Заходишь с утра в какой-нибудь мессенджер, а там:
— Привет, можешь глянуть?
— Напомни, мы это согласовали?
— Скидываю ещё раз, вдруг потерялось
— Тут выше было, прокрути
И вот ты уже 40 минут листаешь рабочие беседы и пытаешься понять: кто, что, когда и зачем. Задачи теряются между мемчиками, дедлайны растворяются в обсуждениях, а важные договорённости живут только в чьей-то памяти.
Добро пожаловать в мир чат-менеджмента 😈
Что такое чат-менеджмент и почему им пользуются
📝 Чат-менеджмент — это способ управлять задачами, проектами или командой в мессенджерах.
Часто работодатели не используют таск-трекеры, а предпочитают ставить задачи, отслеживать дедлайны и решать вопросы в беседах. По нашему опыту, тому есть несколько причин:
- Привычка. В личной жизни мы используем мессенджеры постоянно. Зачем что-то изобретать, если есть быстрый и удобный способ общения?
- Иллюзия сэкономленного времени. Кажется, что проще обсудить проект в чате, чем заводить задачу в таск-менеджере
- Нет культуры управления проектами. Не все привыкли фиксировать дедлайны, ставить ответственных и вести работу в отдельном сервисе. Всё строится вокруг «спросил — получил ответ»
- Нет ресурсов. Чтобы настроить таск-менеджер, нужно выбрать платформу, настроить процессы и обучить команду — на всё это нужны время и силы
- Страх усложнить процессы. Некоторым кажется, что таск-трекер добавит бюрократии и будет тормозить работу
Мотивов может быть и больше, но это не отменяет главного — спустя время в мессенджерах и задачах начинается бардак. Информация теряется в бесконечном потоке сообщений, голосовых, кружочков и мемов. Приходится тратить уйму времени, чтобы найти договорённости, нужные ссылки и ответственных.
Чат-менеджмент — неплохой парень, пока в команде 3–4 сотрудника. Потом он начинает буянить.
Чем плох чат-менеджмент
Попробуем объяснить на примерах, почему чат-менеджмент — так себе идея. Загибаем пальцы.
Сложно найти информацию
Две недели назад менеджер проекта написал в беседу: презентацию для клиента нужно сдать к пятнице, а за дизайн отвечает Алина.
В день дедлайна происходит такой диалог:
— Алин, ну чего там с презентацией?
— С какой презентацией? Мне никто не ставил задачу, я вообще думала, что это делает Олег.
Начинается паника: все пытаются найти то самое сообщение. Но за это время в чате накопился миллиард сообщений про других клиентов, подарки ко дню рождения и тимбилдинг в августе.
В итоге презу сдают в последний момент с кучей недоработок. Занавес.
Тяжело отследить процессы
Команда запускает новый сайт. Все договорённости обсуждают в общем чате. Дизайнер пишет, что завтра сделает макет, верстальщик обещает сегодня разобраться с вёрсткой, редактор клянётся прислать текст в течение трёх дней.
Через неделю руководитель спрашивает, на каком этапе проект. И тут начинается: дизайнеру надо согласовать прототип, верстальщик ждёт финального макета, а редактор — правок от корректора.
Руководителю приходится перелистывать сотни сообщений, собирать куски информации и выяснять вручную, кто что реально сделал.
Задачи растягиваются
Маша работает эсэмэмщицей в небольшой команде. Вместо того, чтобы готовить контент-план, проводить съёмки и генерацию идей, Маша по несколько часов в день ведёт переписки. «А когда будет готово?», «Кто этой задачей занимается?», «Ты же обещал прислать инфу 20 дней назад, что там происходит?» — бесконечные уточнения вместо нормального прогресса.
Команда переутомляется и выгорает
Чат команды маркетологов активен 24/7: одни пишут поздно вечером, другие — рано утром. Даже в выходные порой приходят вопросы по задачам. Сотрудникам приходится быть на связи постоянно, потому что страшно пропустить важное сообщение.
Есть ли у команды work-life balance? Вряд ли. Приходится проверять беседу по ночам, выходным и во время отпуска. А это прямой путь к выгоранию: падает концентрация, растёт раздражение, а в работу включаться всё сложнее.
👉 7 шагов для баланса между работой и личной жизнью
Трудно подключать новых людей
В проект приходит новый продакт-менеджер Игорь. Ему нужно быстро влиться в работу: понять, какие задачи стоят, кто за что отвечает и какие договорённости уже есть.
Но вся история проекта — в переписках. Игорь пытается собрать картину происходящего по обрывкам сообщений, переспрашивает коллег, путается в сроках и приоритетах. Проект буксует ещё сильнее, а процесс адаптации превратился в хаос.
Личное перемешивается с рабочим
Дизайнер Олег работает в небольшой команде, где корпоративные чаты живут в Telegram. Там же Олег переписывается с родственниками и друзьями, а ещё следит за каналами про кино, искусство и бильярд.
Однажды Олег зашёл посмотреть, прислал ли ему руководитель референсы для макета. Но вместо этого отвлёкся на смешную историю от друга, потом на интересный пост про Айвазовского, а после — на фото красивого вишнёвого пирога от мамы.
🥸 Если эти истории про тебя и твою команду и хочется что-то с этим сделать — не переключайся.
Как перестать использовать чат-менеджмент в работе
Собрали подробное руководство, которое поможет уйти от чат-менеджмента к прозрачности и эффективности в работе.
Шаг 1. Осознать проблему
Стоит уходить от чат-менеджмента не потому, что так сделали конкуренты или мы так сказали. Нужно понять, какую пользу это принесёт твоей команде и с какими проблемами вы сталкиваетесь сейчас.
Попробуй ответить на вопросы: «Как часто у нас теряются задачи?», «Как долго приходится искать нужную информацию?», «Часто ли срываются дедлайны?».
Шаг 2. Выбрать альтернативу
Перед тем, как выбрать, где команда будет вести дела, нужно составить список обязательных функций. Например, важно ли видеть сроки в календарях, нужны ли отчёты по задачам или трекер времени, пригодится ли мобильное приложение.
Главное, чтобы инструмент был удобен лично тебе и команде. Важно помнить — идеальной системы нет, есть только подходящие для конкретного стиля работы.
Шаг 3. Заручись поддержкой команды
Переход на новую систему работы это всегда стресс — и для команды, и для руководителя. Сначала объясни сотрудникам, зачем вы переходите к новому типу работы и как это решит существующие проблемы. Это поможет снизить сопротивление изменениям.
Шаг 4. Начать менять привычки команды
Начинай вводить новые правила. Например, поставленные в чатах задачи никто не должен брать в работу. Или, если обсуждение проекта началось в беседе, нужно плавно перенаправить команду в комментарии к задаче.
Предупреждаем: сразу идеально не получится, и это нормально. Дай время себе и команде — спустя несколько месяцев ребята привыкнут использовать только таск-трекер.
Шаг 5. Проводить регулярные обзоры
Это рабочий ритуал, который можно проводить раз в день, неделю или месяц. В нём команда проверяет актуальность задач, обновляет статусы, приоритизирует или закрывает устаревшее в таск-трекере.
Такая практика развивает привычку работать в таск-менеджере, а ещё позволяет рефлексировать над результатами и будущими планами.
Дальше расскажем, как применить советы на практике и управлять делами в таск-трекере.
Как вести дела в WEEEK
Представим себе контент-агентство Magic, которое переезжает из телеграмных чатов в WEEEK.
Сначала команда создаёт рабочее пространство и настраивает проекты для каждого отдела: один проект — одна «полка» с задачами. Так удобнее: всё по местам, ничего не теряется.
Теперь у каждого отдела есть своё пространство, где хранятся планы, ставятся задачи и идёт обсуждение. Как отдельные чаты в мессенджере, только организованнее и без оффтопа.
Затем команда добавляет в проекты все актуальные и уже выполненные задачи. Это помогает держать процесс под контролем и смотреть, что движется, а что застряло. Удобнее всего работать на Канбан-досках — тут каждая колонка означает этап работы.
Для начала хватит стандартных: К работе, В работе, Готово. Например, у отдела маркетинга нашего агентства получилось так:
🌟 В WEEEK можно создавать новые задачи в неограниченном количестве. Но лучше не перегибать, чтобы не утонуть в задачах.
Обрати внимание, что у каждой задачи есть свои теги, исполнитель и дедлайн. У некоторых стоят приоритеты: красный цвет — высокий приоритет, жёлтый — средний. Это помогает сохранить фокус, когда поручений слишком много.
Для удобства команда разбивает задачи на шаги (подзадачи), чтобы декомпозировать работу на этапы. Это упрощает планирование и делает прогресс заметнее.
🌟 Каждой подзадаче можно назначить другого исполнителя, дату, проект и доску, а также добавлять описание, комментарии, прикреплять файлы и настраивать уведомления — всё как в обычной задаче.
