Выбрали процессы в работе с персоналом, которые лучше всех поддаются автоматизации и цифровизации. Подсветим главные проблемы в них — и как их лечить их с помощью WEEEK.
Пригодятся четыре инструмента WEEEK:
- Доски — режим просмотра в сервисе Задачи
- База знаний — внутренний сервис для работы с документами
- Аналитика — внутренний сервис для сборки отчётов о производительности команды
- WIP-лимиты — или специальные настройки в Досках, которые ограничивают рабочую нагрузку
Подбор персонала с помощью Досок
Сотрудники нужны любой компании. И даже если кандидатов немного, в потоке работы легко потеряться среди откликов. Чтобы этого не происходило, процесс найма надо упорядочить.
Для организации поиска сотрудников подойдёт режим просмотра Доски в сервисе Задачи. Создадим две доски — Вакансии и Найм — для подготовки вакансий и самого поиска.
Начнём с доски Вакансии. В ней достаточно трёх колонок — Будущие, Текущие и Архив. По ним будут двигаться задачи, пока новый специалист не будет нанят.
В Будущие можно записывать задачи на перспективу, в Текущие — задачи с открытыми вакансиями. А в колонке Архив собирай закрытые.
На доске Найм ведётся процесс подбора сотрудников. Колонки могут быть такими — Поиск, Первичный отбор, Собеседование, Вторичный отбор, Тестовое, Архив кандидатов. Адаптируй их под свои процессы.
В колонке Поиск создаём задачу и называем как открытую вакансию. Прописываем в подзадачах имена откликнувшихся кандидатов. Каждый из них пройдёт по этапам подбора — следующим колонкам.
В файлах, комментариях и кастомных полях задачи можно хранить информацию по кандидатам:
- Само резюме
- Комментарий по итогам собеседования
- Контакты
Адаптация сотрудников с помощью Базы знаний
Онбординг сотрудников — это ответы на однотипные вопросы, пояснение устройства команды изнутри, знакомство с правилами работы и процессов. Это удобно закрыть поясняющими документами, чтобы не тратить время команды.
Документы для онбординга в WEEEK лучше организовать в Базе знаний — так они не будут привязаны к проектам.
Создай отдельную ветку документов «Онбординг». Внутри создай вложенные документы: один документ = одна тема.
Структура может быть такой:
Так же можно организовать документы в других ветках — к примеру, «Структура компании» и «Регламенты». Организовать текст документа можно с помощью блочного редактора — через слеш / откроется меню блоков.
Любым документом WEEEK можно поделиться даже с незарегистрированными пользователями. Для этого активируй опцию Поделиться документом в интернете и скопируй ссылку. Так можно, например, отправить схему проезда до офиса кандидату, приглашённому на собеседование.
Обучение и развитие — вновь с помощью Базы знаний
Разбираем дальше возможности Базы знаний WEEEK. Сейчас покажем, как организовать и хранить материалы для обучения сотрудников.
В отдельном документе «Обучение» создаём структуру по отделам компании. Например, инструкции для отдела продаж, маркетинга, разработчиков и так далее. Сотрудники смогут легко ориентироваться в такой библиотеке.
Внутрь документа добавляем материалы: тексты, видео, картинки, схемы, таблицы и прочее.
С помощью редактора текст легко сделать понятным, читаемым и красивым. Для этого есть разные виды списков, чек-листы, цветные блоки, цитаты и многое другое.
Управление производительностью с помощью Досок
В WEEEK можно отслеживать производительность команды. Для этого вновь пригодятся Доски в сервисе Задачи.
Не будем останавливаться на том, как организовать сами процессы команды. А вот контролировать загруженность сотрудников можно с помощью WIP-лимитов (Work In Progress). Они ограничивают количество задач или рабочих часов на одной стадии работы — то есть колонке Канбан-доски.
Эта фича поможет понять, как сотрудники справляются с работой и нужны ли дополнительные ресурсы. Если отдел систематически выходит за лимиты на объём работы, стоит поднять вопрос дополнительного найма.
☝️ Таким же образом можно сводить план-факт — сравнивать предварительную оценку загруженности команды и фактическое исполнение. Для этого нужно выгрузить данные из сервиса Аналитика. Здесь довольно много ручной работы — как её автоматизировать, расскажем ниже.
Работа с отчётностью с помощью сервиса Аналитика и плагина ChatGPT
Мы разработали плагин для ChatGPT, чтобы помочь анализировать данные о работе в WEEEK. Для этого достаточно загрузить в нейро-чат отчёты из сервиса Аналитика — плагин обработает данные и напишет выводы.
А теперь подробнее. Из Аналитики выгружаются отчёты двух видов — «Задачи за период», где учитываются задачи с предварительной оценкой времени, и «Экспорт затраченного времени» — он включает задачи, где было зафиксировано фактически потраченное время. Плагин объединяет их в один отчёт и делает выжимку для полной картины план-факта.
Что ещё можно делать с помощью плагина:
- Узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач
- Узнать, сколько времени в целом было потрачено на работу по проектам
- Посчитать плату за рабочие часы
- Построить графики. В них можно указать, сколько часов работали сотрудники — с указанием сверхурочных
- Выгружать данные в нужном формате — Excel, CSV, JSON, JPEG (только графики)
📎 Подробная инструкция по настройке плагина
Подписаться 
