Представь, сколько нервов тратит HR и руководитель, когда сотрудник, которого так долго искали, не выдерживает первый месяц работы и просто уходит. Приходится искать нового и снова выделять бюджет под наём. Этой ситуации можно было бы избежать, внедрив ✨ систему ✨ онбординга. Рассказываем, как за три месяца качественно адаптировать новичка.
Что такое онбординг сотрудников
— это выстроенный и понятный процесс, который помогает человеку быстро влиться в коллектив, освоиться на рабочем месте, понять свою роль и обязанности в компании. Онбординг начинается за несколько дней до того, как новый сотрудник выйдет на работу, и заканчивается, как правило, после испытательного срока
После онбординга компания и сотрудник решают, готовы ли продолжить сотрудничество. Напоминаем, что испытательный срок проходит не только новичок, но и организация, в которую он пришёл работать. Чем качественнее и понятнее онбординг, тем больше шансов, что тебе не придётся тратить деньги на поиск другого специалиста.
В статье мы пишем о том, что новичка в первое время поддерживают наставник (ментор) и непосредственный руководитель. Однако эти роли может совмещать один человек.
Чем онбординг отличается от адаптации, пребординга и обучения
Онбординг часто ассоциируется с обучением, чтением рабочей документации и километровых статей об истории компании, её ценностях и корпоративной культуре. Да, но есть нюансы, потому что HR-процессы имеют свои тонкости, как и всё, что влияет на бизнес. Разобрали основные понятия во введении новичка в должность, чтобы тебе было понятнее, как построить рабочую схему.
Онбординг — это система, которая помогает сотрудникам вливаться в коллектив и адаптироваться к процессам, но есть ещё кое-что. Опираясь на результаты, работодатель понимает, готов ли сотрудник справляться с реальными задачами и соответствует ли он своей роли.
Пребординг — это подготовительная работа, которую проделывает HR, наставник или руководитель новичка за несколько дней до его первого рабочего дня. Надо создать все условия, чтобы процесс онбординга был комфортным для специалиста. Для этого нужно заранее обустроить рабочее место, собрать пакет документов для трудоустройства, дать доступы к необходимой информации и рабочим программам.
Адаптация — это изменения, которые происходят в голове и действиях работника с его первого дня работы и напрямую влияют на его желание покинуть компанию. Сервис по поиску работы Hh.ru опросил тысячу соискателей и выяснил, что 40% из тех, кто не проходил программу онбординга, задумываются об увольнении после первого месяца работы на новом месте.
Обучение — это освоение практических навыков и инструментов, которые помогут в работе. Например, пройти инструкции или видеоуроки по работе в CRM, таск-менеджере или любой другой программе.
Обучение может быть частью онбординга или не зависеть от него. Допустим, если в компании решили внедрить новую практику в управлении проектами, то обучаться будут и те, кто работает уже давно.
