Что такое таск-менеджер и как выбрать подходящий сервис

Рулить проектом всё равно что дрейфовать в океане. Если пересадить команду на борт надёжного таск-менеджера, можно следить за всеми процессами в одном месте, справедливо распределять нагрузку и разгружать голову и расписание для новых классных идей. 

Причаливаем в порту WEEEK, чтобы скорректировать маршрут и обсудить:

Полный вперёд!

Что такое таск-менеджер и зачем он нужен

Планировщик задач пригодится, чтобы гибко настроить все процессы под конкретный бизнес, а значит — больше успевать, стимулировать коллектив развиваться и расти
в прибыли.

Вот пара примеров, как используют трекер задач:

🌿 У Антона и его жены небольшой бизнес по выращиванию микрозелени. Работа с растениями налажена, а вот с заказчиками сложнее: кафе и рестораны заказывают разное количество лотков и приезжают за ними в разное время, приходят новые частные клиенты. 

К тому же Антон запустил продажу наборов для выращивания зелени на подоконнике и нужно наладить отправку заказов. Семья заводит задачи в планировщике задач, ставит дедлайны по выдаче заказов, общается с клиентами через CRM и начинает успевать больше.

💼 Юлия руководит направлением в отделе маркетинга крупного производства автомобильных запчастей. Внутренние задачи её команде ясны, но согласования
и доработки на уровне отдела ведутся через электронную почту, и важные детали теряются в потоке. На совещании Юлия предлагает попробовать внедрить менеджер задач для всего отдела, чтобы каждый видел свой участок работ и общий прогресс. 

Через месяц руководитель производства предлагает другим отделам перенести свои задачи в этот же планировщик: его вдохновили рост продуктивности маркетинга и успешная сезонная кампания.

Если ты пока сомневаешься, тест подскажет, нужен ли тебе таск-менеджер. Проходи его и возвращайся — или сразу поплыли дальше 🚢 

Чем таск-менеджер отличается от календаря, заметок и CRM

Возможно, ты уже думаешь: «Зачем мне сложная система с разными настройками, когда я уже всё записываю в календарь / CRM / любимый блокнот с Ктулху?» Безусловно, эти инструменты тоже полезны, но работают по отдельности — а трекер задач собирает и усиливает их функционал. Заодно чётко показывает, кто
и что делает, чтобы команда шла курсом к успеху, а не к выгоранию.

Давай разберёмся в ключевых отличиях. Спойлер: всем этим ребятам лучше не соперничать на твоём рабочем столе, а сотрудничать 😉

Таск-менеджер vs календарь

Расписать дела по датам, подписать комментарии и закинуть ссылки на созвоны действительно удобно. Но это лишь одна из граней повседневной работы. Календарь не покажет ни сотруднику, ни руководителю, выполнены ли намеченные дела, состоялись ли встречи и как всё это повлияло на прогресс проекта.

Таск-менеджер vs заметки (notes)

И бумажные, и электронные записи подходят, чтобы накидать примерный план работ и «выгрузить» идеи из головы. Мало будет сделать из этого массива данных красивые списки — их нужно будет регулярно перечитывать и переписывать, чтобы ничего не забыть. 

В менеджере задач легко сделать всё то же самое, но при этом сразу рассортировать мысли по группам: в бэклог, срочные и несрочные дела.
И прикрутить к каждому сроки с напоминаниями 🔔

Таск-менеджер vs to-do list

Список дел с чекбоксами — удобная штука, когда нужно последовательно сделать несколько небольших задач в одиночку. Например, обзвонить несколько спикеров предстоящей конференции, чтобы подтвердить их участие и темы выступлений. Или выполнить вечерние дела по списку, чтобы следующим утром быстрее включиться
в дела. 

Трекер задач может больше: сохранит твои чек-листы по сценариям, напомнит о делах через интеграцию с календарём, укажет на приоритеты, а заодно покажет, что в работе у коллег.

Таск-менеджер vs проект-менеджмент-система

Тут первый вариант проигрывает второму по масштабам — но в работе ценны оба, просто для разного круга задач. Условно говоря, таск-менеджер — часть флотилии, которая отвечает за своевременное выполнение текущих дел. А система проект-менеджмента — целая флотилия с кораблями «Бюджетирование», «Управление рисками», «Аналитика KPI» и другими. 

