Что такое кросс-функциональная команда
📌 Кросс-функциональная команда — группа людей из разных отделов с разными навыками, которые работают вместе для достижения общей цели
Например, в кросс-функциональную команду по разработке ПО войдут сотрудники отделов разработки, продаж, маркетинга и поддержки. Иногда в кросс-функциональную команду входят даже клиенты и внешние заинтересованные стороны.
Сила таких команд — в создании среды, где каждый член команды вносит уникальный вклад в достижение общей цели. Атмосфера обмена знаниями и опытами содействуют сотрудничеству и инновациям. За это кросс-функциональные команды любят 83% компаний, переживающих цифровую зрелость.
В чём различие между кросс-функциональной и функциональной командой
Функциональная команда организована вокруг одной области знаний или опыта. В ней чёткая иерархия: начальник и подчинённые. По такому принципу организованы бухгалтерия, отдел кадров и отдел закупок.
Кросс-функциональные команды состоят из экспертов разных специальностей, которые работают над проектом сообща. Специалисты приходят из отделов исследования и разработки, проектирования, инжиниринга, маркетинга и дистрибуции. Такой способ организации практикуют в Agile-командах — например, в digital-агентствах.
Характеристики кросс-функциональной команды
Кросс-функциональные команды отличаются от традиционных не только разнообразным составом.
Есть ещё ряд черт:
- Самостоятельность. Идеальная кросс-функциональная команда — независимое подразделение, которое в состоянии выполнить проект или реализовать крупную функцию. Каждый член команды отвечает за результат. При этом в кросс-функциональных командах всё же есть руководитель. Это лидер, который стимулирует развитие команды — учит, объясняет, поощряет самостоятельность и направляет к цели.
- Плоская иерархия. Между сотрудниками и руководством мало или нет иерархических уровней. Если в традиционной структуре есть менеджеры старшего, среднего и низшего уровня, то разнообразным командам требуется меньше менеджеров среднего звена. Сотрудники обращаются напрямую к высшим менеджерам, и информация быстрее достигает назначения — ей не приходится проходить через много «слоёв» управления.
- Современные подходы в управлении. Как правило, кросс-функциональные команды используют гибкие подходы к управлению процессами из семейства Agile: Scrum, Канбан, экстремальное программирование. Они способствуют открытому общению — члены команды совместно обсуждают успехи и проблемы и вместе ищут пути улучшения.
Сильные стороны кросс-функциональной команды
Кросс-функциональные команды нужны, чтобы объединять разные точки зрения и опыт для решения проблем и содействия инновациям. Современная теория гласит, что разнообразный по знаниям, опыту и даже полу коллектив добивается лучших результатов, чем однородные.
Какие преимущества есть у кросс-функциональной команды:
▶️ Улучшение рабочих процессов. Сотрудничество между разными специалистами помогает компании быстрее выходить из тупиков и находить нестандартные решения.
▶️ Прирост креативности и инновационных решений. Из-за разных точек зрения и навыков кросс-функциональные команды чаще становятся очагами креативности и инноваций. Согласно отчёту Harvard Business Review, это приносит компаниям 19%-ный рост доходов от инноваций.
▶️ Развитие навыков и обмен знаниями. Разработчики будут узнавать что-то из маркетинга, маркетологи — из управления продуктом, дизайнеры — из разработки. Кстати, каким-то образом посчитали, что отсутствие обмена знаниями в крупных компаниях повышает финансовые убытки.
▶️ Рост вовлечённости. Сотрудники не просто работают вместе, а делятся идеями и навыками, влияют друг на друга и на результаты. Каждый видит и понимает свой вклад в работу — это повышает мотивацию.
Каким проектам нужны кросс-функциональные команды
💠 Сложные проекты. Такие, где нужно сочетание множества навыков. Это разработка новых продуктов или сервисов, внедрение крупных IT-систем, реорганизация бизнес-процессов, запуск новых рынков.