| ✏️ Понятие | 👉 Когда начинается | 🎯 Цель | 👈 Момент завершения |
|---|---|---|---|
| Онбординг | С первого рабочего дня | Познакомить новичка с процессами компании, его ролью в системе, задачами, коллективом и помочь ему быстрее адаптироваться | После испытательного срока. Как правило, после трёх месяцев, однако дедлайны устанавливают в компании индивидуально |
| Пребординг | За несколько дней до выхода на работу | Подготовить рабочее место, документы и среду, в которой сотрудник будет проходить этапы онбординга | Сразу после выхода на работу |
| Обучение | После выхода сотрудника на работу | Освоить практические навыки и знания, которые пригодятся в работе | Обучение не зависит от длительности онбординга и может проводиться в любое время, пока сотрудник работает в компании |
| Адаптация | После выхода сотрудника на работу | Помочь освоиться, влиться в коллектив, корпоративную культуру и начать работать самостоятельно | Когда сотрудник может работать без посторонней поддержки и чувствует себя частью команды. Чёткие сроки установить невозможно, потому что каждый человек проходит адаптацию в своём темпе |
Зачем компании онбординг
Построить и внедрить систему онбординга персонала непросто: нужно выделить время и другие ресурсы для планирования и отслеживать процесс. Но зато взамен ты получаешь:
- Вовлечённого сотрудника — онбординг подразумевает постепенное погружение в процесс и поддержку на каждом этапе. Если всё выстроить правильно, то к концу испытательного срока работник сможет самостоятельно справляться со сложными задачами с учётом целей компании и ему не нужно будет спустя полгода разжёвывать базовые вещи
- Снижение текучести кадров — те, кто прошёл онбординг, меньше хотят уволиться, потому что знают, чего от них ожидают, как нужно работать и где искать всю необходимую информацию по проектам
- Плюсики к рейтингу компании в глазах соискателей — качественный онбординг с адекватной коммуникацией повышает шансы, что уволившийся по разным причинам не напишет плохой отзыв о сотрудничестве. Но не гарантирует этого
В 2024 году российский сервис по поиску работы Hh.ru опубликовал исследование, в котором объяснил мотивацию работодателей из разных регионов страны внедрить систему онбординга. Опросили 266 компаний разного масштаба — от малого бизнеса до крупняков, а также тысячу соискателей.
Больше половины из опрошенных владельцев бизнеса внедряют онбординг и используют для этого разные инструменты — от создания презентаций до проектирования собственных платформ. Система помогла им снизить количество грубых ошибок, улучшить атмосферу в коллективе и удержать сотрудников.
Соискатели, которые хотя бы раз проходили онбординг, ответили, что благодаря этому смогли быстрее влиться в коллектив, разобраться в оргструктуре и в задачах, которые нужно выполнять. Большинство из опрошенных считают, что живое и регулярное общение с руководителем и коллегами больше всего помогло им адаптироваться на новом месте.
Этапы онбординга нового сотрудника
Процесс проходит поэтапно, чтобы сотруднику и его руководителю было проще контролировать промежуточные результаты и корректировать план в зависимости от прогресса новичка в адаптации.
Пребординг
Подготовительный этап перед тем, как новичок выйдет на работу. Помимо сбора всей необходимой документации и подготовки рабочего места, ответственные составляют индивидуальную программу онбординга для новичка и назначают наставника.
Результат пребординга: у специалиста есть всё необходимое для того, чтобы начать погружаться в рабочие процессы. Для наглядности показали, как может выглядеть список задач пребординга на Канбан-доске в Weeek.
Представим, что онбординг длится три месяца, но помним, что скорость адаптации зависит от масштабов и процессов компании. Для описания задач для онбординга сотрудника мы завели отдельный проект, а для каждого этапа создали отдельную Канбан-доску, чтобы не путаться.
Подзадачи в данном случае выполняют роль чек-листа приёмки и отображаются прямо на доске — тебе не нужно открывать карточку задачи, чтобы отследить процесс её выполнения. Также выделили отдельную колонку под результат, чтобы точно убедиться, что мы сделали всё, что требуется для комфорта будущего сотрудника.
Первая неделя
На этом этапе специалист знакомится с командой, руководителем, основными документами и инструкциями, которые понадобятся в работе. В сложные процессы во время первой недели сотрудника обычно не вводят.
Самое главное — новичок должен узнать коллег, проверить, что у него есть все доступы в корпоративные ресурсы и программы, быть в курсе планов на период онбординга и знать, где в офисе кухня и переговорка.
Первый месяц
Первые 14 дней от новичка обычно не требуют полноценно включаться в работу над проектами. Но с третьей недели его начинают постепенно подключать к выполнению типовых задач и отслеживают, насколько он применяет навыки, которые усвоил во время обучения.
К концу первого месяца сотрудник обычно уже может работать с минимальной помощью наставника, умеет самостоятельно находить ответы на все свои вопросы в Базе знаний и понимает, как устроены рабочие процессы внутри команды.