Если компания небольшая и процессы стандартизированы, ей хватит таск-менеджера, если крупная и с планами долгосрочного развития — система пригодится больше 💡

Таск-менеджер vs CRM

CRM не зря расшифровывается как customer relationship management, то есть управление отношениями с клиентами. В этой системе фокус внимания направлен вовне команды — на клиентскую базу, воронку продаж, поддержание долгосрочных отношений с клиентами и аналитику. 

В свою очередь, таск-менеджер работает внутри команды — чтобы вовремя
и в надлежащем качестве производились те товары и услуги, за которыми приходят клиенты.

Таск-менеджер vs трекер времени

Здесь второй инструмент — в первую очередь про контроль времени, отведённого на задачи, и аналитику этих затрат. Таск-менеджер регулирует более широкий круг вопросов: сколько задач в принципе, какие между ними взаимосвязи, кто и когда должен их выполнить, какие материалы и документы используются в процессе. Эти двое, как и во всех предыдущих примерах, лучше работают вместе 🤝

Держи сводную таблицу, чтобы быстро сопоставить разные варианты ведения задач:

Какие функции бывают в таск-менеджерах

Пока есть попутный ветер, давай подробнее изучим возможности системы. Эти знания пригодятся, когда будешь выбирать свою 😎

Задача, подзадача, чек-лист

Отдельная карточка внутри проекта или подпроекта, синхронизированная
с календарём, контент-планом, CRM и другими сервисами. В трекере задач можно указать исполнителей и дедлайны, прикрепить ТЗ, дать ссылки на инструкции
и другие материалы для работы. Кстати, в WEEEK подзадачи автоматически оформляются как чек-лист.

Статусы задач

Они показывают, на каком этапе находится работа: ещё не начата или в самом разгаре, ждёт проверки или уже готова. Чтобы статусы были понятны всей команде, договоритесь в начале использования менеджера задач, что они означают для вас. Например, статус «Пауза» кто-то поймёт как вынужденную остановку — а другой решит, что от него ждут обратную связь.

Дедлайны, напоминания, повторяющиеся задачи

Эти функции объединяет то, что для них в менеджере задач легко задать уведомления наперёд: до конца сроков проекта, на месяц или на год сразу. Общие напоминания и цикличные задачи могут спланировать тимлид или проджект-менеджер, уведомления по конкретным подпроектам и подзадачам — руководители направлений. Настроек на 10–15 минут, а пользы на недели 😉

Теги, приоритеты

Вместо маркеров, но такие же красивые и полезные. Теги в карточках задач помогают распределить дела по группам и проектам. А приоритеты нужны, чтобы исполнителям было проще решить, за что браться в первую очередь.

Фильтры, поиск

Немного пересекаются с тегами — тоже помогают быстро поднять архив материалов по одной теме, проекту или команде. Фильтры отсекают лишнее по заданным параметрам, а поиск поверит тебе и будет копать, где скажешь 🪏

Комментарии, упоминания

Кричать напарнику с мачты, как и дёргать сразу всех в общих чатах, больше не обязательно. В таск-менеджере можно призывать к ответу исполнителей конкретных задач, обращаться к ним лично с важными дополнениями и оставлять правки — как правило, через символ @ и никнейм. 

Файлы и ссылки

Полезнейшая фича: рабочие материалы в комплекте с ТЗ — это как карта сокровищ
и компас. Не ломаешь голову, не отбираешь из ста вариантов, а действуешь по утверждённой схеме. А ещё ссылки могут вести в базу знаний, где есть гайды, инструкции, советы и самый ценный опыт коллег 💎

Роли

У каждого в коллективе свой набор прав и обязанностей, и опция «Роли» нужна, чтобы их соблюдать. Админ может выбирать в таск-менеджере готовые роли или создавать свои сценарии поведения пользователей. Кому-то дадут только просматривать документы, а кому-то — редактировать их. Одни будут работать
с приватными проектами, счетами и потоками средств, а другие будут сосредоточены на своих участках.

