Сегодня расскажем о роли бизнес-ассистента, как эффективно организовать их сотрудничество и посмотрим, как это делают другие. Личным опытом с нами поделилась исполнительный директор и управляющий партнёр франчайзинговой сети VLAVASHE Дарья Януш и SEO-специалистка WEEEK Виктория Палешко. И даже мнение ассистентки Виктории!
В чём роль бизнес-ассистента
Бизнес-ассистент — это правая, а иногда и левая рука руководителя. Этот человек снимает с руководителя часть рутинных задач.
Глобальная задача руководителя — стратегическое управление. Здесь от его действий зависит, будут ли завтра деньги на зарплаты и выживет ли вообще компания, проект, отдел. Однако есть на руководителе и рутинные процессы — составить график встреч, ответить на почту, контролировать сотрудников. И бытовые вещи, которые вмешиваются в рабочий день: пообедать, записаться к врачу, забрать вещи из химчистки.
В рутинных процессах задач, возможно, даже больше (хоть они и более мелкие) — они-то и занимают большую часть дня. И, что плохо для руководителя, они вынуждают распыляться и сбивают фокус.
Утопая в рутине, пытаясь успеть всё и боясь делегировать, можно забыть что-то крайне важное и в перспективе выгореть.
Как понять, что тебе нужен бизнес-ассистент
Народная примета: когда хочется накричать на кофемашину, это к найму ассистента. Ну, или к выгоранию. Если серьёзно, то вот несколько красных флагов, что пора искать помощника:
- Ты успеваешь меньше, чем раньше. Так бывает, когда вместо стратегических задач руководитель начинает погрязать в рутине: выставляет счёт клиентам, пишет отчёты, вмешивается в операционку сотрудников.
- Работа превратилась в хаос. Опоздания, просроченные дедлайны и неотвеченные письма — уже не форс-мажор, а печальная норма работы. Ты хочешь планировать тщательнее, но на это нет ни времени, ни сил.
- Общение с командой проседает. Сотрудники устают ждать, пока ты доберёшься до их вопросов или дашь добро на действия. Времени на качественное общение с коллегами тоже нет — да и вечный невроз не повышает командный дух.
- Ты не вовлекаешься на все 100%. Когда вокруг столько задач и дел, которые требуют твоего внимания, ты не можешь отвлечься от мыслительного потока и по-настоящему вникнуть хоть в одну задачу. В итоге страдает результат.
- Ты работаешь 24/7. Не помнишь, что такое «отпуск» или даже «выходной», засиживаешься в офисе допоздна или проводишь всё свободное время в рабочих чатах.
- Стагнация в бизнесе, упускаются крупные возможности. У тебя нет времени на обед — какое уж там зонтичное видение бизнеса и стратегическое планирование!
Если хочешь оптимизировать процессы, сосредоточиться на том, что действительно важно в бизнесе, и дать себе возможность отдохнуть, то пришло время подумать о найме бизнес-ассистента.
Какие задачи нужно делегировать
Здесь важно провести черту между личным помощником и бизнес-ассистентом.
Личный помощник — это человек, который помогает организовать твои личные задачи: записать к врачу или на массаж, забрать доставку, сдать вещи в химчистку, заказать клининг. Для этой роли не так важно, какое у человека образование, опыт работы. Гораздо важнее человеческие качества и ваша совместимость.
А бизнес-ассистент отвечает за всё, что касается рабочих моментов. Иногда может взять на себя часть личных задач руководителя: заказать такси, записать к врачу, отправить посылку, — но это по договорённости. Главная задача бизнес-ассистента — разгружать тебя по части бизнеса, поэтому к нему могут быть дополнительные требования: образование, знание языков, опыт работы с документацией.