Здесь мы не показываем, как будут выглядеть задачи на доске, потому что на этом этапе сотрудника обычно уже подключают к рабочим проектам, где он выполняет конкретную работу — а она у каждого своя. Обратная связь от наставника или руководителя остаётся регулярной и проводится по договорённости.
Три месяца
После трёх месяцев работы сотрудник уже погружён в рабочие процессы и может брать в работу нестандартные задачи. Считается, что 90 дней достаточно, чтобы новичок смог адаптироваться, стать полноценным сотрудником и брать на себя ответственность в проектах без помощи наставника.
Также работника постепенно подключают к работе над целью компании и достижению ключевых показателей. По итогам трёх месяцев работник и руководитель встречаются, чтобы обменяться обратной связью и решить, подходят они друг другу или нет.
| Этап | Цель | Действия | Ответственный | Результат |
|---|---|---|---|---|
| Пребординг | Подготовить документы и рабочее место для сотрудника | Собрать пакет необходимых документов, раздать доступы к корпоративным аккаунтам, оборудовать рабочее место и познакомить с наставником | HR и руководитель отдела | У сотрудника есть всё необходимое для начала онбординга |
| Первая неделя | Познакомить сотрудника с командой, корпоративной культурой, базовыми рабочими процессами | Работнику проводят экскурсию по офису, знакомят с коллегами и руководителем, показывают, где лежат инструкции и обучающие материалы | Руководитель и наставник | Новичок знаком с командой, понимает свою роль и ожидания руководителя. Знает, где искать нужную информацию, и проходит базовые обучения |
| Первый месяц | Научить сотрудника работать самостоятельно с типовыми задачами | Работник заканчивает обучение по обязательным программам, начинает выполнять простые задачи с минимальной помощью наставника | Руководитель и наставник | Сотрудник выполняет самостоятельно типовые задачи, прошёл тестирование по обучающим материалам и регулярно получает обратную связь от руководителя |
| Три месяца | Подвести итоги работы в период онбординга и решить вопрос о дальнейшем сотрудничестве | Новичок уже не новичок: может сам найти всю необходимую информацию, подключается к более сложным задачам и знает рабочие процессы своей команды | HR и руководитель | Сотрудник полностью адаптировался на новом месте работы. Стороны решают, готовы ли работать вместе дальше, на финальной встрече |
Даже если ты выстроишь чёткую и понятную систему онбординга, нет никаких гарантий, что специалисту будет комфортно на протяжении всего пути. Вот на что стоит обратить внимание.
Также мы проводим мероприятия, которые являются частью онбординга. Например, Welcome meet — активность, направленная на знакомство с командой. Если работник не приходит, игнорирует приглашения и это не объясняет, то нас это тоже может насторожить
Эксперт также отмечает, что не стоит оценивать новичка только по одному из этих признаков, важно смотреть на общую картину и отмечать, повторяется ли подобное поведение. Если да, значит, нужно напрямую обсудить с работником, всё ли ему понятно, спросить, как он себя чувствует и есть ли сложности.
Как организовать онбординг в Weeek
Итак, ты уже понимаешь, как примерно может выглядеть процесс онбординга новичка и из каких этапов он состоит. Задачи, которые будет выполнять сотрудник, зависят от специфики организации и могут отличаться от тех, которые мы указали выше. Но база — фиксировать всё в таск-менеджере, чтобы ничего не упустить и не потерять.
Если новичок будет тратить большую часть своего времени на поиск задач и документов, то процесс онбординга может затянуться.
В Weeek ты можешь объединить все задачи и этапы онбординга в один проект. Нажимаешь на + и Новый проект.
Далее в появившемся окне даёшь ему название. Новый проект появится на боковой панели слева. Чтобы начать ставить задачи, просто кликни на название и открой нужный режим просмотра задач — список, неделя, месяц, Гант или Канбан-доски. Выбрать нужный ты сможешь на верхней панели.
Если ты хочешь добавить описание проекта онбординга, прикрепить ссылки на важные документы и поставить проекту дедлайн, то это можно сделать, кликнув на «Обзор» на верхней панели в проекте.
