Не каждое агентство может позволить себе отдельного проджект-менеджера. Часто его функции берёт на себя руководитель, тимлид или ведущий специалист. И чтобы агентство продуктивно работало без отдельной роли PM, стоит выстроить понятные процессы, прозрачное распределение ответственности и подобрать подходящий инструмент 🔧
В гайде подскажем, как отладить работу и забыть, что такое потерянные клиенты, пропущенные дедлайны и микроменеджмент.
Создай единое рабочее пространство
Чем меньше систем используют для управления проектами, тем проще сохранять порядок. Когда задачи, документация, сроки и отчёты находятся в одном пространстве, сотрудники быстрее находят нужную информацию и реже отвлекают друг друга вопросами.
Единая система управления уменьшает уровень ручного контроля и делает процессы более прозрачными для всей команды.
В Weeek входят сразу пять сервисов: Задачи, База знаний, Аналитика, CRM и Пользователи. Можно следить за движением задач на канбан-доске, создать Wiki компании, анализировать потраченное время, не терять клиентов и тонко настраивать доступы к разным сущностям.
Кроме того, можно подключить все свои календари — Google, Яндекс, Apple или другие.
А в разделе «Приложения» прикрепляй к проекту вложения из популярных сервисов. Ты сможешь быстро просматривать эти страницы и работать с ними прямо внутри Weeek. Здесь же получится всей командой редактировать Google Документы и Таблицы, просматривать доски Miro, макеты Figma и важные базы Airtable.
Начинай работу с понятной цели
Команда может активно работать и проводить бесконечные созвоны, но при этом двигаться не туда, куда ожидает клиент. Поэтому ещё до старта проекта важно зафиксировать его конечную цель, критерии успеха и ограничения — что входит, а что НЕ входит в проект.
Когда у всех участников есть представление о результате, проще принимать решения по ходу работы и отсекать задачи, которые не приближают проект к цели.
А чтобы важная информация не терялась в чатах и документах, её стоит хранить в одном месте. Например, в Базе знаний Weeek можно собрать брифы, требования клиента, договорённости по проекту и все вводные материалы.
Для этого щёлкни на значок документа в левом нижнем углу пространства или на иконку квадрата с точками. Ты перейдёшь в Базу знаний: здесь все документы имеют древовидную структуру — их можно вкладывать друг в друга или добавлять дочерние документы в коренной.
В документе можно добавлять файлы, таблицы, чек-листы и упоминать другие документы. Чтобы открыть меню инструментов, нажми Показать больше или /
Разбивай большие проекты на управляемые этапы
Даже опытным специалистам сложно работать с задачей с названием «запустить рекламную кампанию» или «разработать новый сайт». Это абстрактные формулировки — они не дают представления, с чего начинать работу и как оценивать прогресс.
Другое дело делить проект на этапы и задачи. Например, в создание сайта входят исследование, проектирование, дизайн, разработка, тестирование и запуск. У каждого этапа появятся свои сроки, ответственные и ожидаемые результаты.
🚨 Когда проект разбит на небольшие шаги, руководителю уже не приходится постоянно уточнять статус работы у каждого сотрудника. Достаточно открыть проект и посмотреть, что завершено, какие задачи в работе, а какие застряли
Создай проект через + в левом меню, перейди в Доски и назови доску, например, «Дизайн». Дальше переименуй каждую колонку этапом, через который всегда проходит задача.
Назначай ответственных
Иногда можно встретить задачи с формулировкой «сделать команде дизайнеров» или «передать это маркетологам». Получается, что ответственность распределена между несколькими людьми одновременно.
Даже если над задачей работает несколько сотрудников, у неё должен быть один ответственный человек. Именно он следит за сроками и становится точкой контакта по любому вопросу.
В Weeek можно назначать ответственных, устанавливать сроки и приоритеты для каждой задачи. Для этого заведи задачу и перейди в неё: поставь исполнителя, дедлайн и уровень приоритета. Исполнитель получит уведомление, что у него появилась задача.
Следи за загрузкой команды
Когда в работе одновременно находятся несколько клиентов и десятки задач, руководителю сложно оценить, хватает ли команде ресурсов. Если не контролировать загрузку, одни работают в режиме нон-стоп, вторые — заканчивают работу в первой половине дня.
Используй дашборды сервиса «Аналитика», чтобы оценивать вклад каждого сотрудника в работу над проектом. Нажми на квадрат с точками в левом нижнем углу и перейди в аналитику.
Выбери период и нужного специалиста — система покажет подробную статистику и визуализирует её на графиках.
Отслеживай, сколько задач выполнил сотрудник, чем он занимался и сколько времени на них потратил. Можно сравнивать результаты за разные периоды и видеть, как меняется эффективность работы и развивается проект.
Планируй риски
Агентская работа редко идёт по намеченному плану. Клиенты задерживают согласования, подрядчики срывают сроки, сотрудники уходят в отпуск или на больничный, а объём задач неожиданно растёт после старта проекта.
Полностью предотвратить такие ситуации невозможно, но подготовиться — вполне. На этапе планирования попробуй определить основные риски и продумать сценарии действий на случай, если они всё-таки реализуются.
Например, если ключевой специалист окажется недоступен, кто сможет его подстраховать? Что делать, если клиент не отвечает несколько дней подряд? Как действовать при изменении объёма работ? Чем раньше команда ответит на эти вопросы, тем меньше вероятность ступора перед неприятностями.
Конечно, риски можно прописать в документах. Но есть более продвинутый способ — использовать Канбан-доски.
Создай доску «Управление рисками» и раздели её на три колонки: Потенциальные, Открытые и Разрешённые. Затем добавь риски на доску: один риск = одна задача. В подзадачах можно описать меры: что нужно сделать, чтобы предотвратить проблему или снизить её последствия.
Не стремись к идеалу
Когда в агентстве нет отдельного проджект-менеджера, ресурсы команды особенно ограничены. Поэтому попытки довести до совершенства каждую задачу сделают только хуже. Есть риск переработок, потери времени и постоянного переноса сроков.
⚠️ Намного полезнее сосредоточиться на достижении целей проекта. Если результат соответствует ожиданиям клиента и решает его задачу, проект удался. В большинстве случаев заказчику важнее получить хороший результат вовремя, чем ждать ещё несколько недель ради небольших улучшений
Вместо вывода
Если в команде нет проджекта, это не значит, что отменяется грамотное управление проектами. Когда команда понимает цели, работает по понятным процессам, знает зоны ответственности и использует инструменты для планирования, агентство может спокойно вести несколько проектов одновременно. Даже без участия руководителя в каждой задаче 😉
Приходи на персональное демо: наши специалисты покажут, как настроить проекты в твоей команде, используя Weeek.
