Что такое оценка
— это система анализа проекта, в которую входит не только финальный аудит, но и регулярный мониторинг на всех этапах жизненного цикла
Она отвечает на вопросы «Что получилось хорошо?», «Где есть проблемы?», «Как улучшить результат?». Без оценки проект рискует выйти за рамки бюджета, сроков или качества.
Результаты оценивают на всех этапах жизненного цикла — от начала работ до их завершения. Анализируют эффективность, ресурсоёмкость, риски, качество. Потом уже на основе этого принимают управленческие решения.
Главная задача оценки — не констатировать факты, а найти, как улучшить процессы: избавиться от хронических нарушений сроков, наладить коммуникацию с заказчиком.
Пример использования термина оценка
Что ещё нужно знать про оценку
Когда и что оценивают
Аспекты, которые анализируют, делят на пять групп 👇🏻
Ожидания от проекта. Нужно оценить потенциальные выгоды для бизнеса и закрепить их в бизнес-кейсе. На основе этой информации решают: запускать проект, изменить его или отказаться. Главную роль здесь играют спонсор вместе с заказчиком.
Исполнение процессов. Руководитель, а также команда управления отслеживают, правильно ли сотрудники выполняют задачи.
Реализация планов. Руководитель проекта отслеживает, соответствует ли факт плану по ключевым параметрам. Если есть отклонения, команда всё анализирует и исправляет. Спонсор подключается, чтобы принимать стратегические решения.
Выполнение планов на этапе закрытия. Оценивают, достигнуты ли цели из устава и бизнес-кейса. Сравнивают планы с фактом по содержанию, срокам, стоимости, качеству, ресурсам. Заинтересованные стороны здесь — руководитель, спонсор и заказчик.
После завершения проекта: реализация ожидаемых выгод. Смотрят на жизненный цикл продукта, его период окупаемости, прибыль, долю рынка, удовлетворённость потребителей. Основные заинтересованные стороны — спонсор и заказчики.
Этапы оценки
Выделяют четыре фазы, каждая из которых имеет свою структуру.
1️⃣ Подготовительный этап
- Сначала определяют цели. Они должны быть измеримыми. Далее выделяют ключевые аспекты для аудита и устанавливают временные рамки, в которые будут оценивать работу
- Формируют оценочную группу. Подбирают специалистов, распределяют роли, организовывают взаимодействие участников
- Разрабатывают методологическую базу. Выбирают критерии для разбора, определяют, с помощью каких методов собирать, а потом анализировать данные
- Создают регламентирующие документы. Прописывают нормы, утверждают формы отчётов, согласовывают процедуры с заинтересованными участниками
2️⃣ Сбор и систематизация данных
- Начинают мониторить текущие показатели. Собирают количественные данные, фиксируют фактические результаты, отслеживают, на что уходят ресурсы
- Проводят качественные исследования. Интервьюируют команду, собирают фокус-группы, анкетируют участников
- Анализируют документы. Изучают протоколы, проверяют, всё ли соответствует стандартам
- Верифицируют данные. Проводят перекрестную проверку информации, устраняют противоречия, формируют единую базу данных
Большое внимание уделяют тому, чтобы выборка была репрезентативной.
3️⃣ Аналитическая обработка данных
- Проводят количественные исследования. Сравнивают план-факт, рассчитывают коэффициенты эффективности, строят прогнозные модели
- Проводят качественный анализ. Выявляют причинно-следственные связи, факторы влияния, оценивают нематериальные аспекты проекта. Эксперты интерпретируют результаты
- Оценивают комплексно. Анализируют отклонения, степень рисков, тренды развития, узкие места и резервы
4️⃣ Интерпретация, оформление результатов
- Формулируют выводы. Смотрят, достигнуты ли цели, эффективно ли работала команда, рационально ли использовали бюджет. Здесь также выявляют успешные практики, проблемные зоны
- Готовят отчёты. Визуализируют ключевые показатели, составляют аналитические записки, делают презентации
- Разрабатывают рекомендации. Предлагают, что, как и когда можно скорректировать, улучшить. Разрабатывают профилактические меры
Методы оценивания
Обычно их делят на три группы.
Качественные. SWOT-анализ, в котором выявляют плюсы и минусы проекта, а также возможные риски и перспективы.
Ещё один качественный метод — экспертная оценка. Один или несколько специалистов делают прогноз. Это быстро, гибко, но субъективно. Часто используют в IT, маркетинге.
Сценарный анализ рассматривает разные варианты развития событий, помогает быть гибкими.
Количественные. PERT-анализ оценивает оптимистичный, реалистичный и пессимистичный сценарии задач.
Метод критического пути (CPM) выявляет, какие задачи больше всего влияют на сроки. Команде легче оптимизировать временные ресурсы.
Анализ освоенного объема (EVM) сравнивает, что планировали и что получилось по деньгам, срокам и объему работ.
Гибридные. Сбалансированная система показателей (BSC) оценивает финансы, процессы, клиентов и развитие проекта.
Популярные в гибких проектах Agile-метрики помогают быстро проанализировать эффективность команды.
С помощью Data-driven анализа (Big Data, машинное обучение) прогнозируют результаты.