Пара слов о кросс-функциональных командах
— группа людей из разных отделов с разными навыками, которые вместе работают вместе на общую цель
Кросс-функциональные команды состоят из экспертов непохожих специальностей — каждый из своей команды. Специалисты приходят из отделов исследования и разработки, проектирования, инжиниринга, маркетинга или дистрибуции.
Профессионалов временно перебрасывают на определённый вид работы: отдельный проект, спринт или комплексную задачу. Так в одной команде оказываются люди с разными навыками, которые работают сообща.
Такой способ организации практикуют в Agile-командах — в digital-агентствах, продуктовых компаниях и стартапах.
👉 Больше про работу кросс-функциональных команд
В этом гайде покажем, как управлять временно созданной командой на временно возникающие задачи. Примером выступит объединение команд для клиентского проекта внутри агентства 💪
Создай команду
В сервисе Пользователи найди вкладку Команды и нажми Создать команду. Присвой ей название — лучше сразу по названию проекта или клиенту, для которого реализуется проект. В нашем примере будет «Проект Клиента Е».
Пригласи в эту команду всех, кто нужен для проекта, — допустим, дизайнера, разработчика, аккаунт-менеджера и маркетолога.
💡 Если уже есть постоянная команда «Дизайнеры», не стоит исключать оттуда человека ради участия во временной кросс-функциональной группе. Дизайнер может оставаться частью основной команды и параллельно работать в проектной
Вновь созданную команду можно сделать приватной или публичной. Собирать, менять и расформировывать приватную команду может только её создатель. Для публичной все действия разрешены (подробнее про приватность и публичность — в нашем разделе Помощь).
Создай структуру проекта для работы новой команды
Под работу над проектом клиента создай отдельный проект в Weeek. Помнишь, как мы назвали команду «Проект Клиента Е»? Так же назовём проект, где группируются задачи по проекту, — «Клиент Е».
Проект «Клиент Е» — точка схождения всех задач по клиенту. Здесь отображается дорожная карта работ и фиксируются конкретные задачи. Руководитель агентства или проджект-менеджер (тот, кто контролирует ход проекта) может контролировать их выполнение, отслеживать прогресс и при необходимости корректировать план. Отсюда же удобно ставить конкретные задачи на отдельных исполнителей из кросс-функциональной команды.
Структура проекта должна отражать ключевые этапы по его реализации. Идеально сделать её в виде доски, где каждая колонка — один этап. Например: К работе, В работе, Утвердить с командой, Утвердить с клиентом.
Этот проект может быть приватным, если нужно защитить чувствительную информацию (как открыть его для нашей кросс-функциональной команды, покажем ниже). Также доску можно точечно показывать клиенту, чтобы и он мог контролировать ход задач.
Назначь на проект команду и настрой регулярную работу
Пригласи в этот проект созданную команду «Проект Клиента Е». Сделать это можно двумя способами — через раздел проекта Обзор и кнопку Добавить участников, либо через три точки ··· возле названия проекта и кнопку Команда и доступы.
Приглашённая кросс-функциональная команда будет видеть содержимое проектов, даже если он запривачен от других участников.
Теперь созданная кросс-функциональная команда будет видеть ключевые текущие задачи и планы по проекту. Но этого мало, надо ещё учитывать возможную загрузку членов команды на других проектах.
Откатимся немного назад ⏪
Создай отдельные проекты под конкретные команды — не кросс-функциональные, а стандартные объединения сотрудников по отделам. Например, «Дизайнеры», «Разработка», «Продвижение». Их объедини в папку «Продакшн», показав тем самым, что в папке идёт текущая и регулярная работа по задачам команд.
Проект для команд в этом случае становится точкой схождения актуальных задач для отдельных специалистов. Дизайнеры работают над своими задачами и видят только их, разработчики — над своими, и так далее.
Теперь вернёмся к кросс-функциональной команде и задачам проекта для клиента Е.
Задачи для команды будут брать из доски клиента Е и отсюда назначать исполнителю, но у исполнителя будут свой ход работы и свои этапы — на доске в папке «Продакшн» в проекте своей команды.
Здесь с помощью мультипроектности «закидываем» задачи из проекта клиента Е в нужный проект, на доску команды исполнителя. Так она появится в двух проектах и двух досках. При этом на задаче всегда будет видно, к какому изначально проекту она относится.