Далее раскидываем задачки в досках. Заходишь в доску → выбираешь нужную колонку → и вводишь нужную задачу в окошке.
Далее начинается интересное — добавить нового пользователя. Нужно нажать на иконку Пригласить в нижнем левом углу экрана → скопировать ссылку, чтобы скинуть её сотруднику, или ввести его рабочую почту, на которую придёт приглашение.
Новичку не обязательно видеть все проекты в компании, поэтому доступы можно ограничить. Делается это через сервис «Пользователи».
Теперь ты можешь назначать новичка ответственным в задачах, чтобы он их быстрее находил и отслеживал. Но на этом выстраивание системы онбординга не заканчивается, ведь сотруднику нужно проштудировать массу документации, которую можно оформить в Базе знаний Weeek.
База знаний — это хранилище всей информации по проектам и работе компании с древовидной структурой. Можно создать группу документов и связывать их между собой, чтобы не запутаться. Внутри есть поиск по названию, чтобы не напрягать глаза лишний раз. А ещё документы можно прикреплять напрямую к задачам и не ограничивать себя в форматировании.
Чтобы открыть Базу знаний, нажми на значок сервисов и выбери нужный. Ты можешь также переключаться между сервисами в два клика и переходить от чтения документов к закрыванию задачек в два клика в той же панели.
Таким образом, можно выстроить систему в одном месте и быть спокойным, что новичок ничего не упустит и не потеряет важную бумажку или инструкцию.
Пример плана онбординга на 30, 60 и 90 дней
Представим, что компания месяцами искала маркетолога и наконец-то нашёлся кандидат, который получил офер. Предлагаем следовать плану ниже, чтобы не спугнуть новичка и ввести его в курс роли безболезненно.
Первые 30 дней: погружение в контекст
Даже профессионалу с опытом нужно время, чтобы разобраться в продукте на новом месте работы. Сразу нагружать его по полной программе не рекомендуют, чтобы не подвергать новичка ещё большему стрессу.
Первая неделя уходит на проверку доступов, документацию, знакомство с командой и смежными отделами. Маркетологу нужно тесно взаимодействовать с отделом продаж, клиентской поддержкой и теми, кто создаёт и улучшает продукт. Наставник должен проследить, чтобы коммуникация состоялась, потому что от этого зависит, как быстро новичок поймёт, что продаёт и какие преимущества есть у продукта.
Первый месяц маркетолог разбирается в том, что уже было сделано до него, и анализирует текущее положение дел. Чем больше времени есть у него в запасе на изучение контекста, тем быстрее он сможет закрывать реальные задачи. В конце этого этапа обязательна встреча с руководителем, наставником и HR, чтобы обсудить итоги и обменяться обратной связью.
Второй месяц: больше самостоятельности
Как только новичку станет более-менее понятно, как устроены маркетинговые процессы в компании, ему можно поручить часть работы — например контент-маркетинг — и постепенно увеличивать нагрузку.
Начинать лучше с простых задач, с которыми сотрудник сможет справиться. Поначалу помощь руководителя и его обратная связь обязательны, чтобы маркетолог понимал, как устроены работа над задачами, согласования и другие обязательные этапы. Дальше контроль можно ослабить.
В конце второго месяца работы новичок должен показать первые результаты и проанализировать их с руководителем. Если ожидания не оправдались, не стоит рубить сплеча и прощаться. Лучше вместе проанализировать ошибки, сделать выводы и наметить планы по улучшению работы на будущее.
Третий месяц: завершение адаптации
Если ты нагружаешь новичка дозированно, следуешь системе и планам, то к концу третьего месяца он становится полноценным сотрудником, который знает свою зону ответственности, понимает роль и ответственно относится к задачам.
Но может произойти и обратное — ближе к концу испытательного периода ты поймёшь, что кандидат не оправдал ожиданий, не исправлял ошибки или местами проявлял неуважение к команде. В таком случае правильно выстроенный онбординг поможет распознать эти вещи заранее и подготовиться к разговору о расставании.
