают ответственных, временные рамки и содержание.
Этапы проекта ещё называют стадиями жизненного цикла. Традиционно выделяют пять этапов проекта: инициация, планирование, реализация, мониторинг и завершение.
Что ещё надо знать про этапы проекта
Согласно Своду знаний по управлению проектами (PMBOK), выделяют пять этапов жизненного цикла управления проектом: инициация проекта, планирование, реализация, мониторинг и завершение.
Ниже кратко описали главное для понимания сути пяти этапов проекта.
Инициация. Стадия, когда проект существует пока только в виде идеи — он ещё не утверждён и не запущен. Инициатором может быть один человек или небольшая группа лиц, которые хотят получить уникальный результат, готовы приложить силы для его получения или выделить ресурсы.
На этом этапе к проекту привлекается ограниченная по составу и количеству команда. Она определяет ключевые выгоды от проекта, в общих чертах прорабатывает бизнес-логику, выделяет ключевые результаты и критерии успеха.
Важный шаг этапа инициации — выбор, запускать проект или нет. Если принимается решение о запуске проекта, то он переходит на следующий этап.
Планирование. Второй этап жизни проекта. На этом этапе команда составляет детальный план-график проекта — настолько подробный, насколько это возможно.
Участники проекта отвечают на набор следующих вопросов:
- В чём цель проекта? Какие ключевые результаты хотим получить?
- Какие у нас будут ключевые показатели эффективности (KPI)?
- Какой бюджет? Какая нам нужна команда? Какие сроки нам ставятся?
- Какие могут быть риски? Как нам их описать и как подготовиться к ним?
- Какие контрольные точки нужно пройти, чтобы получить финальный результат?
- Какие задачи будут ставиться по каждой контрольной точке?
Команда расширяется, в ней появляются ответственные за поставку конкретных результатов люди.
Назначаются сроки всего проекта — и контрольных точек внутри него. Из этих контрольных точек формируется план-график работ по проекту. На нём отражены промежуточные результаты.
Здесь появляется структурная декомпозиция работ (WBS) — фактически это схема, где отражены крупные результаты проекта, разделённые на промежуточные результаты, а те в свою очередь на отдельные задачи.
Отдельные задачи распределяются между исполнителями, им назначается дедлайн. Задачи фиксируются в общем инструменте для контроля задач — таск-менеджер или таблица.
☝️ В некоторых подходах структурную декомпозицию работ называют дорожной картой. Из неё формируется и планируется бэклог, а бэклог в свою очередь дробится на отдельные спринты.
В зависимости от подхода и методологии проекта, работа планируется детально или циклично — когда детально продумывается только первый цикл, а последующие разбираются непосредственно перед началом.
После успешного прохождения этапа планирования команда приступает к реализации и мониторингу — это два следующих этапа, которые идут в связке.
Выполнение. На этом этапе команда реализует объём и содержание проекта. Проект планомерно продвигается по плану-графику работ. Команда реализует задачи, заинтересованные лица принимают промежуточные результаты, а ответственные управляют рисками.
Здесь команда проекта одновременно работает с этапом мониторинга.
Мониторинг. Этот этап проекта заключается во всестороннем контроле. Контролируется буквально весь ход работы по проекту — контроль и приём промежуточных результатов, расхода ресурсов, возникающих рисков.
Здесь ответственные за реализацию проекта люди следят, чтобы работа шла в срок, команда не перерабатывала, а все действия действительно вели к главной цели.
Наконец, когда проект пройдёт четыре этапа, наступает пятый — завершающий.
Завершение. Это финальный этап проекта.
Результаты проекта сдаются заинтересованным лицам — сначала руководителям внутри проекта, затем внешним: стейкхолдерам и заказчикам. Те в свою очередь принимают проект согласно выделенным критериям приёмки. Если проект соответствует критериям — проект завершается, а если нет — отправляется на доработку.
Команда не только сдаёт проект, но и проводит ретроспективу — то есть оценивает всю проделанную работу: что получалось, что потребовало особых усилий, какие риски произошли, с какими проблемами команда справилась, а какие не учла.
Ещё один важный шаг этапа завершения проекта — архивирование проектной документации. Чем аккуратнее будут зафиксированы детали прошедшего проекта, тем лучше для будущей работы проектной команды.
В документах по проекту должны быть зафиксированы результаты, исполнители, успешные решения, проблемы, риски. Это позволит собрать историческую информацию о проекте и учесть её в будущих проектах. Проектная документация вместе с технической дублируется для принимающих лиц.
Итоги ключевых результатов и использованных ресурсов фиксируются в отчётах. Одна версия передаётся заинтересованным сторонам, вторая подшивается в проектную документацию.
В некоторых случаях на этапе завершения проекта начинается постпроектная активность — или обслуживание проекта. Иногда для этого выделяются отдельные люди. Так чаще всего бывает с цифровыми продуктами, созданными в ходе проекта.
Поэтапная реализация позволяет держать под контролем проекта, так как изначально команда имеет дело с огромной задачей с множеством переменных. Дробление работы на этапы проекта позволяет последовательно переключать фокус и контролировать изменения.
Этапы проекта могут различаться по продолжительности и сложности — здесь невозможно выделить универсальные критерии. Причём для некоторых проектов пятый этап проекта — завершение — может вовсе не закончиться. В этих случаях происходит постоянное постпроектное обслуживание продукта. Для этого выделяется отдельная команда, а обслуживание проекта выводится за рамки проектной команды.
Подписаться 