Примеры задач бизнес-ассистента:
- Ведение календаря, планирование встреч
- Организация и координация совещаний, конференций и планов командировок
- Подготовка отчетов, презентаций и других документов
- Поддержка коммуникации с сотрудниками: быть связующим звеном между вами, решать какие-то задачи без твоего участие
- Проведение презентаций и встреч за тебя в случае форс-мажора
Где найти себе помощника
- Рекрутинговые площадки. Очевидно, но работает. HH.ru, Буду, careerspace и другие — примеры популярных сайтов, где можно разместить вакансию.
- Нетворкинг-чаты. Если уже состоишь в таком, можно закинуть удочку туда — если никто не откликнется, то смогут посоветовать спеца.
- Поделиться с друзьями и знакомыми. Особенно, если они работают в похожих сферах — возможно, у них есть другие друзья, знакомые или коллеги в поисках такого опыта.
- Поделиться в соцсетях. Почти то же самое, но запрос напрямую, требования к кандидату — сразу видны. Да и кандидат сможет увидеть, что ты из себя представляешь.
- Обратиться к HR. Если тебе не хочется тратить много сил и времени на самостоятельный поиск ассистента, делегируй это HR в своей компании или оплати HR-консультацию. Так будет выше вероятность найти суперспеца.
Методы и инструменты для ежедневного общения руководителя и ассистента
Самое время задуматься, как ты будешь выстраивать общение с будущим ассистентом. Помощник должен упрощать и структурировать работу, а не усложнять её — так что просто сваливать все задачи и процессы в чат не подойдёт.
Вот, какие сервисы помогут выстроить совместную работу с ассистентом:
- Мессенджеры. И всё-таки без них никуда! Помимо привычных Telegram или WhatsApp можно использовать корпоративные, как Пачка или Tada.team.
- Сервисы для видеозвонков. Особенно важны, когда ассистент на удалёнке. Если неудобно созваниваться напрямую в мессенджере, для этого подойдут Zoom, Google Meet или Телемост.
- Таск-менеджер. Вас двое, так что обычного ежедневника или заметок в телефоне уже недостаточно — нужно совместно вести процессы, ставить друг другу задачи, отслеживать прогресс по каждой.
- Онлайн-календарь. Пригодится, если у тебя крайне плотное расписание с большим количеством встреч. Неоспоримый лидер этого рынка — календарь от Google, который, кстати, можно синхронизировать с таск-менеджером.
Руководители делятся опытом работы со своими помощниками
Опыт Дарьи Януш, VLAVASHE
Мы поговорили с Дарьей Януш, исполнительным директором и управляющим партнёром федеральной франчайзинговой сети VLAVASHE. Дарья поделилась с нами опытом сотрудничества с бизнес-ассистентом.
Зачем нужен бизнес-ассистент
Ключевая задача Дарьи — управлять операционными процессами каждой открывающейся точки франчайзинговой сети VLAVASHE, курировать партнёров через их руководителей, а также развивать бизнес и делать его прибыльным. Другая сфера деятельности — наставничество. Дарья также ментор и основатель онлайн-школы по управлению ресторанным бизнесом. Таким образом, у неё много рабочих групп и команд, которыми необходимо управлять.
Какие задачи Дарья делегировала ассистенту:
- Составление расписания. Это ключевая зона ответственности ассистента. Раз в неделю они сверяют расписание: смотрят запланированные встречи, добавляют новые задачи и контролируют, не остались ли забытыми какие-то важные вещи.
- Контроль задач сотрудников. Их Дарья проставляет в Битрикс. Бизнес-ассистент курирует выполнение, контролирует статус, делится с руководителем общей информацией о работе команды и может также самостоятельно ставить задачи.
- Совещание, отчёты и саммари по ним. Бизнес-ассистент посещает совещания вместе с Дарьей, а иногда самостоятельно. Она конспектирует такие собрания и готовит краткую выжимку с основной информацией (поставленные задачи и статусы), формирует отчёты в сводной таблице. Это позволяет Дарье быстро сориентироваться в том, как продвигается работа и насколько результативны коллеги.
