Что такое Неоплачиваемые часы

Неоплачиваемые часы

(англ. non-billable hours) — это рабочее время, которое сотрудник или фрилансер тратит на задачи, не включённые в счёт для клиента. Такая работа нужна для поддержания бизнеса, но прямого дохода не приносит

Это часы, которые уходят на административные задачи, обучение команды, внутренние встречи, планирование и прочую «невидимую» клиенту работу. Они не попадают в итоговый счёт, но без них невозможно нормальное функционирование.

Уверенный учёт и анализ неоплачиваемых часов нужен, чтобы правильно рассчитывать себестоимость проектов и оценивать эффективность деятельности команды.

Пример использования термина Неоплачиваемые часы

«В нашем агентстве учёт неоплачиваемых часов открыл глаза на реальное положение дел. Оказалось, что креативные концепции отнимали вдвое больше времени, чем планировали. Например, над лендингом команда трудилась 120 часов, но 45 из них ушли на внутренние согласования и бесконечные правки — всё это клиенту не выставляли. Мы упростили процесс: ввели готовые шаблоны брифов и ограничили число внутренних обсуждений. В итоге время на «невидимую» работу сократилось вдвое — с 35% до 18%, а креативщики наконец-то получили возможность сосредоточиться на идеях».

Что ещё нужно знать про Неоплачиваемые часы

Что входит в них

Неоплачиваемые часы — не плохо. Так, бесплатные консультации для постоянных клиентов и участие в профильных конференциях работают на имидж и развитие бизнеса. Однако когда такие часы превышают 20–25% от общего рабочего времени, это становится тревожным сигналом.

Как понять, что вы имеете дело с неоплачиваемыми часами:

Не входят в счёт, выставляемый заказчику. Это период, за который клиент не заплатит. Включить эти часы в счёт или отнести на оплачиваемый проект нельзя.

Нужны для операционки. Такие задачи важны для самой компании: для порядка, развития и роста. Без них бизнес не сможет нормально работать — их нельзя просто взять и отменить.

Являются частью общих расходов. Если компания платит сотрудникам за такое время, эти траты считаются накладными расходами — как аренда офиса или оплата света.

Что обычно включают:

Административную работу: выставление счетов, ответы на письма, заполнение табелей учёта рабочего времени

Внутренние встречи и коммуникацию

Повышение квалификации сотрудников, освоение новых технологий

Исправления и доработки, не предусмотренные договором

Маркетинг и самопродвижение: ведение блога, соцсетей, участие в конференциях

Подготовку отчётов и документации без прямого влияния на клиента

Исследования и планирование внутренних проектов

Отличие от оплачиваемых

Определение неоплачиваемых мы дали выше. Оплачиваемые же часы — это время, которое тратят на работу над проектом клиента.

Для наглядности даём краткий обзор основных различий между ними:

Цель

✅ Оплачиваемые: выполнять проекты для клиентов и получать прибыль

❌Неоплачиваемые: поддерживать бизнес-операций

Тариф выставления счетов

✅ Оплачиваемые: счёт выставляется клиенту. Обычно оплата производится почасово или по фиксированной ставке

❌ Неоплачиваемые. Не выставляется напрямую клиентам. Как правило, покрывается за счёт компании

Влияние на бизнес

✅ Оплачиваемые: влияют на доход и прибыль

❌ Неоплачиваемые: обеспечивают бесперебойную работу, повышают эффективность реализации проектов в компании

Приоритет

✅ Оплачиваемые: зачастую являются приоритетными, поскольку напрямую влияют на прибыль и требуют незамедлительного решения

❌ Неоплачиваемые: второстепенные задачи по отношению к оплачиваемым часам, но необходимые для долгосрочного успеха

Почему важно отслеживать

Когда перед глазами есть цифры, понятно, что надо оптимизировать: заменить ручные отчёты автоматическими, сделать летучки короче, чётче распределить обязанности в команде.

Почему ещё важно учитывать неоплачиваемое время:

Помогает сформировать полное представление о загрузке сотрудников

Влияет на ценообразование услуг и формирование бюджетов

Усиливает прозрачность в коммуникации с заказчиком и внутри компании

Предотвращает скрытые затраты в проектах

Позволяет руководителям принимать взвешенные решения о распределении ресурсов

❗️ Главный риск неконтролируемых неоплачиваемых часов — скрытые убытки. Компания может годами работать в ноль, не замечая, что 40% времени уходит на задачи, которые не монетизируются. Для стартапов и малого бизнеса, где каждая минута дорога, это особенно критично.

Есть и психологический аспект: постоянная работа в режиме «час оплачен — два нет» приводит к выгоранию. Сотрудники чувствуют, что их время не ценят, и теряют мотивацию. Фрилансеры начинают брать больше проектов, чтобы компенсировать потери, но в итоге работают на износ.

Самые коварные — «квази-оплачиваемые» часы. Это когда задача формально входит в проект, но требует в три—четыре раза больше времени, чем планировалось. Например, дизайнер делает 20 итераций макета вместо запланированных трёх. Клиент не платит за дополнительные правки, а исполнитель теряет время и нервы.

Как работать и сокращать

Чтобы учитывать неоплачиваемые часы, достаточно создать в трекере отдельный проект и фиксировать в нём всё, что не оплачивают клиенты.

Когда данные собраны, их анализируют по трём направлениям:

Какие задачи отнимают больше всего времени

Можно ли их автоматизировать или делегировать

Какие из них можно превратить в оплачиваемые

Скажем, фрилансер месяц учился, потратил 10 часов на курс. Часть из них можно сразу включить в стоимость услуг. Ведь чем он круче прокачается, тем качественнее будет работа. То же и с командами: если летучки затягиваются, их слишком много, то проще их сократить или собираться реже.

Один из эффективных способов сократить «бесплатные» часы — чёткое определение границ в договорах. Когда ясно, сколько правок входит в стоимость, а что оплачивается отдельно, пространства для манипуляций почти не остаётся.

Нормальный показатель для стабильного бизнеса — когда 15–25% рабочего времени занимают внутренние задачи, не связанные с прямыми заказами. Если показатель выше, то нужно срочно менять процессы. Если ниже — возможно, команда игнорирует важные активности вроде обучения или стратегического планирования.

✍️ Не стоит пытаться свести неоплачиваемые часы к нулю. Вместо этого лучше стремиться к их осознанному распределению. Обучение, нетворкинг и эксперименты — это инвестиции, которые окупятся в будущем. А вот время на бесконечные правки и бюрократию — прямые убытки

В крупных компаниях невознаграждемые часы часто прячутся в кросс-функциональных задачах. Например, разработчик тратит время на помощь коллегам из другого отдела или участвует в найме новых сотрудников. Такой вклад сложно измерить, но он критически важен для культуры компании.

Тренд последних лет — превращать часть неоплачиваемых часов в оплачиваемые. Например, IT-компании начинают брать плату за срочные правки, а агентства включают в пакеты услуг время на административную работу.

Понимание того, что даже недоходные часы важны для бизнеса, делает компанию устойчивее. А для сотрудников это знак, что их время не пропадает, даже когда за него не платят напрямую.