Как WEEEK помог команде ОЭЗ «Иннополис» организовать работу

Что такое ОЭЗ «Иннополис»

ОЭЗ «Иннополис» — особая экономическая зона в айти-городе Иннополис, которая сфокусирована на инновациях и бизнесе. Помогаем крупным компаниям искать и внедрять новые технологические решения, а стартапам — расти. Всего в компании 100-200 человек, которые занимаются привлечением в город ИТ-компаний, работой с корпоративными инновациями, а также строительством и эксплуатацией технопарков и городской инфраструктуры.

Я Нина Пылина, программный директор корпоративных акселераторов в ОЭЗ «Иннополис». В нашем департаменте 10 человек, занимаемся созданием и реализацией программ корпоративных инноваций для крупных компаний, в числе которых акселерационные программы, скаутинг, исследования рынка, стратегические сессии, интенсивы и хакатоны. Я создаю программы для стартапов и крупных компаний — описываю методологии и концепции, а также курирую процесс реализации этих программ нашей командой.

В общем, в ОЭЗ «Иннополис» занимаемся всем, что связано с новыми технологиями.

Где работали раньше

Каждый отдел пользуется сервисом, который ему удобен. Мы раньше управляли процессами в таск-менеджере Trello, но не прижился. Он больше для айти-команд и работы спринтами. У нас лишь часть команды занимается разработкой, поэтому такая методология нам не подходит. В итоге, команда заходила в Trello лишь раз в неделю, чтобы актуализировать задачи и подготовиться к планёркам. 

Позже перешли на Worksection и не зря — он оказался гораздо удобнее аналогов и закрыл нашу боль с контролем задач  и организацией процессов. Но в феврале сервис ушёл из России, поэтому пришлось начать поиски аналога — чтобы продолжить эффективно делать свою работу.

Как искали сервис и на что обращали внимание

Искать новые технологии и решения — наш профиль, поэтому подошли к процессу ответственно. Аналитики перебрали российские сервисы для менеджмента и собрали около 30 в таблицу.

С командой сузили список до 10-ти, которые подходили по критериям. В каждом взяли пробный период и протестировали, а потом составили рейтинг — какой больше подходит.

Важно было найти таск-менеджер, где можно вести разные проекты и многоуровневые задачи, а ещё —  хранить документацию и базу контактов компаний, с которыми работаем. Большинство сервисов заточены под что-то одно, а в WEEEK есть и таск-менеджер, и СRM, и База знаний.

Визуально ориентировались на Worksection — нравилось оформление и команда уже привыкла. Это отмело сервисы, которые не нравились с точки зрения дизайна и простоты использования. WEEEK больше похож на Ворксекшен — это было как одно из преимуществ в его пользу. Команда быстро разобралась, что и как работает, и мы оперативно переехали.

Что нравится в WEEEK

Нам нужен таск-менеджер, чтобы выписывать и вести задачи — это помогает не теряться, не пропускать важные дедлайны и всё делать вовремя. WEEEK в этом нам помог — тут для этого много полезных опций. 

Мы не просто выписываем задачи, но и полноценно управляем проектами. Создаём папки проектов, чтобы объединять задачи и выстраивать градацию программ. Например, у нас есть папки, внутри которых ведём работу со стартапами и бизнесами или планируем разные образовательные программы. Каждый проект заводим отдельно, а потом анализируем процессы в Портфелях. Это помогает ничего не терять и качественно выполнять задачи — если я вижу, что по какому-то проекту отстаём, то направляем туда фокус.

Задачи себе каждый ставит сам, а руководители и я, как куратор проектов, можем делегировать и контролировать выполнение. Это помогает понимать, кто как выполняет задачи и насколько продуктивен. Ещё вовремя подсвечивает, если сотрудник перегружен работой — тогда не даём новых заданий. 

Чтобы не терять задачи и делать всё вовремя, ставим наблюдателей и включаем уведомления. Сотрудники видят, что им дали новую задачу, а я знаю, как идёт рабочий процесс. Также стараемся подробно описывать задачи — добавляем комментарии, подзадачи, прикрепляем файлы и т. д. 

Стали ответственнее работать с задачами

Если в Trello я заходила раз в неделю, в WEEEK захожу каждое утро — смотрю текущие задачи у себя и команды и редактирую по необходимости. Команда быстро перестроилась на новый сервис, ребята не забивают на него — а регулярно заходят, чтобы декомпозировать проекты. По началу WEEEK казался замудрённым — терялись от количества фич, но, как разобрались, этот инструмент стал незаменим в работе. 

Теперь каждый проект детально разбираем:

Мы не просто ставим задачи на день, но и планируем проекты на команду. Это помогает организовать структуру для меня и коллег — каждый понимает, что нужно делать, у кого какая зона ответственности и т. д. Удобно, что можно детализировать рабочий процесс — распределять роли, описать задачи и делать их по проектам. Во многих сервисах такой функционал работает не так, как хотелось.

С переходом на WEEEK работа стала структурированной. Команде проще синхронизироваться — отдел растёт быстро, задач всё больше и работать сообща не так легко. Но с переходом на WEEEK проще работать в команде, добиваться целей и организовывать процессы. 

Пока мы больше пользуемся таск-менеджером — ещё не перенесли все данные из Базы знаний и CRM. Но уже чувствуется как выросли по продуктивности и больше успеваем — за это спасибо вашему инструменту.