Отчёты

Без аналитики никуда, так что функция даёт представление о загрузке команды, продвижении проектов и личной эффективности сотрудников. Изучай отчёты, перераспределяй нагрузку, и пусть ваш корабль мчит на всех парусах ⛵️

Анна Мешкова

Work-life-коуч, экс-руководитель обучения сотрудников розничной сети ZARINA

— Уже несколько лет я веду задачи в WEEEK. Когда я работала
в команде модного бренда, наши проекты распространялись на 3 ЦА: сотрудники розничной сети (1700 человек), партнёры по франчайзингу и офисные сотрудники бренда. Например, нужно было оценивать компетенции директоров магазинов, разрабатывать и проводить новые программы обучения. Сейчас я развиваю частную практику как профессиональный коуч ICF. Мои задачи разделены на блоки «Продвижение», «Проведение сессий» и «Личное»

WEEEK выбрал ещё мой руководитель для командной работы: нас было пятеро и важно было видеть пересечения задач и свои участки. Кроме того, хотелось сначала протестировать все функции в бесплатном тарифе, адаптироваться и понять, подходит ли нам это на долгосрочную работу. Мне понравилось, как выглядит таск-менеджер и количество функций, поэтому я продолжаю вести в нём свои личные задачи как коуч

Могу выделить несколько ключевых для меня функций WEEEK. Нравится, что можно создавать подзадачи, чтобы не упустить ничего из деталей. Удобно назначать ответственных и использовать комментарии к задачам как коммуникацию с руководителем вместо отдельных встреч. Часто пользуюсь режимами отображения «Неделя», чтобы корректировать текущие планы, и «Доски», чтобы понимать прогресс. Функция «Проекты» помогает делить профессиональные и личные дела, а «База знаний» — зафиксировать регламенты внутрикомандной работы. И отдельный плюс — мобильное приложение: легко корректировать задачи без привязки к рабочему ПК. Когда ты ставишь галочки «выполнено», это поддерживает мотивацию

Телеграм-канал Анны

Какие форматы работ бывают в таск-менеджерах

Планировщики задач отличаются не только по функционалу. Они умеют по-разному отображать текущие процессы команды — одним способом или несколькими. Какой вид нагляднее, решать вам с коллегами. Вот каким может быть отображение:

Канбан-доска. Главное здесь — разбивка по колонкам «К работе», «В работе»
и «Выполнено». Такой способ управления делает понятным путь даже сложного проекта — от старта до планируемого финиша. Фишка — WIP-лимиты, то есть ограничение на количество задач в одной колонке. В план работы не получится «впихнуть» больше, чем нужно, — удобно!

Списки задач. Дела сохранены одно под другим и отсортированы по нужному критерию, например по номеру, дедлайну или тегам. Хороший вариант, чтобы прикинуть общий массив дел и распланировать их в нужном порядке, но для более детального погружения попробуй другие варианты

Календарный вид. Привязывает дела к конкретным дням или периодам. Удобное отображение для тех, кто работает напрямую с людьми и оказывает услуги, — например event-менеджеру, врачу или HR-специалисту. Дедлайны и автоматические напоминания не дадут запутаться в ежедневном потоке дел. В WEEEK можно переключить рабочее пространство в режим отображения «Неделя» и видеть ближайшие планы.

Диаграмма Ганта. Царица наглядности: показывает сразу и задачи по участкам работ, и исполнителей, и сроки, а также вехи — ключевые моменты развития проекта, без которых невозможно движение вперёд. Диаграмму придумывали для крупных заводов, поэтому её применяют, скажем, на высокотехнологичном производстве с длинными циклами.

Scrum. Известная методология предлагает разбивать работу на короткие понятные этапы с быстрой обратной связью. Полезный вариант для небольших команд или для проектов с коротким циклом производства.

Кому подходит таск-менеджер и для каких задач

Сценариев использования может быть много, главное — на старте определиться, какие функции будут твоими главными помощниками. Давай рассмотрим, для кого
и в каких случаях трекер задач незаменим. 

Для команды

Трекер задач даст наглядную картину рабочего дня и поможет спланировать дальнейшую нагрузку, напомнит всем лично о делах и направит в базу знаний, если что-то не помнишь или не знаешь. Изучили аж 24 сервиса для тебя и коллег — зови всех выбирать подходящий здесь.