💠 Проекты со сжатыми сроками. Кросс-функциональные команды смогут быстрее достичь результата благодаря самостоятельности. Это организация крупных мероприятий, участие в тендерах, кризисные ситуации.
💠 Исследования, инновационные проекты, стартапы. Там, где нужно много разных мнений и глубоких знаний из узких областей. Научные исследования, фармацевтика, пищевая продукция, инженерная разработка, цифровые и технологические проекты.
Есть и более простые примеры.
💠 Продуктовая разработка и digital-сфера. Это кросс-функциональные команды по разработке пользовательских сайтов, приложений и цифровых сервисов. Чаще всего набор такой: бэк и фронтенд-разработчики, тестировщики, маркетологи, дизайнеры, аналитики, продакты и проджекты, менеджеры по продажам и другие. Все они создают один пользовательский продукт.
Ещё кросс-функциональные команды могут быть постоянными или временными — в зависимости от компании и проекта.
💠 Постоянные кросс-функциональные команды. Состоят из специалистов, которые долго работают вместе на разных проектах. Требуют постоянного управления, чтобы поддерживать мотивацию команды и работать над достижением её целей. Это пример большинства современных компаний из digital-сферы.
💠 Временные кросс-функциональные команды. Такие команды создают для конкретного проекта или инициативы, а потом распускают. Временные команды требуют чётких параметров проекта, заранее определённых вех и сроков. Пример такой команды — группа реагирования на кризис в случае разлива нефти. В неё включают экспертов из разных областей, чтобы найти лучшее решение проблемы.
Топ-5 ошибок в управлении кросс-функциональной командой
Кросс-функциональная команда кажется серебряной пулей — она и самостоятельная, и мотивированная, и умная. Всё это будет работать, если избегать ошибок при формировании и управлении.
❌ Внутри команды есть коммуникационные барьеры. Разный бэкграунд, стиль работы и общения, опыт, даже разный профессиональный жаргон — особенность кросс-функциональной команды. Если не выстроить прозрачную коммуникацию внутри команды, то эта ошибка будет стоить качества работы, общей эффективности и гармонии в коллективе.
❌ Несогласованные цели и задачи. Ошибка — не создать и не протранслировать общую цель, которая будет мотивировать и вести людей в одном направлении. Если этого не будет, то кросс-функциональная команда останется несогласованным оркестром разных инструментов.
❌ Нет лидера или он не справляется. Даже в самостоятельных и плоских кросс-функциональных командах нужен тот, кто будет принимать финальное решение и нести глобальную ответственность. Если его нет, то не будет стратегического развития и базового порядка.
❌ Работать по неподходящей методологии. При внедрении любой методологии в команду нужно наблюдать, как она приживается, как влияет на сроки выполнения задач и результаты, какой фидбек даёт команда. Если сотрудники жалуются, скажем, на сложность ритуалов Scrum, методологию нужно менять.
❌ Не оценивать результативность кросс-функциональной команды. Да, такие команды умеют работать самостоятельно, но об этом могут говорить только реальные результаты: достижение целей, совпадение планов и реальности, рост показателей компании.
***
Рассказали тебе о том, что такое кросс-функциональная команда, и указали на главные ошибки — теперь переходим к созданию и удержанию такой команды.
Как сформировать кросс-функциональную команду
Не будем рассказывать, как искать специалистов и какие люди нужны для разных проектов, — здесь слишком много вариантов развития событий. Предположим, что команда у тебя уже набрана.
Опишем основные шаги, которые помогут создать из отдельных спецов сильную кросс-функциональную команду — и управлять ею, не допустив типичных ошибок.
Определить цели и донести их до всех
Первое и главное, что должно быть у кросс-функциональной команды, — ясная общая цель. Это может быть видение, миссия, стратегия, конкретная цель в стиле заработать миллиард денег. Или всё и сразу.
