Два клика — и ты видишь, как команда закрывает задачи по проекту и всё ли идёт по плану. Нет, это не сон, а современные технологии, которые позволяют построить контрольную диаграмму и управлять процессами без прямого вмешательства и лишней нервотрёпки.
Рассказываем, что такое контрольная диаграмма, зачем она нужна и почему тебе стоит начать ею пользоваться прямо сейчас.
Что такое контрольная диаграмма
Контрольная диаграмма — это инструмент из статистики, который помогает следить за процессом и понимать, как он работает со временем. Она показывает, как ведут себя ключевые показатели, и позволяет заметить тренды, резкие изменения или странные отклонения.
Если на диаграмме появляется что-то необычное, это может быть сигналом, что в процессе есть проблема. Поэтому такие диаграммы помогают вовремя понять, насколько стабильно всё работает и нужно ли что-то менять.
Вертикальная ось отображает значение показателя, а горизонтальная — время или порядок наблюдений. Точки располагаются не случайно, а в соответствии с тем, сколько времени заняло выполнение.
Обычно такую диаграмму строят для конкретного процесса или рабочей группы. Если данных слишком много, читать график становится сложнее.
Зачем нужна
Название диаграммы говорит само за себя — чтобы контролировать процесс работы и принимать взвешенные решения, основываясь на данных, а не на собственной интуиции. Даже если команда сильная и доверие высокое, контроль остаётся необходимым — именно он позволяет видеть реальную картину и не упускать процесс из рук.
Но это ещё не всё. Вот дополнительные фишки контрольной диаграммы:
- Покажет «узкие места» — на графике ты увидишь, если команда начнёт буксовать. Тебе станет понятно, какие задачи вызывают затруднения, в какой момент и насколько сильно проседает работа
- Предупредит, если ситуация начнёт выходить из-под контроля. На диаграмме есть не только оси и задачи, но и границы допустимого значения по срокам, за которые выходить нельзя (расскажем далее).
Как только точки начнут пересекать контрольные линии, ты это заметишь и сможешь вовремя вмешаться в рабочий процесс
- Отличит случайные косяки от регулярных — график подскажет, если работа по проекту систематически скатывается на более низкий уровень, и поможет выявить причины. Отклонения от плана могут быть нормой, но при определённых значениях, которые тебе нужно будет указать. Всё, что за их рамками, ты увидишь на графике
- Поможет стать лучше — с помощью контрольной диаграммы ты не только отслеживаешь прогресс команды в работе над проектом, но и свой собственный. Если ты введёшь новые правила работы, то график покажет, насколько твои решения в управлении проектами оказались эффективными
Как появилась контрольная диаграмма
Всё началось с телефонного звонка. Впервые набросок контрольной диаграммы придумал учёный-статистик Уолтер Шухарт в 1924 году, он работал в лаборатории Белла — именно там изобрели в дальнейшем сотовую связь. Статистик отслеживал отказы телефонного оборудования и собирал данные, чтобы перестроить процессы и улучшить качество.
Шухарт впервые предположил, что отклонения от нормы могут быть незначительными, случайными, и предложил определять границы дозволенного. До него учёные анализировали даже малейшие колебания, увеличивая диапазон значений.
В дальнейшем учёный написал книгу про статистический метод Economic Control of Quality of Manufactured Product, где описал, как находить контрольные границы, строить диаграммы и как статистические данные связаны с качеством производства.
Позже статистический метод Шухарта начали применять во время Второй мировой войны, тем самым распространив контрольные диаграммы по всему миру. Сейчас мы пользуемся её модернизированной версией.
Основные элементы Control Chart
Что ты увидишь на классической контрольной диаграмме:
Что ты увидишь на классической контрольной диаграмме:
| Две оси | Вертикальная — тот показатель, который нам нужен для оценки. Скорость работы над задачей или количество багов. Горизонтальная — период, из которого мы берём данные. Количество спринтов, дни недели или даже часы, если тебе важно отследить показатели за конкретный день |
|---|---|
| Линия среднего значения | Тот результат, на который нужно ориентироваться. Обычно линию строят, ориентируясь на фактическое среднее поведение процесса.Если задачи приближаются к данной отметке, то это значит, что все молодцы |
| Две контрольные границы | Контрольные границы рассчитываются на основе среднего значения и разброса данных. Это диапазон, в котором показатели считаются нормальными: если задачи находятся внутри границ, значит, всё в порядке. Если ты видишь, что точки на графике выходят за пределы, то, скорее всего, нужно вмешаться в процесс и проверить, что идёт не так. Верхняя допустимая граница — за неё выходить нельзя, это максимальный предел отклонения от графика работ. Нижняя допустимая граница — за эту линию обычно никто не выходит. На графике она отображает минимальное отклонение от плана |
| Точки | Задачи, расположение которых зависит от того, как долго над ними работали. Горизонтальная ось — это день, в который она была завершена. Вертикальная — это время, которое на неё ушло — от взятия в работу до сдачи заказчику |
Расстояние от центральной линии среднего значения до контрольных — 3 сигмы. А между контрольными — 6 сигм. Именно этот показатель отклонений по проекту считается идеальным, а то, что выходит за пределы, требует незамедлительной реакции.
