Привет! Меня зовут Николай Барсуков, я операционный директор PR-агентства Glava.
В конце 2025-го мы поучаствовали в пилотном проекте от Weeek: подали заявку, прошли отбор — и нам персонально внедрили инструмент в процессы агентства. После этого наша работа изменилась: получилось сэкономить каждому менеджеру до 60 минут в день и снизить тревожность у команды.
Хочу поделиться, почему мы ушли от чатов, какую систему выстроили и к чему всё это привело.
Когда чаты перестали справляться
С момента запуска агентства мы создавали отдельные обсуждения по каждому клиенту, общались с командой и заказчиками в телеграме, фиксировали договорённости в гугл-документах и отслеживали KPI вручную.
На старте этого хватало. Проектов было немного, показатели оставались простыми, а процессы — понятными. Но со временем выросли количество клиентов и срок сотрудничества с ними. В PR часть материалов выходит быстро, а часть может ждать публикации неделями или даже месяцами — это зависит от редакций и новостной повестки.
Проблемы стали особенно заметны к концу отчётных периодов. Нужно было понять, какие материалы уже отправлены, что зависло у журналистов, где ждём согласования клиента и какие задачи перейдут на следующий период.
Чем больше становилось долгосрочных проектов, тем чаще я, тимлид или CEO нашего агентства запрашивали статусы. Сначала хватало еженедельных планёрок, но постепенно менеджеры начали тратить больше времени на сбор информации, чем на саму работу.
Почему первые таск-трекеры не приживались
Мы попробовали навести порядок с помощью таск-трекеров. Тестировали Kaiten и другие сервисы, переносили туда задачи, настраивали Канбан-доски. Но результат каждый раз был одинаковым.
Сначала команда дисциплинированно работала в системе, а потом постепенно возвращалась в чаты. В телеграме было быстрее уточнить статус, переслать ссылку или договориться о следующем шаге. К тому же мы воспринимали цифровизацию как способ быстро решить проблему.
Когда напряжение на проекте спадало, про таск-трекер снова забывали. В итоге он превращался в инструмент отдельного менеджера, а не в рабочую среду команды. Ситуацию усугубляло и то, что даже при аккуратном ведении задач статусы всё равно приходилось дублировать в чатах.
Оказалось, проблема не только в дисциплине. Стандартная Канбан-доска плохо отражала сложность наших процессов: формат материала, СМИ, этап согласования, сроки публикации, влияние на KPI. Лиду нужна совсем другая картина: сколько материалов вышло, сколько — находится в работе, какие СМИ задействованы и как выполняются KPI.
Когда таких нюансов становится много, обычная доска показывает лишь движение карточек, но не помогает управлять процессом. При этом создавать отдельные проекты и доски для разных ролей означало ещё больше усложнить систему и добавить дублирование.
Как шло внедрение — и что изменилось, когда мы описали не задачи, а процессы
И вот мы попали в пилотный проект Weeek по внедрению инструмента для агентств. Вместе с командой сервиса разобрали наши процессы, производственные циклы и особенности работы. После этого для нас подготовили рабочее пространство, настроили проекты и доски, показали логику работы системы и её возможности.
Во время внедрения мы подробно разложили весь путь работы агентства:
как материал проходит путь от идеи до публикации
какие статусы нужны менеджерам что должен видеть руководитель
какие данные важны для отчётности
и где нужны отдельные пространства, а где — единая логика
Случился инсайт: проблема была не в том, что руководство и команда «не любит таск-трекеры», и не в том, что процессы в агентстве слишком сложные. Просто мы пытались уложить все этапы PR-процесса в слишком простую структуру
В общем, чтобы цифровизация работала, нужно разделять разные рабочие сценарии и роли, а не пытаться уместить всё в одну доску
Как мы перестроили систему работы
Первое, что было принципиально новым, — отказаться от идеи одной универсальной доски для всего.
Выделили отдельную «редакцию»
«Внедрятор» Weeek предложил создать общее пространство, в котором работают все менеджеры по контентным задачам. Там появилась детальная Канбан-доска с большим количеством колонок под путь материала:
- К работе
- Проработка темы
- Пишет автор
- Согласовано лидом
- Согласовано клиентом
- Передано в СМИ
- Опубликовано
- Требует доработки
Это дало команде живую редакционную карту: кто что делает, где застрял материал и что нужно подтолкнуть.
Но — это важно отметить — внедрение от Weeek по предложенной структуре стало только отправной точкой. Мы не оставили всё как было, а научились работать с инструментом, адаптировать его под себя и тонкости процессов.
Был соблазн усложнить структуру — например добавить отдельный этап питчинга материала. Были и другие идеи, которые сначала казались полезными и даже попадали в структуру доски. Однако часть настроек только усложняет работу, поэтому некоторые процессы пришлось пересобрать.