Цель может выражаться в выручке, приросте аудитории, видении образа идеального продукта, завоевании доли рынка. Или в лозунге: «Создадим самый крутой продукт в мире!»
Чтобы цель не превратилась в демагогию, нужно приземлить её через реальные будущие результаты — метрики
А ещё цель для кросс-функциональной команды должна быть ясной. То есть сформулирована и записана так, чтобы каждый член разношёрстной команды понял, каким будет результат общей работы.
Здесь поможет фреймворк OKR, или Objectives and Key Results, — метод для формулирования глобальной цели по ключевому показателю. Про работу метода рассказали в отдельном тексте.
Важно сделать так, чтобы вся команда была в курсе этой цели — от лидеров и менеджеров до джунов и стажёров.
Описать роли и обязанности
Кросс-функциональная команда уделяет меньше внимания конкретным ролям участников и больше внимания сотрудничеству для достижения целей. Роли и зоны ответственности при этом остаются, но их границы проницаемые — сотрудники могут выполнять некоторые функции друг друга.
Хоть кросс-функциональная команда самостоятельна и в ней каждый понимает свою роль — важно сделать так, чтобы все понимали роли и ответственность друг друга. Даже небольшой команде стоит позаботиться о прозрачности в этом вопросе и сделать организационную структуру команды.
Структуру можно сделать в виде древовидной схемы, на Канбан-доске или простым списком. В ней надо отразить должности, кратко описать, что человек делает в команде, указать его контакты. Можно добавить другие данные: график работы, часовой пояс, расширенно описать обязанности и ответственность.
В сложных или кратковременных проектах стоит прибегнуть к классному инструменту — матрицы RACI и DACI. Первая распределяет ответственность за выполнение задачи, а вторая — за принятие решений.
👉 Почитать о матрицах подробнее можно в нашей статье
Выстроить коммуникацию
В кросс-функциональной команде общение важно как никогда — это потенциальное узкое место для разногласий. Несколько решений для снижения коммуникативных барьеров:
✅ Проводить регулярные встречи и создать регулярные каналы связи. Встречами могут быть дейлики как в Scrum-командах, совместное планирование, брейнштормы, ретроспективы по итогам сделанной работы. Есть ещё один классный инструмент, который использует методология P3.express, — фокусированная коммуникация: это сообщение о промежуточных результатах проектов. Команда должна как можно чаще обсуждать задачи и возможные проблемы.
✅ Использовать сервисы для управления проектами — таск-менеджеры. Так общение команды, обмен задачами и статусами по ним сконцентрируются в одном окне. Каждый сможет просмотреть задачи другого — это повысит прозрачность и скорость работы, снизит риск ошибок.
✅ Выстроить бесконфликтную среду и поощрять открытое общение. 85% сотрудников сталкиваются с конфликтами на работе — а в кросс-функциональных командах процент может быть ещё выше. Важно создать среду, в которой команда будет делиться идеями, не стесняться задавать вопросы и давать фидбек.
✅ Обеспечить прозрачность. Сделать так, чтобы команда пользовалась одной терминологией и общими стандартами работы. Составить структуру команды с описанными ролями.
Наладить управление
Несмотря самостоятельность и зрелость кросс-функциональных команд, нельзя бросать на самотёк вопрос управления ресурсами, сроками, результатами и рисками.
Здесь нужны три слагаемых — руководитель, среда, в которой организована совместная работа, и подходящая методология.
🔹 На уровне компании и всей команды может быть и один руководитель. Если компания разрастается, нужно несколько начальников из функциональных областей команды — тимлидеров.
Руководители и лидеры отвечают за организационные потребности и результаты, управляют ресурсами, определяют цели и способы их достижения, строят коммуникацию. То есть отвечают за успешное выживание и проекта, и команды.