Зачем проводить анализ диаграммы
Перед тем как начать строить контрольную диаграмму, нужно накопить достаточное количество задач, чтобы сделать грамотные выводы. В SPC рекомендуют минимум 20–25 точек, лучше — 50+.
Анализировать контрольные графики нужно, чтобы:
- Понять стабильность процесса — диаграмма показывает, держится процесс в пределах нормальных отклонений или есть сигналы о проблемах
- Оценивать работу команды — систематически хорошо, стабильно нормально или хуже с каждым днём. Просто отследи на графике, куда идут точки — вверх, вниз или стремятся к центру
- Отслеживать предсказуемость работы — на графике ты можешь отследить всплески cycle time по датам. Если в один день густо, а дальше — пустота, то это знак, что нужно вмешаться
- Не тушить пожар, а предотвращать его — ты сможешь узнать, когда работа над задачами начала выходить за рамки дозволенного, чтобы предотвратить заторы по пути к завершению проекта
Главное — ты держишь руку на пульсе и контролируешь работу, не вмешиваясь в неё. Но стоит иметь в виду и ограничения контрольной диаграммы:
- Если задач в проекте слишком мало, то данные будут неточными
- Если процессы в проекте изначально нестабильны, то использовать контрольную диаграмму бессмысленно
- Если контрольные границы рассчитать неверно, то и результаты будут соответствующие
- Если команда и тип задач сильно меняются в процессе, то результаты тоже могут быть искажёнными
Как понять, что на диаграмме что-то идёт не так
Как понять, что что-то идёт не так, — просто понаблюдай за поведением точек (то есть задач). Простая памятка тебе в помощь.
Держи в уме, что отклонения от нормы бывают обычными (случайными) и необычными (не случайными). Первые встроены в процесс и делают его предсказуемым, а вторые вызваны внешними причинами и могут повлиять на результат.
Вот что выдаёт ситуацию, на которую нужно отреагировать.
- Когда одна точка за пределами контрольных границ
Сигнал, что процесс вышел из-под контроля. Причина может быть конкретной: технический сбой, человеческий фактор, ЧП. Лучше изучить, чтобы устранить фактор в будущей работе
- Если шесть точек подряд идут вверх или падают вниз — это указывает на тенденции в процессе
Даже если точки всё ещё внутри контрольных границ, тенденция говорит о том, что процесс постепенно меняется и его поведение не случайно
- Если две точки близки к контрольным границам. Например, одна близка к верхней, а вторая — к нижней
Такой паттерн показывает высокую изменчивость процесса. Стоит проверить, почему результаты так колеблются, возможно, есть внешние факторы или ошибки в планировании. Важно для профилактики выгорания команды
- Если восемь точек подряд ближе к контрольной границе — к верхней или нижней
Когда несколько точек подряд собираются возле одной контрольной границы, это может быть систематическая ошибка или смещение процесса . Процесс работает не так, как раньше
- Если пятнадцать точек подряд близки к линии среднего значения, но с внутренней стороны
Такой признак тоже может быть подозрительным. Это говорит о том, что задачи выполняются слишком быстро. Стоит проверить, распределяется ли нагрузка адекватно и соизмеримо силам команды
Если ты видишь на графике хотя бы один красный флаг, то это значит, что процесс изменился не случайно и нужно искать причину.
Выявление отклонений и сигналов проблем
Мы уже разобрали на примерах выше, на что стоит обратить внимание, тут лишь подытожим
😎 Если задачи находятся внутри контрольных границ — процесс работает стабильно. Небольшие колебания вверх-вниз — это ок
😎 Если точки естественно распределены вокруг средней линии — это супер, так держать
🤔 Задачи подходят к границам — стоит напрячься, уточнить, что конкретно тормозит процесс
🤬 Задачи выходят за границы — бегом вмешиваться в работу и принимать меры
Итого
Контрольные диаграммы нужны для того, чтобы наладить производительность процесса. На графике ты увидишь, как идут дела по задачам — сколько на них уходит времени, насколько стабилен процесс и есть ли сдвиги в лучшую или худшую сторону.
Контрольные диаграммы покажут, насколько твои решения в управлении проектами рабочие. Ты сможешь вовремя увидеть потенциальную проблему в процессе и вмешаться, опережая коллапсы. При этом все свои решения ты можешь аргументировать чёткими показателями, а не собственными ощущениями.
Подписаться 