Как выбрать формат работы и наладить взаимодействие
- Заранее договориться о формате. Удалёнка или офис, часы работы, порядок созвонов, переписок и обмена информацией.
-
Постоянно донастраивать первичные договорённости. Любому сотруднику, и бизнес-ассистенту в первую очередь, нужна адаптация. Важно понимать, что это другой человек и нужно выстраивать с ним работу. Сотрудник должен привыкнуть и понять, чего от него ждут.
- Чётко обозначить зону ответственности. Дарья и её ассистентка «на берегу» договорились, за какие вещи отвечает помощница, и составили таблицу обязанностей.
Советы руководителям в поиске ассистента
- Прощупай совпадение по ценностям. Ассистент — это очень близкий человек, и хорошо бы иметь в нём единомышленника, приятного для себя человека. Если вы не совпадаете по ценностям и моральным принципам, то не сойдётесь и в работе.
- Не надейся, что человек сразу что-то с тебя снимет. Первое, что надо сделать — провести его за ручку по своим задачам. Показать, как ты устроил свой календарь, каковы ожидания от совместной работы, какой ритм вам обоим подойдёт. В общем, погрузить помощника в то, что уже есть, сонастроиться.
- Структурируйте свои ожидания от ассистента. Ответьте себе на вопросы: Как я буду проверять его эффективность? Как я буду оценивать, что потратили деньги не напрасно? Имея ответы, будет легче найти подходящего человека.
Опыт Виктории Палешко, SEO-специалистки, которая помогает бизнесу расти
Вика Палешко — SEO-специалистка, которая помогает развивать и растить сайт и блог WEEEK. Кроме нас, у Вики есть другие проекты. Она рассказала, как бизнес-ассистент появился в её жизни, чем помог, и почему они тоже работают в WEEEK.
Зачем нужен бизнес-ассистент
У меня растёт количество проектов и команд, с которыми нужно взаимодействовать, и параллельно я развиваю свой бизнес.
Консультант мне подсветил, какие задачи я могу передать ассистенту и как освободить время. Через неделю я нашла Ксюшу.
Она помогает:
- Закрыть единичные задачи, которые я ни разу не делала и вряд ли буду повторять. Например: составить прототип сайта, собрать шаблонные презентации для каждой услуги, найти контакты людей, кандидата на вакансию и так далее. Задачи, где понятен конечный результат и не важно, кто их сделает.
- Контролировать задачи на неделю и на день. Ксюша каждый день в установленное время присылает список задач на день. Наш чат похож на заметки, которые я раньше делала в блокнотах и держала в голове. Сейчас я пишу ассистенту, в какой день и о чём мне нужно напомнить.
Как выбрать формат и построить работу
Вот, как сложилось у нас:
- Каждый понедельник в 11:00 созвон, где мы обсуждаем вопросы и задачи
- Если на неделе понимаем, что нужен ещё созвон — ставим внеплановый
- По мере появления я скидываю Ксюше в мессенджер свои новые задачки — что и когда мне нужно сделать
- Ксюша каждый рабочий день в 12.00 присылает мой список задач
- Каждый вечер я отправляю Ксюше этот же список задач с пометками, что я уже сделала, а что хочу перенести и на когда
Задачи сразу стали вести в WEEEK по трём причинам:
- Я SEO-специалист проекта WEEEK — так что мне надо погружаться в продукт и следить за его развитием
- На нескольких клиентских проектах я уже и так использую WEEEK как таск-менеджер
- Мне искренне нравится система и команда проекта
А Ксюша сама организовала себе доску. Я туда даже не лезу, только на старте дала критерии:
- Чтобы ей было удобно
- Чтобы ничего не потерялось
- Чтобы в критичной ситуации я самостоятельно смогла там разобраться
Советы в поиске ассистента
Я искала ассистента в Telegram-канале «DIGITAL Tender / freelance / фриланс». Из десятка похожих сообщений «Здравствуйте. Я по поводу вакансии. Актуально ли?» сразу выделилось сообщение Ксюши. Она подробно описала свой опыт, который почти полностью покрывал описанные мной задачи. Из всех кандидатов я пообщалась только с ней — и в итоге мы начали работать.