Создали отдельные проекты по каждому клиенту
Для каждого клиента появилась своя упрощённая доска. Там не было десятков статусов — только управленческая логика.
Нам не нужно дублировать задачи для лида и менеджера — для каждый задачи указываем несколько проектов и досок (постановка задач с помощью Мультипроектности — прим.).
Такая сокращённая доска для руководителя полезнее, чем подробная редакционная. Получается, и менеджер за несколько секунд может рассказать, что мы делаем и куда движемся.
Добавили отдельные доски под новые направления
Когда процессы начали усложняться, мы не пытались расширить старую структуру. Вместо этого под новые форматы создавали отдельные доски внутри рабочего проекта по каждому клиенту:
- мероприятия
- подкасты
- документы и отчётность
Это помогло не смешивать всё в один поток и не терять управляемость.
Отдельно стоит добавить про новый проект «Командные задачи». Здесь логика совершенно иная. В ней видны и синхронизированы звонки сотрудников, а также описаны задачи, в которых участвуют сразу несколько менеджеров. Это ещё больше упростило нам работу.
Что дала система тегов и аналитики
Радует возможность не просто вести задачи, а собирать по ним аналитику. Например, с помощью кастомного поля Дата мы стали отслеживать, сколько времени проходит между отправкой материала в СМИ и его публикацией.
Раньше сроки рассчитывались исходя из наблюдений всей команды и понимания редакционной политики медиа. Теперь — на основе анализа собранных данных за большой промежуток времени.
Благодаря этому изменения в работе СМИ стали обнаруживаться автоматически в самом таск-трекере. Это помогло точнее планировать коммуникацию, сроки и ожидания клиентов.
Кроме того, система помогла решить распространённую проблему агентств — зависимость процессов от конкретных сотрудников. Теперь все действия фиксируются в задачах и проектах, а команда видит полную историю работы.
Какие результаты получили через месяц
Что у нас изменилось:
Видны статусы задач
Руководителю, проджект-менеджеру и основателю больше не нужно спрашивать команду, что происходит в проекте. Это же повлияло и на корпоративную культуру: каждый может вежливо попросить руководителя заглянуть в таск-трекер и посмотреть статус там. Сначала было некомфортно, потом все привыкли.
Менеджеры не тратят время на поиск информации
По нашим внутренним замерам, один менеджер начал экономить около 30–60 минут в день. Потому что документы, ссылки, статусы и история задачи перестали быть разбросаны по чатам и папкам.
Прозрачность KPI
Теперь проще увидеть, что уже закрыто, что в работе, а что рискует сместиться на следующий период. Это полезно и для внутреннего управления, и для клиентской отчётности.
Проще масштабировать новые услуги
Когда появляется новый формат работы, мы не пытаемся встроить его в старую схему «как получится». Мы сразу создаём отдельную доску под процесс и вместе с командой решаем, какая логика в ней нужна.
Ощущение контроля и безопасности
Раньше часть базы знаний по клиентам жила в гугл-документах и на дисках. Теперь критически важную информацию мы дублируем в Базе знаний внутри системы. Это снижает риск потери данных и позволяет быстрее находить нужную информацию по клиенту, теме или спикеру.
Агентствам: на что обратить внимание
Если вы тоже хотите оцифровать процессы, не начинайте с выбора сервиса. Начните с шагов ниже 👇
Проведите анализ
Перед тем как оцифровать процессы, ответьте себе на несколько вопросов:
- как у вас устроена работа
- какие этапы проходит задача
- кто и какую картину должен видеть
- какие показатели важны
- что нужно фиксировать, а что мешает
- и, самое главное, как этот процесс может стать эффективным
Опишите типовые сценарии работы
Например: исходящий PR, входящие запросы от журналистов, мероприятия, подкасты, согласование колонок, ежемесячная отчётность.
Разделите операционную и управленческую логику
Менеджеру нужен один уровень детализации, руководителю — другой. Не стоит пытаться запихнуть всё в одну доску.
Подумайте, какие данные вы хотите видеть через месяц
Если не определить это заранее, система превратится в красивый, но бесполезный архив задач.
Закладывайте адаптацию
Нашей команде понадобилось 30 дней, и это нормальный срок. Людям нужно время, чтобы перестать жить в чатах.
Назначьте ответственного
Пригодится человек, который будет отвечать на вопросы по таск-менеджеру, помогать настроить доски или придумывать, как сделать работу ещё проще. У нас в команде такой есть 😎
Вывод
Пока агентство небольшое, чаты кажутся самым быстрым и удобным способом для общения и задач. Возможно, для начала этого достаточно. Но как только клиентов, услуг и отчётности станет больше, эта скорость окажется обманчивой и добавит тревоги.
Оцифровывая процессы, обязательно смотрите на бизнес. За 30 дней нам удалось собрать разрозненную работу в единую систему, сократить рутину и сделать проекты прозрачнее для команды и руководства.
