Вереск — экспортёр зерновых продовольствий из Алтайского края. Последние 20 лет экспортировали зерно и продукты продовольствия — муку, крупы, масло. 10 лет участвовали в гуманитарных операциях Всемирной Продовольственной Программы ООН (UN WFP) по всему миру и отгрузили 165 тыс. тонн продукции.
У нас есть также проекты в области импорта продуктов питания. Завозим сорта риса из Индии, например, басмати, мардинский булгур и сухофрукты из Турции. Новые рынки, поставщики и товары — больше задач.
Основная команда небольшая — 4 специалиста, способные выстраивать сложные внешнеторговые сделки.
Когда работаешь с зарубежными партнёрами и занимаешься внешнеэкономической деятельностью — работаешь в режиме многозадачности. Среди наших задач: взаимоотношения с зарубежными партнёрами, стыковка разных норм законодательства, качество, таможня, логистика, валютный контроль и многое другое. Да ещё и все процессы растянуты по времени.
Упущенные вопросы сулят штрафами со стороны контролирующих органов, простоями транспорта, потерями времени и проблемами с качеством.
✅ Ставить задачи и отслеживать их выполнение, видеть картину целиком – вот, что нам было нужно.
Тогда
Раньше работали по старинке — в ежедневниках.
Потом пытались синхронизировать работу в мессенджерах, затем долго внедряли Битрикс24. От ежедневников и мессенджеров не отказались до сих пор, они помогают решать свои оперативные задачи, а вот с Битриксом расстались. Для нас сервис оказался чересчур сложный, перегруженный и с не очень удобным интерфейсом.
Проанализировали работу, чтобы определить, что в бизнес-процессах идёт не так и в какой момент. Определили проблемы и потребности — и решили начать с чистого листа, с поиска нового хорошего таск-менеджера. Так и наткнулись на WEEEK.
Сейчас
WEEEK – находка, которую используем пока только, как таск-менеджер. С помощью этого сервиса формируем общий план работы команды, разбиваем на задачи, выполнение которых удобно контролировать.
Сервис помогает видеть все задачи проекта — а во внешнеторговых сделках их много, и анализировать вовлечённость сотрудников в работу.
❗️Координация и синхронизация крайне важны для нас. Например, вчера заплатили за рис в Индию, сегодня надо поставить на контроль контракт с поставщиком, а завтра согласовать с таможенным брокером детали партии сухофруктов из Турции, а там ещё заявка из Китая.
В этом многообразии задач важно не терять фокус — что у нас удалось с помощью WEEEK.
Как теперь выглядит рабочий процесс
Внедрить команду в сервис было сложно — новый инструмент это выход из зоны комфорта, поэтому пришлось постараться вовлечь команду в активное использование WEEEK.
Мы ещё новички и привыкаем к сервису, изучаем возможности и внедряем. Планёрки и совещания проводим по плану, сформированному в WEEEK. Пока сложно точно оценить объём работы по задачам, чтобы ставить на определенный день и не допускать просрочек, но мы стараемся.
Сейчас мы планируем в сервисе на неделю и долгосрочно. Ждём календарь на месяц, так как не всегда подходит краткосрочный — всё же у нас проекты длительные. Например, начали проект сегодня — а ко второму шагу переходим лишь через 2-3 месяца. Всё это хочется быстро фиксировать и отслеживать процесс.
Планируем и дальше пользоваться WEEEK, а также начать активно работать в CRM-системе. Поэтому ждём, когда CRM заработает в полной мере, чтобы в одном месте был комплексный рабочий инструмент.
Сейчас хотим расширить ассортимент экспортируемых продуктов и количество стран-партнёров. Без хорошей системы управления проектами не обойтись — чтобы бизнес развивался в правильном направлении, нужна выстроенная система. В этом помогает WEEEK — интуитивно понятный российский сервис.
Подписаться 