Для разработчиков

Им пригодятся режимы отображения «Канбан» и «Доски», чтобы работа по спринтам стала нагляднее. Система статусов и тегов позволит быстро ориентироваться в задачах, а бэклог и отчёты — гибко менять нагрузку и подходы. Не менее важная фича — права доступа, чтобы у каждого было достаточно возможностей. В этой статье собрали самые популярные таск-менеджеры для тех, кто кодит и не только.

Для отдела продаж 

Это тоже работа, жёстко привязанная ко времени, плюс акцент на общении
с клиентами — без повторяющихся задач, интеграции с CRM и календарём не обойтись. Упоминания коллег в тикетах будут ориентирами в этапах работы.
А в базе знаний всегда будут наготове скрипты, шаблоны документов и другие полезные материалы.

Для фрилансера

Сценарий, схожий с предыдущим, но с более простым планированием. В режиме отображения «Неделя» или «Месяц» удобно проставить дедлайны, встречи, занятия
с учениками или даты закупок материалов для работы. Если ведёшь длительные проекты с одним клиентом — например дизайнишь сайт или редактируешь книгу — диаграмма Ганта и её вехи будут напоминать о ключевых событиях. А вот тут наша специальная подборка сервисов для тебя 😉

Для учёбы

Создавай свою базу знаний с самого начала — неважно, готовишься ли ты к экзамену, учишь язык или повышаешь квалификацию. Декомпозируй крупные задачи — скажем, подготовить курсовую — на короткие понятные дела, прикрепляй полезные ссылки и сохраняй документы и фото прямо в карточках. Выбирай свой трекер задач, чтобы получать одни пятёрки и кайф от процесса.

Для личных задач

Здесь у тебя полная свобода действий — можем только посоветовать расставлять дедлайны, не забывать отмечать статусы и готовить себе чек-листы. Повторяющиеся задачи и настроенные уведомления помогут сохранить темп
и мотивацию. Держи наш топ планировщиков, которые поддержат на пути.

Екатерина Семёнова

Исполнительный директор SETTERS EDUCATION

— Я руковожу направлением, которое объединяет продукт, маркетинг и продажи в образовательном проекте (B2C и B2B). Мои основные задачи — разработка и запуск образовательных продуктов (от гипотезы до постанализа), управление маркетинговыми кампаниями и воронками, координация кросс-функциональных команд, контроль финансовых показателей и KPI, а также операционное управление и стратегическое планирование

Как правило, в работе у нас несколько проектов с разной стадией зрелости — от ресёрча и упаковки до масштабирования
и оптимизации юнит-экономики. Поэтому таск-менеджер мы выбирали по следующим критериям: возможность управлять несколькими командами и направлениями в одной системе, прозрачность статусов и зон ответственности, гибкость в настройке процессов (Канбан, roadmap, зависимости). Для нас было важно, чтобы система поддерживала как операционную работу, так
и стратегическое планирование. И конечно, чтобы это было российское ПО

В сервисе для нас важны несколько ключевых функций. Статусы
и этапы задач помогают контролировать исполнение, назначение ответственных и дедлайны важны для прозрачности. Кастомные поля позволяют сегментировать задачи и управлять нагрузкой. Также для управленческого контроля нужны фильтры и дашборды. Ещё одна ценная функция для нас — история изменений
и комментарии. Они фиксируют договорённости и снижают риски искажений

Телеграм-канал Екатерины

Как выбрать таск-менеджер для своих задач

Вот мы и доплыли до самого интересного 🥳 Ты уже представляешь себе, на что способны менеджеры задач, — но они такие разные! Обрати внимание на эти параметры: с ними проще сделать верный выбор и почувствовать себя на волне продуктивности. 

Цена / тарифы / бесплатная версия

Планировщики задач предлагают разные наборы возможностей для индивидуальных пользователей, небольших и крупных команд. Реши, как много функций нужно именно тебе и без каких можно обойтись, чтобы не переплачивать. Классно, если у сервиса есть демоверсия, даже ограниченная по времени: легче будет протестировать весь функционал.

