Что такое проектная документация
— это набор документов, которые описывают важные аспекты проекта: цели, процессы, сроки, бюджет и результаты. Это основа для планирования, контроля и коммуникации в команде
Документы проекта включают устав, содержание (Scope), план, отчёты и другие материалы. Это не бюрократия, а способ зафиксировать договорённости, избежать недопонимания и сохранить историю принятых решений.
Без чёткой документации даже небольшой проект рискует превратиться в хаос: задачи теряются, сроки срываются, а команда выясняет детали вместо работы.
Количество проектной документации зависит от сферы. В IT её минимизируют, оставляют только ключевые артефакты. В строительстве же документов больше — они становятся юридически значимыми.
Что ещё нужно знать про проектную документацию
На старте проекта всегда готовят три основных документа 👇
Когда руководитель проекта получил все вводные, он разрабатывает устав. Это «конституция» проекта, которая подтверждает старт работы и даёт менеджеру право пользоваться ресурсами компании для задач.
Дальше работают над содержанием проекта (Sсope). Задача этого документа расширить устав и более детально описать, из чего состоит проект, где его границы (что входит и не входит в проект) и какие ожидаются результаты.
Потом идёт план. Он помогает структурировать проект: разбить его на этапы, определить задачи, сроки и ресурсы. Без него команда может теряться в хаосе и не понимать, с чего начать и куда двигаться.
И уже на основе устава, содержания и плана составляют сметы, бюджет, отчёты и другие материалы.
Ещё есть бизнес-кейс. Это документ, который обосновывает целесообразность проекта: зачем он нужен, какие выгоды принесёт бизнесу и во сколько обойдётся. Именно на основе бизнес-кейса составляют устав.
Всю информацию, как управлять проектами и составлять проектную документацию в том числе, можно найти в «Своде знаний по управлению проектами» (PMBoK). Это настольная книга проджект-менеджера или тимлида, которую выпускает Институт управления проектами (PMI).
Почему PMBoK важен для проектной документации?
- Описывает, какие документы используются в управлении проектами, их содержание, цель каждого документа, в какой момент проекта они создаются или обновляются
- Помогает разрабатывать детализированный план управления проектом, который охватывает все области знаний: от управления сроками и бюджетом до коммуникаций и рисков
- Это международный стандарт. Если документация построена по его принципам, она будет понятна любому сертифицированному специалисту
❗Важно помнить: каждая организация и проект может устанавливать свои форматы, стандарты и требования к документации
5 групп процессов любого проекта по PMBoK: действия и документация
PMBOK описывает 5 групп процессов, которые охватывают весь жизненный цикл проекта — от идеи до завершения.
Каждая группа охватывает свой этап проекта и включает действия и документы, которые помогают двигаться к цели ⬇️
Инициация. Это старт проекта. Здесь формулируют цели, оценивают целесообразность проекта, определяют ключевые требования и создают тот самый устав проекта.
Планирование. На этом этапе детально прорабатывают план управления проектом, включающий стратегии по срокам, бюджету, качеству, рискам, коммуникациям и другим аспектам. План может пересматриваться по мере развития проекта.
Исполнение. Собранная команда воплощает проект в реальность. Менеджер координирует работу, обеспечивает ресурсы, управляет коммуникацией и взаимодействием с заинтересованными сторонами.
Мониторинг и контроль. Это процессы, которые идут параллельно с исполнением и помогают отслеживать выполнение плана, контролировать качество, сроки и бюджет, а также вносить корректировки при необходимости.
Завершение. Проверяют, соответствует ли результат целям, передают его заказчику и закрывают проект. В конце составляют отчёты и архивируют материалы.
🤓 PMBoK — это набор инструментов, а не строгая инструкция. Его нужно адаптировать под конкретный проект, команду и методологию
Правила работы с документацией
Поделимся несколькими советами, которые помогут держать документацию в порядке. Итак, что стоит сделать:
- Использовать шаблоны — это ускорит подготовку документов
- Хранить в одном месте — подойдут облачные сервисы
- Обновлять регулярно — устаревшие данные опаснее их отсутствия
- Делить на части: основные данные — в тело документа, технические детали — в приложения
Частые ошибки в работе с проектной документацией
Даже опытные команды иногда ошибаются при работе с документацией. Вот самые распространённые промахи 👇
- Документы пишут «для галочки» — тогда они не помогают, а мешают
- Не актуализируют — устаревшие данные приводят к ошибкам
- Усложняют — 50 страниц ТЗ никто не читает. Лучше разбить на части. Но стоит помнить, что и 20 вложенных папок никто не любит
💡 Рекомендация: можно начать с минимального набора документов и добавлять новые по мере роста проекта. Скажем, для небольшой задачи хватит устава и чек-листа
Подписаться 
