Что такое Подзадача

Подзадача

(англ. subtask) — это меньшая, более конкретная часть основной задачи

Если задача «Организовать конференцию» — это крупный проект, то подзадачами будут «Выбрать площадку», «Пригласить спикеров», «Разработать программу», «Организовать трансляцию» и т. д. Всё это конкретные шаги к главной цели.

В управлении проектами подзадачи помогают разбить большие и сложные задачи на понятные, выполнимые шаги. Это делает планирование проще, а контроль — нагляднее.

Подзадачи остаются связаны с основным заданием, поэтому команда видит, кто за что отвечает и как всё складывается в общую картину. Такой подход помогает распределять работу, повышает прозрачность процессов и помогает проекту двигаться по плану.

Пример использования термина Подзадача

В разработке ПО ⬇️

Техлид Сергей разбил задачу «Добавить авторизацию через соцсети» на технические подзадачи: «Интегрировать SDK Facebook», «Настроить OAuth для Google», «Добавить обработку ошибок», «Протестировать сценарии входа». Благодаря такому подходу джуны могли брать понятные им субтаски, а сеньоры контролировали архитектурные решения.

В IT ⬇️

Проджект-менеджер Ксения использовала подзадачи для создания важной презентации для инвесторов. Вместо одной задачи «Подготовить презентацию» команда создала конкретные компоненты:

Собрать статистику за 2024 год

Подготовить финансовые графики

Написать текст выступления

Сверстать слайды в корпоративном стиле

Провести репетицию доклада

Каждый из них назначили профильному специалисту — аналитик готовил данные, дизайнер работал над визуалом, копирайтер писал текст. Такой подход позволил завершить работу за три дня вместо запланированных пяти и избежать аврала в последний момент.

Что ещё нужно знать про Подзадачу

Зачем нужны

Точно так же, как задачи декомпозируют проекты, подзадачи превращают сложные, составные рабочие элементы в множество простых. Это нужно, чтобы:

✅ Повышать управляемость: объёмные карточки часто пугают. Чем меньше задача, тем меньше тревожность у сотрудников. Производительность же наоборот выше

✅ Чётко распределять работу: субтаски позволяют руководителям распределять таски между членами команды в зависимости от их навыков и доступности. Такая точность гарантирует, что каждый участник чётко понимает свои обязанности

✅ Улучшать контроль: при проверке можно анализировать каждый небольшой шаг отдельно. Такая детализация помогает своевременно выявлять узкие места, а также оперативно корректировать процесс

✅ Повышать видимость развития: субтаски делают объёмные таски более обозримыми. Когда у каждого члена команды есть конкретные подзадачи, сотрудники могут полностью сосредоточиться на своей работе. При этом они видят, как их часть связана с общим проектом. Каждый участник знает, какой именно вклад он вносит в общий результат

✅ Планировать реалистичнее: дробление карточек на фрагменты помогает адекватнее оценивать трудозатраты, ресурсы, сроки. Руководители, понимая все нюансы работы, составляют более точные планы, а также реже выходят за рамки бюджета

✅ Обеспечивать качество: когда каждый в команде сосредоточен на своём конкретном вопросе, он может решить его на должном уровне

Как создавать подзадачи

Они делают управление проектом более предсказуемым. Покажем, как правильно их создавать.

1. Сначала необходимо определить результат, то есть перечислить всё, что нужно для завершения проекта. Результаты должны соответствовать цели проекта. Для этого нужно убедиться, что все задачи поставлены чётко, а в карточках есть вся нужная информация. В этой статье рассказали, из чего должна состоять задача.

2. Разбить таски на части. Понять, какие рабочие элементы можно дробить, а какие нет. Если задание может выполнить один человек в течение определённого времени без перерывов, то его, вероятно, не нужно разбивать. Однако задания, требующие различных навыков и больше времени, следует разделить.

3. Определить, а затем назначить подзадачи. У каждой должна быть цель, небольшой объём, результат. Когда их обозначили, нужно отдать субтаски соответствующим членам команды.

4. Установить зависимости. Выяснить, связаны ли элементы — какие нужно закончить перед началом новых.

5. Оценить время, ресурсы для выполнения каждой подзадачи. Это нужно, чтобы составить график проекта с реалистичными дедлайнами.

6. Отследить прогресс по каждому элементу. Постоянный мониторинг поможет своевременно выявлять любые проблемы, менять детали по ходу проекта.

Особенности работы с подзадачами

При работе с ними могут возникнуть следующие проблемы:

❗️ Раздробили на слишком много мелких частей и потеряли контроль, либо наборот ушли в микроменеджмент.

💡 Решение: свериться с глобальной целью и поделить таск на компоненты, только когда это действительно нужно. Субтаск на 15 минут создаёт лишнюю бюрократию.

❗️ Исполнители разных подзадач одной задачи не знают, кто что делает.

💡 Решение: создавать совместные рабочие пространства с уведомлениями.

❗️ Эффект домино: задержка одного субтаска сдвинула сроки других.

💡 Решение: заранее определить зависимости между подзадачами.

С проблемами разобрались. Теперь несколько дружеских напоминаний от нас для грамотной работы с субтасками: