DOT Digital Agency — известное диджитал-агентство, созданное в 1997 году. В штате порядка 65 человек. Агентство продвигает бренды и компании в интернете. Его специализация — продакшн, создание и поддержка веб-сайтов, разработка комплексных диджитал и SMM-стратегий, а также управление репутацией. В начале 2023 года DOT Digital Agency расширило команду продаж, чтобы усилить направление. Для организации обновлённых процессов команда выбрала WEEEK — мы узнали, почему выбрали наш сервис и чем он помог агентству.
Разбираем сотни заявок за месяц и делим работу на этапы
Привет, меня зовут Кирилл Руфан, я руководитель отдела продаж DOT Digital Agency. Отдел наш начал активно расти в начале 2023 года. Возникла задача упорядочить работу по заявкам, организовать сотрудников в едином рабочем пространстве и повышать продажи. И как раз с моей командой отдела продаж мы и организовались в WEEEK — включая нас, в сервисе работает 11 человек из нашего агентства.
Рабочий процесс у нас построен следующим образом. В течение месяца в агентство по разным каналам приходят сотни заявок, из них 30-50% с адекватным потенциалом. Они падают в CRM в WEEEК, и каждое утро мы с командой их оттуда разбираем.
В CRM разбили работу на этапы — и именно это нам требовалось от CRM-системы. Как на классической Канбан-доске.
В первой колонке у нас абсолютно все заявки, которые приходят в агентство. Туда падает море нерелевантных запросов — их мы отправляем в следующую колонку «Мусор». Вторая колонка — это «Заявки», целевые запросы в агентство. Активных заявок — то есть заявок с потенциалом — у нас чуть более сотни в месяц. Но тенденция к росту агентства показывает, что с каждым месяцем запросов становится больше. А ещё отмечаем сезонность в весенний и осенний периоды.
Колонка «Заявки» — это первый активный этап работы с клиентами. Карточка сделки тут получает теги: например, год, месяц, суть запроса (видео, SMM и прочее). Дальше карточка сделки продвигается по доске по следующим этапам. Начинается сбор информации по заявке — интервью с клиентами, выяснение потребностей, сути запроса.
Затем сделка берётся в работу. По мере работы с клиентом, карточка двигается дальше — по колонкам со статусами: «Отсрочка», «Победа», «Отказ со стороны клиента», «Отказ со стороны агентства» и другие.
А в самой карточке сделки мы ещё используем подзадачи для решения промежуточных вопросов — например, если нужно уточнить что-то у клиента, повторно позвонить, выслать смету и прочее. Это помогает дополнительно контролировать работу.
Смотрим длительные проекты на Ганте
Второй инструмент WEEEK, который у нас прижился — диаграмма Ганта.
Это производное от Канбан-доски из CRM. Здесь мы вместе с коллегами из WEEEK сделали персональное решение — специальный тег, который выводит на Ганте часть сделок.
Дело в том, что нам надо на Ганте смотреть только проекты в активной фазе работы, длительные и особо важные — то есть требующие отдельного контроля и активного включения сотрудников в работу с ними.
Это крупные тендеры. На Ганте нам удобно так отслеживать количество этих тендеров, одновременно находящихся в работе, и их дедлайны.
Гант помогает быстро оглядеться, оценить загруженность и решить — ага, у нас много сейчас в работе, так что аккуратно берём новые.
Для этого мы создаём подзадачу к карточке сделки, вешаем на неё специальный «Тег для Ганта» — с этим решением нам подсказали как раз в WEEEK. Далее мы фильтруем отображение на Ганте по тегу — и получаем картину длительных тендеров.
WEEEK стал «корсетом» для работы отдела продаж
WEEEK появился под отдел продаж, для эдакого буста и систематизации работы — и в ответ на запрос увеличить количество заявок и менеджеров, которые этой историей занимаются.
WEEEK стал таким эволюционным скачком для развития отдела продаж DOT Digital Agency. До этого мы по-разному пробовали вести продажи — и в Excel, и в Trello на Канбане. WEEEK стал следующим этапом.
Решающим критерием WEEEK для нас тогда стали простота и возможности в части визуализации процессов. Нам нужно было комплексное решение, где были бы и CRM, и трекинг задач. Мы смотрели Битрикс24 и AmoCRM — они по этим критериям не подошли, а WEEEK подошёл. В нём мы получили и трекер задач, и CRM — и сервис простой. Онбординг сотрудников у нас занял буквально рабочий день. Да и я уверен, что любой человек может освоить программу за пару часов.
И такая синергия — увеличение штата, увеличение количества заявок и появление WEEEK, который всё это помог собрать воедино — действительно помогла структурировать направление и серьёзно развить его. WEEEK стал таким своеобразным корсетом, который скрепил всю эту работу. Он позволяет держать всё в одном месте и работать без потерь заявок и сорванных сроков.
То, что хотелось бы усилить — аналитика и некая автоматизация. Мы вручную собираем отчёты в гугл-таблицах, там смотрим на картину в целом, отслеживаем динамику по всем показателям. Возможно, наши представления об аналитике и отчётах отличаются от того, что есть в WEEEK, но мы пока не понимаем, как их использовать.
Но я уверен, что мы пока не используем сервис на полную мощность. С первых дней WEEEK подкупил отзывчивостью поддержки — большая часть небольших решений у нас появилась в процессе использования, в том числе благодаря обращениям к команде сервиса. Так что, может, мы и дальше часть своих потребностей так же закроем.
Подписаться 