А в разделе задачи Файлы ребята прикрепляют важные документы, ТЗ и медиа, чтобы ничего не потерять. Файлы можно загружать с устройства, через Dropbox или OneDrive. Раньше такие файлы терялись в чатах, а теперь всё хранится там, где актуально — внутри задачи.
Также команда использует Базу знаний WEEEK — это как внутренняя библиотека. Здесь можно создавать документы, редактировать тексты вместе с коллегами в онлайн-режиме и делиться доками с кем угодно — хоть внутри команды, хоть с внешними партнёрами.
🌟 Текст можно разнообразить форматированием, заголовками, эмодзи и цветными блоками. Ещё есть таблицы и разные виды списков.
Вот так контент-агентство и переехало из чатов. А дальше — больше! Обо всех возможностях WEEEK читай на этой страничке.
Таск-менеджер — отличная штука, и как только начнёшь с ним работать, возвращаться к мессенджерам для ведения задач уже не захочется. Но полностью отказаться от рабочих чатов всё равно не получится — они нужны для коротких обсуждений, оргвопросов и просто чтобы поболтать с коллегами.
Как организовать чат
Мы уже поняли, что корпоративные чаты — это не про задачи, но они могут пригодиться для быстрой и живой коммуникации. Например, чтобы:
- обсуждать срочные вопросы
- скидывать важные объявления
- поддерживать неформальное общение, шутки и мемы
Для этого подойдут корпоративные мессенджеры: Пачка, eXpress, Compass, Loop или Яндекс Мессенджер. Здесь важно соблюдать порядок и помнить, для чего создавался чат.
Определи цель
Как всегда начинаем с «зачем». Подумай, для чего нужна беседа. Для срочных вопросов? Для обсуждений по проектам? Для организационных моментов? Или чтобы отвлечься, поболтать и посмеяться?
Один чат — одна цель. Если всё перемещается в одном, начнётся путаница.
❓ Что можно сделать
Попробуй разделить чаты по смыслу и назвать их в соответствии с целью. Например, у тебя дизайнерская контора «Вишенка». Чаты можно назвать как-то так: «Вишенка – обсуждения по проектам», «Вишенка – срочные вопросы», «Вишенка – отпуск, больничные и отгулы», «Вишенка – смеёмся» и так далее.
Для каждого чата нужно прописать назначение и закрепить это в шапке или в первом сообщении.
Введи простые правила переписки
Без них сложно соблюдать порядок. Напиши несколько небольших правил, которые помогут не превратить переписку в хаос. Чем короче и яснее правила, тем проще их соблюдать.
❓ Какие правила могут быть
✅ Одна мысль — одно сообщение
✅ Отвечать только через функцию ответа — для контекста
✅ Тегать через @ коллегу, от которого ждём ответа
✅ В сообщении указывать чёткий дедлайн
✅ Никаких голосовых — если нужно, можно созвониться в зуме
Используй закреплённые сообщения
Чтобы не листать чат полдня в поисках важной информации, просто закрепляй нужное. Например, список задач, план на неделю, важные ссылки и документы, а также правила переписки.
Не перебарщивай
Когда у каждого чата своя цель — это хорошо, но не забывай про здравый смысл. Не нужно заводить новую беседу по любому поводу, это только вызовет раздражение у коллег.
Если чувствуешь что чатов становится слишком много, стоит подумать, как их пересобрать, чтобы команде было удобно вести дела.
Регулярно просматривай переписку
Выделяй по 5–10 минут в конце рабочего дня, чтобы осмотреть и почистить чат. Для чего это нужно:
- Удалять решённые и неактуальные вопросы
- Отслеживать нарушителей, кто пишет по десять сообщений вместо одного или не тегает коллег
- Выявлять задачи, которые пролетели мимо
- Проверять, решает ли чат изначальную цель
Если проблемы повторяются — например, обсуждения часто уходят в сторону — напиши об этом команде.
🐱 Главное — сделать чат удобным для команды, а не порядок ради порядка. Немного структуры, простые правила и регулярная чистка — и даже Telegram-чат превратится в удобный инструмент для коммуникации.
Коротко о главном
- Чат-менеджмент затрудняет поиск информации, тратит время сотрудников, заставляет тревожиться и пугает новичков
- Чтобы уйти от чат-менеджмента, стоит осознать проблему, придумать альтернативное решение и постепенно вводить его в работу
- WEEEK поможет организовать и структурировать все задачи, следить за дедлайнами и хранить важные документы в одном месте
- Если нужно создать организационный или неформальный чат, подумай, с какой целью его заводишь, определи правила и используй закреплённые сообщения
Подписаться 