Вот советы по поиску ассистента:
- Опишите задачи, которые вы уже готовы передать бизнес-ассистенту. Возможно, поймёте, что специалист на full-time не нужен, и подойдёт человек с загрузкой 2-4 часа в неделю.
- Обратите внимание на первое сообщение кандидата. Как я написала выше, «Здравствуйте. Вакансия актуальна?» — скорее, повод поискать ещё. А там, где сложилось положительное впечатление от первого отклика — продолжаем.
- Можно воспользоваться услугами HR-команд, которые обучают бизнес-ассистентов и помогают подобрать кандидата. Если это будет стоить дешевле, чем потери от работы без ассистента.
Опыт организации работы в WEEEK от самого бизнес-ассистента: мнение Ксении
«Задачи» в экосистеме WEEEK — мой инструмент в работе. Раньше при планировании задач были заметки на телефоне и приложение календаря. Сегодня я уверенно говорю — функций заметок и календаря недостаточно.
В WEEEK задачи легко создаются и редактируются, удобно дополняются второстепенной информацией и всегда перед глазами в полном составе. А самое главное, фичи доски гибкие — и всегда можно настроить её отображение под себя. И я как раз разделила задачи на несколько блоков:
- регулярные — требуют внимания ежемесячно;
- к работе;
- в работе;
- на созвон — тут отмечаю темы, которые надо обсудить на еженедельном созвоне с Викой;
- выполненные
Ещё я поиграла с функциями и настроила отображение подзадач не только в карточке задачи, но и на доске, и использую приоритизацию задач. Когда необходимо следить за дедлайном, устанавливаю даты их старта, а потом те, что пока на паузе, отмечаю синим (то есть ставлю замороженный приоритет) и прочее.
Как организовать работу с ассистентом в WEEEK
Давай на примере WEEEK разберём, как организовать совместную работу с помощью таск-менеджера.
Начнём с постановки задач и составления расписания. Для этого отлично подойдёт основной сервис WEEEK — Задачи.
Здесь вы с ассистентом сможете планировать расписание и ставить друг другу задачи на день, неделю или месяц. И работать с ними в пяти разных режимах: Неделя, Месяц, Доски, Список и диаграмма Ганта.
Чтобы ассистент контролировал твою загруженность (и наоборот), используйте фильтр по исполнителю. Лайфхак — когда включён такой фильтр, новые задачи будут автоматически назначаться выбранному исполнителю.
Ассистент может использовать и другие фильтры, чтобы напоминать тебе о конкретном типе задач — например, с высоким приоритетом или просроченных.
Если ты используешь в работе онлайн-календари от Google, Яндекс или Apple, то можешь синхронизировать их с WEEEK в настройках аккаунта, раздел Интеграции. Подробные инструкции тут.
Ещё один классный раздел, который пригодится в работе, — База знаний. Это хранилище документов по типу Notion с текстово-блочным редактором.
Здесь ассистент сможет фиксировать для тебя важную информацию: саммари совещаний, полезные ссылки, контакты и другое. А ты, например, можешь прописать регламент совместной работы, который понадобится на старте работы.
Резюме вместо всего текста
- Бизнес-ассистент — это помощник руководителя, который снимает с него рутинные задачи в работе: планирование дня, конспектирование встреч, составление отчётов.
- Перегруженность задачами, меньшая эффективность работы и усталость — признаки, что тебе пригодился бы бизнес-ассистент.
- Главное в совместной работе с бизнес-ассистентом — открытое общение, составление договорённостей и обратная связь.
- Бизнес-ассистент отличается от личного помощника, но по договорённости может выполнять и личные поручения.
Подписаться