Лимиты / пользователи

Как правило, чем круче тариф, тем меньше ограничений: вносить изменения, создавать рабочие пространства, приглашать сотрудников можно практически сколько угодно. Разумеется, это влияет на итоговую стоимость.

Простота vs функциональность

Для кого-то будут важнее минималистичный интерфейс и лёгкость настройки, для других — инструментарий, пусть и сложный. Попробуй трекеры из первой группы, если работаешь по спринтам, создаёшь простой продукт или услуги. А вторую группу оценят те, у кого длительные процессы разработки, множество этапов согласований или параллельных проектов.

Интеграции

Тут советуем не экономить: чем больше количество платформ, с которыми «дружит» таск-трекер, тем лучше. Интеграции с CRM-системами, мессенджерами, Figma и другими сервисами помогут более гибко работать с клиентами, партнёрами
и подрядчиками.

Версии для разных устройств / мобильное приложение / офлайн-доступ

В этом случае количество вариантов тоже решает 😎 В командной работе практически неизбежно, что у большинства будет разная техника, — но планировщик задач должен быть доступен всем с любого гаджета. Мобильная версия тоже отличная штука, особенно ценят её те, кто выполняет задачи и руководит на ходу, — к примеру организаторы мероприятий. Возможность просматривать и редактировать задания без интернета и обновлять информацию, когда он появится, не такой важный плюс, но существенный.

Права доступа и безопасность

У любого корабля есть трюмы, где юнгам делать нечего, — поэтому управление доступом к корпоративным данным обязательно. Здорово, если помимо автоматических сценариев для пользователей можно сделать свои — скажем, добавлять файлы, но только в этом разделе.

Если у тебя уже есть понимание, какие функции менеджера задач важнее, ныряй в этот гайд и выбирай сервис прицельно. А если пока размышляешь или хочешь посоветоваться с командой, почитай наши советы по выбору.

Настя Сучкова

Основатель SMM-агентства Volga

   — Наши основные задачи связаны с производством контента. Всего в команде 6 проектных сотрудников. Мы пользуемся таск-трекером, который я выбрала, ещё когда работала в найме руководителем отдела контента. В компании не было своего удобного сервиса для контроля задач, не связанных с проектами. Да и просто задачи, которые больше никого не затрагивают, мне более приятно держать в приватном пространстве. Тогда выбор сервиса меня устроил, поэтому с переходом в предпринимательство я там
и осталась

В таск-трекере наш SMM-специалист приносит задачи дизайнеру или копирайтеру. А я работаю в нём со своим ассистентом. Заношу ей задачки внутри проекта, мы их приоритизируем, двигаем,
в общем, по-всякому управляем. Собственные задачи я тоже складываю в планировщик. Рабочие стараюсь вести порядочно, закидывать по дням, двигать, выполнять. А личные держу отдельным списком и возвращаюсь к ним время от времени

Самая полезная функция таск-трекера для нас — возможность создавать разные проекты. У нас отличаются команды исполнителей от клиента к клиенту, и без проектной фильтрации была бы просто каша из задач. Благодаря этой опции работа разбита на отдельные группы, в которые добавлены только нужные сотрудники. Комментирование внутри задач — тоже супер. История коммуникации видна всем. Если процесс работы с трекером хорошо настроен, то ничего не теряется и при смене исполнителей удобно найти «хвосты». А лично я люблю вкладку «Сегодня», на которой группируются все задачи, которые требуется сделать за текущий день  

Телеграм-канал Насти

Как начать пользоваться таск-менеджером в WEEEK и не забросить через неделю

Наш корабль любопытства и смелости избороздил бескрайнее море таск-менеджеров и причалил в порту WEEEK. Нужно сориентироваться в незнакомой местности, начать путешествовать здесь с пользой и не передумать. Вооружись компасом — чек-листом нового пользователя.

🧭 Шаг 1. Выбери одну цель

Начни с одной понятной зоны или направления работ, чтобы не путаться
в планировщике первое время. Можно выстроить план рабочих задач по конкретному проекту или, наоборот, «обкатать» сервис на списке личных дел.

Так начинала и Маргарита — HR в агентстве недвижимости. Она предложила руководству оптимизировать работу всей команды в WEEEK, согласовала идею
и начала с перевода риелторов — у них всегда в работе максимум задач одновременно. Маргарита прикинула примерный план в списке.

