Что такое портфель проектов

Управление портфелем нужно, чтобы:

Главная цель портфеля проектов — чтобы все проекты соответствовали стратегии, были в балансе друг с другом и укладывались в доступные ресурсы.

Пример использования термина портфель проектов

Университет начал цифровизацию, чтобы опередить своих конкурентов. В портфель проектов вошли онлайн-курсы, виртуальная лаборатория, AI-тьютор и модернизация библиотеки.

Но из-за нехватки координации руководители перегрузили IT-отдел и оставили недовольными преподавателей. Чтобы решить проблемы, команда провела аудит портфеля проектов: объединили дублирующие проекты, встроили AI-тьютора в платформу курсов и собрали кросс-функциональные команды.

Так, через год, университет достиг ожидаемых целей: онлайн-курсы привлекли 10 000 иностранных студентов, виртуальная лаборатория позволила проводить эксперименты удалённо. А сэкономленные 10 млн рублей направили на стипендии. 

Что ещё нужно знать про портфель проектов

Компания — это путешественник, а портфель проектов — её чемодан. В чемодане есть всё необходимое: карта (стратегические цели), инструменты для выживания (текущие задачи) и даже что-то экспериментальное (инновации).

Если чемодан собран правильно, путешествие будет успешным. Если нет — велик риск заблудиться. А если в чемодане много ненужного — протаскивать огромный вес впустую.

И чем опытнее становится путешественник, тем лучше содержимое его чемодана. Он отлично понимает, что стоит брать с собой в следующий раз, а что надо выкидывать как ненужное.

Как появилась концепция портфеля проектов

Концепция портфеля проектов появилась во второй половине XX века. В то время крупные корпорации столкнулись с необходимостью выбирать между множеством инициатив при ограниченных ресурсах. Уже в конце 1950-х появились первые методы управления проектами, такие как PERT и CPM, однако они были сосредоточены на управлении отдельными проектами.

К концу 1980-х управление портфелем проектов оформилось как самостоятельная дисциплина. Задачей стало не только отбирать проекты, но и обеспечивать баланс рисков, ресурсов и сроков.

С развитием Agile-подходов в начале 2000-х и активной цифровой трансформацией с середины 2010-х подходы к управлению портфелями стали более гибкими. IT-компании научились быстрее реагировать на изменения и адаптировать свои портфели. Инструменты вроде Jira и Microsoft Project упростили планирование и отслеживание проектов, а позже — и автоматизировали сбор данных.

Сегодня управление портфелем проектов становится важным элементом бизнес-процессов во многих сферах. Оно помогает согласовать проекты со стратегическими целями, поддерживать инновации и повышать операционную эффективность.

Что входит в портфель проектов

Портфель проектов состоит из нескольких ключевых аспектов, помогающих компании быть эффективной. Сюда входят:

Отдельные проекты — это временные инициативы, направленные на достижение конкретных целей. Например, разработка нового продукта или запуск маркетинговой кампании. Каждый проект в портфеле имеет свои сроки, бюджет и команду.

Стратегические цели — это ключевые направления развития компании, которые она хочет достичь в долгосрочной перспективе. Все проекты в портфеле должны быть привязаны к этим целям. Например, стратегической целью может быть увеличение прибыли на 20% за год. Проекты, помогающие достижению этой цели, включаются в портфель.

Ресурсы — это всё, что нужно для выполнения проектов: люди, финансы, оборудование, технологии и т. д. Управление ресурсами — важная часть работы с портфелем проектов. Нужно правильно распределить ресурсы между проектами — это обеспечит их успешное выполнение.

Приоритеты — это система определения важности проектов и очерёдности их реализации. Не все проекты одинаково важны для компании. Некоторые могут быть приоритетнее и требовать больше ресурсов.

Риски — факторы неопределённости, которые могут повлиять на достижение целей проектов: как негативно (угрозы), так и позитивно (возможности). Например, задержка поставок или неожиданный рост спроса.

Контроль исполнения на уровне портфеля — регулярная оценка статуса проектов с точки зрения прогресса, рисков и соответствия стратегии, а также выявление отклонений по срокам, бюджету и результатам.

Финансовые показатели — это бюджеты, затраты, окупаемость и рентабельность проектов. Они помогают понять, насколько эффективно используются ресурсы, и решить, продолжать ли проекты или прекратить их. Например, если проект не приносит ожидаемой прибыли, его могут закрыть или пересмотреть его параметры.

В чём цель концепции портфеля проектов

Главная цель портфельного управления — правильно делать правильные вещи, то есть выбирать и реализовывать только те проекты, которые действительно соответствуют стратегии компании и приносят ей максимальную ценность.

Вот как это работает:

Согласование с целями компании. Если бизнес стремится лидировать в сегменте, в портфель добавят проекты, улучшающие качество продукта и маркетинга. Например, если цель компании — сократить расходы, в портфель попадут проекты по оптимизации логистики и снижению затрат

Оптимизация ресурсов. Деньги, люди и время — всё это ограничено. Портфель помогает не распыляться. Например, не запускать одновременно три похожих IT-проекта, которые перегрузят разработчиков

Контроль рисков. Для оценки проектов используют как финансовые метрики (например, ROI, NPV), так и риск-показатели: вероятность наступления риска, степень влияния, общий риск-профиль проекта. Это позволяет управлять общим уровнем риска в портфеле — например, сочетать амбициозный стартап в новой нише с проектами по оптимизации текущих процессов

Прозрачность. Руководители получают полную картину состояния портфеля: на какой стадии находятся проекты, где отклонения, какие ресурсы задействованы. Это помогает оперативно принимать решения и корректировать курс

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться