Что такое приоритет
Приоритет
— это уровень важности и срочности, присвоенный задаче. Чтобы достичь цели, необходимо браться сначала за те, что наиболее важны, а после — те, что могут подождать
Процесс расставления приоритетов называют приоритизацией. Приоритизация задач позволяет сфокусироваться на том, что важнее именно сейчас, не распыляя ресурсы и силы.
Например, команда разработчиков доделывает большую фичу, но в продукте внезапно находится уязвимость. В такой ситуации нужно мобилизовать все силы на устранение горящей проблемы — она будет приоритетом.
Что важно знать о приоритетах
Приоритизация всегда про системную работу. Иначе нельзя качественно сфокусироваться на действительно важных задачах, оптимизировать ресурсы и включённость каждого сотрудника.
Вот, что включает в себя приоритизация:
- Оценку важности задачи — чтобы понять, насколько она может оказать влияние на результат проекта
- Степень срочности задачи — чтобы сориентироваться, насколько быстро нужно взяться за задачу и выполнить её
- Сравнение задач между собой — невозможно каждой дать приоритет «СРОЧНО»
- Принятие решений — чтобы непосредственно распределить порядок задач
- Учёт ограничений, такие как время, бюджет и загруз сотрудников
- Обновление приоритетов, когда цели компании или отдельной команды меняются, допустим, после финального ревью заказчика
Почему так важно приоритизировать задачи
- Чтобы сотрудники не тратили свои силы без разбора
- Чтобы время уходило на то, что реально повлияет на результат
- Чтобы команда работала продуктивнее
- Чтобы выполнение задач шло спокойнее — без «адских пожаров», когда результат был нужен ещё вчера
В распределении приоритетов важно ориентироваться на объективные данные, а не личные хотелки. Субъективная важность задач часто преувеличена, а сроки взяты из головы. Чтобы избежать этого, подкрепляйте решения фактами.
А ещё важно время от времени проводить аудит приоритетов, то есть пересматривать их. То, что ещё вчера было с пометкой «СРОЧНО», сегодня может потерять актуальность.
Как расставить приоритеты
Шаг 1. Собери задачи
Место, где хранятся все задачи проекта, называют бэклогом. Ещё есть бэклог спринта — это задачи, выбранные к работе в конкретный отрезок времени.
В идеале задачи в бэклоге должны быть примерно одного масштаба — сложно сравнить приоритетность задач «Провести тестирование продукта» и «Написать Сергею по баннеру». Для этого объёмные задачи можно декомпозировать.
Удобнее всего работать с задачами в таск-менеджерах: там можно быстро добавлять и удалять задачи, назначать им даты и приоритетность, перемещать по этапам работы.
Шаг 2. Оцени задачи
Для базовой оценки задачи можно задать такие вопросы:
- В чём конкретная польза для проекта от выполнения этой задачи?
- Можно ли выполнить эту задачу позже? Есть ли крайний срок, обоснованный фактами?
- Какие ресурсы понадобятся для выполнения этой задачи? Они уже имеются?
Шаг 3. Используй метод приоритизации
Есть специальные техники, которые помогают систематизировать приоритизацию задач:
- Матрица Эйзенхауэра — разделение задач на четыре группы по сочетанию срочности и важности
- MoSCoW — метод, где задачи или фичи продукта распределяются на категории Must Have (обязательные), Should Have (желательные), Could Have (возможные) и Would Have (дополнительные)
- ABC-анализ — похожая, но более простая техника с тремя категориями. А — критичные, B — желательные, C — сделаем по возможности.
👉 Больше о других техниках приоритизации
Шаг 4. Организуй встречу с командой
Если приоритеты определяются совместно с командой, нужно провести соответствующую стратсессию. Если приоритеты распределяет владелец продукта или менеджер проекта, встреча всё равно нужна — чтобы донести приоритеты до команды с помощью фокусированной коммуникации.
❗️Лучше доносить до команды не только приоритеты задач, но и почему они расставлены именно так. Это повысит осведомлённость и мотивацию, а ещё поможет членам команды самим приоритизировать входящие задачи
Шаг 5. Пересматривай приоритеты
В любом проекте нужно время от времени пересматривать приоритеты. Частота зависит от уровня рисков и неопределённости: чем они выше, тем чаще нужен аудит приоритетов. Главное, чтобы изменения в приоритетах вовремя доходили до всех заинтересованных лиц.
Подписаться 
