Emilius Agency создаёт сайты для интернет-магазинов и посадочные страницы на Тильде — мы делаем дизайн, верстаем, настраиваем интеграции, контекстную рекламу.
Наша команда активно растёт. В ней есть проджект-менеджер, ведущий разработчик, SEO, верстальщик, дизайнер, тестировщик и ментор — глубокий спец в inSales. Команда полностью удалённая, все находятся в разных часовых поясах.
Как интуиция привела CEO Emilius в WEEEK
Агентство я основал два года назад. До WEEEK мы с командой общались в чатах и использовали Notion. Но Notion устраивал меня не полностью — там нельзя отслеживать время, и, как ни странно, для меня он казался чересчур гибким. Мне не хватало твёрдой структуры.
Одновременно ребята из команды сами сказали, что нужен новый инструмент для управления проектами, и я начал поиски.
Я пришёл в WEEEK по рекомендации от знакомого из другого агентства — Realweb. Зашёл и увидел, как всё круто, правильно сделано. Трудно объяснить, но я чувствую хорошие продукты.
Всё, что я хотел видеть в системе, здесь и нашёл. Сервис быстрый в использовании, потому что сделан правильно и продуманно. И вектор, куда он движется, мне нравится. Ну а если что-то не нравится — баги, проблемы — знаю, что это исправится. Поэтому выбрал WEEEK.
Как построили работу в WEEEK
Первое — мы стараемся ничего не оставлять в Telegram-чатах и все задачи закидываем в WEEEK, чтобы я потом мог их отслеживать.
Сейчас я захожу в WEEEK и могу быстро увидеть, что у нас происходит.
В программе можно убрать всё лишнее, выставить приоритеты, очерёдность, колонки, оставить комментарии, оценить время на задачу и проставить дедлайны. Таск-менеджер прямо отражает реальность и приоритеты — и в проект вникаешь гораздо быстрее.
Шаблоны проектов и Канбан-доски с автоматизацией для ускорения
Мы берём проекты у клиентов из любой сферы. Для порядка и ускорения работы придумали универсальное решение — правильно собранный шаблон проекта. Когда заходит новый клиент, мы берём этот шаблон, быстро разворачиваем и настраиваем рабочее пространство.
Постановкой и распределением задач в WEEEK занимается наш проджект-менеджер София. Затем задачи двигаются по доске.
В части колонок мы настроили автоматизацию, поэтому исполнитель меняется при перемещении задачи из колонки в колонку. У нас подключены пуши в Telegram — так новый исполнитель узнаёт о смене статуса задачи.
Если нужно подключить другого исполнителя — например, возможностей Тильды не хватает и надо дописать код — описываем в задаче, что нужно сделать, и ставим нового ответственного.
Приоритизация и теги
Мой любимый вид отображения задач — Список с сортировкой по приоритетам.
Мы завели порядок, при котором задач без приоритета не бывает. Приоритеты оцениваются по важности, актуальности и нужности задачи. Более высокий приоритет получают востребованные фичи с высокой ценностью, без которых продукт не будет работать.
Для детализации пользуемся тегами. У нас есть теги Тесты, Обдумать и Поиск проблемы. Это облегчает навигацию по задачам.
Трекинг времени
Мы работаем по часовой оплате, поэтому разработчики трекают время каждой задачи. На основе этого трека мы впоследствии выставляем счёт клиентам. Таймер запускает разработчик, то есть исполнитель задачи.
У нас есть внутренний юридический документ: «Отчёты по заказам». В него вносится информация о затраченном на задачу времени.
Ещё в этой таблице есть номер заказа и предварительная оценка времени на задачу. Оценку по каждой задаче делает проджект-менеджер, затем стараемся переносить её в WEEEK в поле Оценка задачи — тогда при запуске таймера потом сводим план-факт.
Кастомные поля
Мы выпускаем продукт итеративно, по релизам. В один релиз выпускается набор нескольких задач — функций, частей сайта. Такой процесс помогает быстрее поставлять результат, корректировать его и в целом держать связь с клиентом.
Таких релизов может быть несколько. Для отслеживания порядка мы фиксируем номер релиза в кастомном поле «Релиз» с типом Выбор. Актуальный релиз помечаем словом «Текущий». Это позволяет быстро сориентироваться в процессе работы.
В другом кастомном поле «Заказ» (тоже типа Выбор) помечаем номер заказа. Клиент платит нам за заказы, в одном из них может быть два релиза. Мы развиваем релизы в зависимости от того, как быстро нужно выкатить функцию.
Контроль дедлайнов
Для контроля дедлайнов мы выстроили симбиоз общения, чатов и WEEEK. Это позволяет быстро сориентироваться, если сроки проседают.
Дедлайны задачам выставляет проджект-менеджер. Внутренние дедлайны мы также фиксируем в чате. В процессе работы с исполнителем еженедельно созваниваемся и обсуждаем статус и соблюдение дедлайна. По конкретным задачам исполнитель сам мне говорит, что заняло больше времени.
Чего не хватает
- Самая большая боль — в Списках постоянно приходится растягивать колонку Наименование, чтобы увидеть полное название задачи. Хотелось бы, чтобы оно запоминало настройку размера
- Есть пожелание по улучшению чек-листов и таблиц Базы знаний — сейчас они выглядят устаревшими и неудобными. Также мешают поля сверху и сбоку при работе с документами. Это отвлекает от работы, поэтому хотелось бы освободить пространство
- Я очень хочу какой-то дашборд по проекту для клиента, чтобы ему было понятно, что происходит. Чтобы то, что я вижу в режиме Список по текущим задачам, отсортированным по приоритетам, выводилось на некий дашборд, который можно было бы показывать клиенту
Результаты
Есть такое выражение: тишина — это отсутствие шума. Когда что-то мешает тебе спокойно жить, ты можешь не замечать этого, пока не пройдёт. Пока WEEEK не было, что-то болело. А сейчас ничего не болит, нормально работаем, движемся, всё чётко.
Подписаться 
