Каждое утро в чате начинается одинаково: «Маш, тут клиент ответил по задаче?», «Вань, когда там смонтируешь видео?», «Свет, бриф готов?».
В итоге добрая половина дня уходит на вопросы и выяснения процессов, и тебе остаётся пара часов на собственные задачи. Отсюда и работа до восьми, и сорванные дедлайны, и вечнонеуспевающий режим.
Разберёмся, как организовать работу так, чтобы видеть состояние всех проектов без ежедневных планёрок и однотипных вопросов 🥲
Почему мы теряем контроль
Пока в команде 2–3 проекта, проблем почти нет: клиентов немного, задач тоже. Но вот приходит время масштабироваться и проектов становится пять и больше, а порядок магическим образом исчезает.
В чём может быть дело 👇
- Проекты существуют в разных местах: один обсуждают в телеграме, второй лежит в затерянной гугл-папке, третий остался в нерасшифрованном созвоне
- Коммуникация становится бутылочным горлышком: если согласования, передача задач и ответы на вопросы проходят через менеджера, в какой-то момент он физически не успевает обработать всю информацию
- Нет общей картины по загрузке команды: непонятно, кто чем занят, почему у одного человека завал, а у второго есть время кидать рилсы коллегам в рабочее время
- Постоянно появляются срочные задачи: чем больше клиентов, тем чаще возникают внеплановые запросы. Без системы приоритизации, срочные дела начинают вытеснять важные, а планирование теряет смысл
Одним было удобнее обсуждать детали проекта в чате, вторым — собирать информацию в документе, третьи считали, что всё можно решить частыми созвонами. Внешне для клиентов всё казалось нормальным, но внутри конкуренция подходов приводила к дублированию задач и утяжелению всей системы
С помощью команды Weeek мы перестали исправлять отдельные хаотичные процессы, а посмотрели на всё целиком. Разобрались, как существуют процессы и задачи во времени, как ими управлять каждому члену команды
Что поможет управлять несколькими проектами одновременно
Хорошая новость: проблема обычно не в количестве проектов, а в отсутствии системы. Когда информация разбросана по разным источникам, времени на координацию становится больше, чем на само управление.
Поэтому агентствам и командам с кучей проектов стоит выстроить процессы так, чтобы нужная информация всегда была доступна. Что для этого нужно 🔽
Одно место для всех проектов
В едином рабочем пространстве будет видно статус проекта, сроки, ответственных и последние изменения. Представь, сколько времени получится сэкономить, не спрашивая у коллег детали.
Прозрачные процессы
Когда каждый участник команды видит статус задач, следующие шаги и текущий прогресс, работа становится более предсказуемой, а руководитель получает актуальную информацию и без созвонов.
Понятные зоны ответственности
Если по задаче нет конкретного ответственного, менеджеру приходится самостоятельно всё контролировать. А вот при распределённых ролях и зонах, команда понимает свои задачи и быстрее принимает решения.
Визуализация работы
Например, Канбан-доска показывает статусы задач и подсвечивает узкие места. Если в колонке «Дизайн» скопилось много задач, значит, на этом этапе что-то идёт не так.
Диаграмма Ганта пригодится, когда в команде много задач с зависимостями.
Как организовать управление несколькими проектами
От теории — к практике 🧐
Создай отдельные проекты для каждого клиента или направления
Представим маркетинговое агентство с пятью проектами: один проект = один клиент. Для каждого можно создать свою Базу знаний, подключить нужные сервисы или настроить доступы.
⚠️ Задачи из разных проектов не пересекаются — и каждый сможет видеть только то, что ему нужно
Чтобы создать проект, нажми + → Новый проект → Дай ему название → Создать
Настрой статусы
Советуем использовать Канбан-доски. На них можно отобразить, через какие этапы проходит единица ценности: от идеи до завершения. Досок может быть сколько угодно и называться могут по-разному.
⚠️ Не стоит нагромождать слишком много статусов: со временем команда определится, сколько колонок достаточно для отображения прогресса
У агентства из примера это будут колонки Поиск тем, В работе, Редактура, Согласование с клиентом, Готово к публикации, Готово.
Собери задачи, документы и обсуждения в одном месте
У каждого проекта будут свои задачи. Выгрузи их на доску через Добавить задачу, а затем распредели по статусам, просто перетягивая карточки из одной доски в другую.
Внутри карточки задачи есть возможность назначать ответственного, устанавливать дедлайн, добавлять описания и подзадачи, а также общаться в комментариях. Ты всегда будешь видеть, какой процесс проходит задача, кто за неё отвечает и какие обсуждения там проходят.
Кроме того, можно устанавливать напоминания о задаче. Жми три точки в верхнем правом углу → Настроить напоминания. В нужный момент ты получишь уведомление.
В Базу знаний сложи все регламенты, брифы, инструкции и всё, что может пригодиться в работе. У каждого проекта будут свои документы — ничего не смешается.
Добавь теги и автоматизацию
Теги помогут разделить задачи по категориям и визуально выделить их среди других.
Также есть фильтр — выбирай нужный тег и увидишь задачи только с этой меткой. Добавить фильтр → Теги.
Автоматизация избавит от лишних действий и сэкономит время. Например, можно автоматически закрывать задачу, если она оказывается в колонке Готово. Или передавать дело другому исполнителю, без необходимости вручную выбирать сотрудника.
Нажми … в нужной колонке → Автоматизация. Дальше поручи дело системе.
Используй диаграмму Ганта
Идеальна для задач с зависимостями и случаев, когда хочется знать всё о проекте и контролировать процесс выполнения от и до.
Вначале для каждой задачи укажи сроки выполнения — дату начала и дедлайн. Это находится в карточке задачи. Дальше перейди в режим Гант.
Если задачи зависят друг от друга, настрой связи между ними. Для этого нужно потянуть за точку возле «колбаски» и передвинуть стрелку к нужной задаче. Задачи в Ганте можно перетаскивать, делать длиннее или короче.
Следи за загрузкой команды
В сервисе «Аналитика» менеджер увидит, кто работает на пределе, а кому можно подкинуть задач. Кроме того, так проще распределять задачи между проектами, планировать сроки и заметить риск перегрузки.
Чтобы увидеть эффективность каждого сотрудника, перейди в Аналитику — она находится в левом нижнем углу пространства, под иконкой квадратика. Дальше выбери нужный период и участника.
Чек-лист: как понять, что пора менять процессы
Если соберётся больше четырёх галочек, стоит задуматься о системе управления проектами 🤔
Подписаться 