🔹 Среда для совместной работы — это таск-менеджеры, мессенджеры и другие программы для управления проектами. Это каналы общения, обменами статусами, материалами, информацией по проектам и задачам.
Программы для управления проектами и процессами делают две задачи. Первая — повышают прозрачность процессов. Вторая — регламентируют обмен данными и информацией.
🔹 Наконец, третье слагаемое успешного управления — выбор правильной методологии работы.
Методология подбирается не столько под проект, сколько под команду. Если сотрудники раньше никогда не работали по методологиям, им будет сложно сразу адаптироваться — особенно если система сложная.
Неопытным командам может не подойти жёсткий Scrum, формализованный Waterfall и даже Agile-подход, полный нюансов и требований. Если сотрудники жалуются, методику нужно менять. Можно начать с чего-то простого: лего-методологии P3.express или Канбан-досок со стандартными колонками: К работе, В работе, Готово.
👉 Про эволюционную адаптацию команды к методологиям рассказываем в этой статье
Рефлексировать
Регулярная оценка результатов поможет команде не сбиться с пути. Вот несколько инструментов, чтобы её проводить:
- Ретроспективы. Как правило, их применяют в командах, которые работают в спринтах — отрезках времени, за которые выполняется пул работ. Команда делится тем, что сработало, что не сработало и что можно улучшить
- Анализ метрик. Внешние — как показатели роста, фидбек от пользователей или клиентов, и внутренние — количество выполненной работы, её сложность, затраченное на работу время.
- Встречи и брейнштормы. Обычные планёрки для обсуждения текущего положения дел, планов, совместные сессии креативности.
Примеры успешных кросс-функциональных команд
Рассмотрим, как работают кросс-функциональные команды в большом и успешном бизнесе — на примере Apple и Spotify.
Apple
Чтобы разработать первый iPhone, команда инженеров два года работала над Пурпурным проектом. Инженеры были разных типов: аппаратчики, программисты и конструкторы. Они тесно сотрудничали, чтобы создать прототипы и ранние версии устройства.
При этом членам команды разрешалось пробовать новые роли и навыки. Например, за маркетинговую стратегию первого айфона отвечал именно инженер.
Команде удалось преодолеть недопонимания, сжатые сроки и правки — под чутким руководством менеджеров и биг-босса Стива Джобса. А теперь Apple такие, какими мы их знаем.
Spotify
Spotify объединяет сотрудников в независимые команды: отряды, племена, главы и гильдии. У каждого из них — чёткая миссия и измеримые цели.
- Отряд состоит из 5–10 человек, включая разработчиков, менеджеров по продукту, дизайнеров и других смежных специалистов. Все они отвечают за разработку одного продукта — от идеи до реализации
- Несколько отрядов образуют племена. Они сосредоточены на конкретной области бизнеса — например, внутренней инфраструктуре. Несколько племён образуют главы и гильдии
- Главы разделяют общую область знаний: например, дизайн продукта. Их миссия — содействовать обмену знаниями между коллегами
- Гильдии организованы вокруг одной темы, а не области знаний. Это подразделение помогает создать культуру обучения, сотрудничества и постоянного совершенствования
Ты ещё с нами? Тогда смотри схему, как это работает:
Кросс-вывод
- Кросс-функциональная команда — группа людей из разных отделов, функций или дисциплин, сотрудничающих для достижения общей цели
- В отличие от функциональных, в кросс-функциональных командах поощряют сотрудничество и содействие, а не чёткое разделение обязанностей
- Чтобы создать мощную кросс-функциональную команду, важно ещё на старте: задать чёткие цели, распределить роли и зоны ответственности, подобрать чуткого лидера и выстроить общение в группе
- Плюсы таких команд: обмен мнениями и идеями, творческая атмосфера, при грамотном управлении — сплочённость и высокие результаты
- Слабые места кросс-функциональных команд — сложности в общении, несогласованность целей и недостаток лидерства. Правильный руководитель может их компенсировать
