Что такое фаза проекта
Фаза проекта
— так называют один из этапов жизненного цикла проекта. По фазам можно ориентироваться, достигнуты ли цели проекта и выполнены ли ключевые задачи.
Понятие «фаза проекта» начал использовать в прошлом веке Генри Гантт для систематизирования управления проектами. Для этого он разработал Диаграмму Ганта.
Большой вклад в развитие термина в проектном управлении внём Институт Управления Проектами (PMI). В 1996 году там разработали «Свод правил по управлению проектами» — PMBOK. В нём работу над проектами начали делить на пять этапов, или фаз.
Что ещё нужно знать про фазы проекта
Фаза проекта обычно включает:
- Задачи, выполнив которые можно достигнуть поставленных результатов
- Вехи проекта (или майлстоуны), которые помогают отслеживать прогресс работы и двигаться в нужном направлении
- Критерии, опираясь на которые можно переходить к следующей фазе проекта
Вот те самые пять фаз, которые помогут эффективно управлять проектом.
- Инициация — на этом этапе разрабатывают задачи и цели проекта, определяют выгоды, выявляют, что нужно для реализации проекта, назначают ответственных и собирают команду, составляют устав проекта. Формируется понимание, как проект и его результаты будут оцениваться
- Планирование — здесь определяют участников проекта и зоны их ответственности. Для этого проще всего пользоваться матрицами RACI и DACI. Дальше расписывают необходимый бюджет и критерии успеха, составляют дорожную карту и подробный план работы, оценивают риски и рассчитывают запас ресурсов. И наконец — проводят организационную встречу, где презентуют готовый план
- Исполнение — на этом этапе важно следить за сроками, синхронностью выполнения задач и общением внутри команды, решать проблемы, при необходимости вносить изменения в план проекта. Чем подробнее был составлен план, тем проще команде будет его реализовывать!
- Мониторинг и контроль — здесь важно следить, чтобы своевременно сдавались все части работы. Ещё нужно контролировать ресурсы — хватает ли людей, времени и бюджета. На каждом этапе работы поддерживайте полную прозрачность процессов — это поможет вовремя чинить сломавшееся и вносить корректировки в план. Этапы реализации и мониторинга работ проходят не последовательно, а одновременно
- Завершение — когда проект готов, нужно собрать отчёты, подготовить и согласовать финансовую оценку проекта, подписать закрывающую документацию и презентовать результат работы заказчику
Придерживаясь этих пунктов, можно минимизировать хаос во время управления проектом.
И наконец, важно иметь в виду подход и методологию, по которым работает команда.
Например, в каскадном подходе Waterfall и методологии PRINCE2 принято придерживаться строгой последовательности выполнения фаз. Пока не будет закончена одна фаза, приступать к следующей нельзя. Ещё нужно детально планировать бюджет и все фазы до начала проекта — потом это будет уже невозможно.
Если команда работает по Scrum или Канбан, то ей свойственна итеративность, когда фазы по необходимости повторяются во время работы спринтами. Планировать работу можно гибко — то есть ближайшую итерацию. Также возможно работать параллельно над разными фазами проекта и менять их содержание.
Где и как употребляется термин фаза проекта
Планирование и управление проектами
«Впереди у нас заключительная фаза проекта! По её итогам мы проведём ретро и оценим результаты работы».
«Мы разделили проект на фазы, чтобы тщательнее следить за выполнением задач и выполнять их в срок».
«Наша команда работает по Agile. Там одна итерация может рассматриваться как отдельная фаза проекта со своими критериями и метриками».
Общение внутри команды
«Мы находимся на промежуточной фазе проекта. Сейчас как никогда важно придерживаться тайминга и не задерживать выполнение и согласование задач».
«На этой фазе проекта мы запрашиваем фидбэк пользователей приложения. Это поможет нам докрутить наш продукт до ума».
«Коллеги! Если мы задержимся на этой фазе проекта, то придётся переносить все дедлайны. Сегодня 28 февраля, значит, ровно через месяц у нас релиз приложения».
«Доброе утро! Завтра у нас защита финальной фазы проекта, так что подготовьте, пожалуйста, отчёты для презентации заказчикам».
В отчётах и анализе рисков
«Мы обязательно отметим в бюджете всевозможные риски, которые выявили во второй фазе проекта».
«Избежать серьёзных ошибок на этапе реализации продукта нам поможет планирование — вторая фаза проекта».
«К сожалению, эта фаза проекта нуждается в больших ресурсах, чем мы думали. Имейте в виду, что это отразится на бюджете».
Инструменты и документация по управлению проектами
«В таск-менеджере у нас есть отдельные колонки для каждой фазы проекта. Это помогает отслеживать прогресс работы».
«Диаграмма Ганта показывает взаимосвязь между разными фазами проекта и то, как они зависят от ресурсов».
«В документации подробно описана каждая фаза проекта, её цели, задачи и критерии выполнения».
В неформальном общении
«Погодите, мы только-только приступили к первой фазе проекта. Так что пока ещё многое непонятно».
«После стольких месяцев работы приятно видеть, как очередная фаза проекта приближается к завершению».
«Эта фаза проекта самая сложная, но когда мы ее пройдём, дальше будет проще».
В учебных материалах
«Студенты, обратите внимание, что каждая фаза проекта имеет свои ключевые показатели эффективности, которые служат критериями для перехода к следующему этапу».
«В практическом задании нужно будет спланировать фазу проекта “Исследование пользовательского опыта” для разработки мобильного приложения».
«Мы работаем по методологии PRINCE2. В ней фазы проекта завершаются оценкой результатов, а потом мы будем решать, насколько целесообразно продолжать работать над проектом».
«Имейте в виду, что на экзамене вас могут попросить описать, что входит в фазу проекта “Инициация”, а также объяснить, как она повлияет на успех проекта в целом».
Подписаться 