🗂 Шаг 2. Создай 1-2 проекта, не больше

Пока ты привыкаешь заводить задачи в трекере, достаточно пары проектов. Не стоит создавать десяток сразу, чтобы не усложнять себе поиски нужных материалов.

Функция «Проекты» в WEEEK позволяет разделять задачи разного содержания внутри одного рабочего пространства. В каждом проекте удобно работать с разными клиентами и заказчиками, привлекать коллег из других отделов компании, следить за прогрессом по разным продуктам. 

Маргарита сделала себе отдельный проект для планирования собеседований, а для коллег — свои, чтобы переводить в трекер задач отдел за отделом.

🖋 Шаг 3. Заполни задачи на ближайшие 7 дней

Неделя — достаточный горизонт: мозг не успеет испугаться количества дел 😉 Распиши на эти дни примерно 10–20 задач. Формулируй их конкретно, чтобы потом сразу понимать, в чём суть:

❌ «Чек-лист»

✅ «Составить чек-лист для нового пользователя сервиса»

Режим «Список» в WEEEK покажет, как оптимально распределить задачи по ближайшим дням и не перегрузиться. В нём можно: 

👀 Шаг 4. Выбери удобный тебе режим просмотра

Все они по-своему эффективны для разных типов задач:

Остальные режимы можно подключить позже.

Вот так Маргарита собрала первые задания для погружения коллег в режиме отображения «Доски»

Тот же список задач в режиме отображения «Месяц»

⚓️ Шаг 5. Придумай ежедневный «якорь»

Как говорится, мало не забывать записывать задачи — надо ещё и не забывать почаще открывать эти записи 😋 Вот тут-то тебе и понадобится «якорь» — простой короткий ритуал. 

Маргарита поставила коллегам напоминания: на утро — посмотреть задачи дня, на вечер — отметить выполненное и перенести то, что осталось.

📩 Шаг 6. Выгружай все новые идеи в менеджер задач

Планы по улучшению, классные фразы для презентации, инсайты после обучения — всё это лучше сразу сохранять в WEEEK. И дело даже не в том, что в чатах и заметках потеряются важные мысли. Сервис станет настоящим помощником, когда все задачи
и идеи будут сохранены в нём.

Идеи Маргариты по внедрению планировщика в своём коллективе. В режиме «Список» легко помечать завершённые дела и радоваться каждой выполненной задаче

🧹 Шаг 7. Регулярно наводи порядок

Раз в неделю или чаще удаляй неактуальные задачи, корректируй сроки, закрывай завершённые дела и переноси в архив полезные данные. Это занимает 10–15 минут, но спасает рабочее пространство от захламления и побуждает работать в системе дальше.

🏋️ Шаг 8. Пробуй дополнительные функции только при необходимости

Внедряй в работу новые фичи тогда, когда уверенно используешь базовые. В WEEEK несколько десятков встроенных сервисов, которые помогают держать темп, концентрироваться и ничего не забывать:

График Загруженности покажет, если сотрудник работает сверх нормы

Выводы

1️⃣ Таск-менеджер, он же планировщик задач, — это система, где можно управлять делами коллектива и загрузкой, вместе выполнять задачи и корректировать планы, собирать архив и внутренние гайды, контролировать расходы и доходы. Сервис соединяет в себе функции календаря, облачного хранилища, CRM и других, поэтому полезен даже для фрилансеров и маленьких команд, а для крупных компаний просто незаменим

2️⃣ Трекеры задач различаются по тарифам и их наборам функций. Самые популярные — разные режимы отображения, интеграции с разными сервисами, база знаний, мобильная версия и другие. Чем больше возможностей, тем дороже — однако небольшим командам может быть достаточно базовых функций

3️⃣ Чтобы успешно перевести команду в выбранный планировщик задач
и использовать его по максимуму, продумай плавный переезд. Уточни боли и запросы коллег, чтобы выстроить эффективный сценарий, проведи общее обучение, назначь всем простые задачи на время погружения и отмечай успехи

Надеемся, мы рассказали достаточно для твоего успешного дальнейшего плавания! Семь футов под килем и хорошей техподдержки на связи ⚓️

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться