Что такое фасилитация или как проводить встречи, которые работают

Наверняка многие бывали в ситуации, когда часовое совещание незаметно перетекало в многочасовое, минуты превращались в вечность, веки становились неподъёмными, а все мысли были только об одном — скорее бы вернуться домой к любимому коту и куда более интересному сериалу. 

Такая проблема есть во многих компаниях. Чтобы это решить, используют фасилитацию — она превращает хаотичные обсуждения в продуктивные сессии.

Что такое фасилитация: объясняем просто

За созданием одного продукта всегда стоит большая команда из разных специалистов. И на различных этапах работы им нужно взаимодействовать друг с другом. Фасилитация помогает сделать это взаимодействие эффективным и при этом комфортным для всех участников. 

Есть ещё фасилитатор — это нейтральный ведущий, который управляет процессом обсуждения, но не принимает решения за группу.

Что такое фасилитационная сессия

Главная особенность такой встречи — структурированный процесс и активное участие всех коллег. В отличие от обычных совещаний, фасилитационная сессия не сводится к обсуждению статусов или обмену информацией. Её цель — совместно найти решение задачи.

Так что обычно фасилитационные сессии используют для стратегического планирования, разработки новых продуктов или решения сложных проблем.

Зачем нужна фасилитация

Как бы ни была прекрасна фасилитация, это не панацея. Фасилитация помогает улучшить коммуникацию между сотрудниками, повысить уровень их вовлечённости в проект и приходить к более продуктивным решениям, но она нужна не всегда.

Разберём на примере работы редакции журнала, в каких случаях фасилитация нужна, а в каких — нет.

Фасилитация vs модерация vs совещание vs kick-off

Эти форматы встреч часто путают между собой, но у них разные цели и роль ведущего.

Что делает фасилитатор, и почему он не начальник

Фасилитатор задаёт темп дискуссии: устанавливает, сколько времени даётся на высказывание каждого участника, структурирует разговор и при необходимости вмешивается в него. Например, предотвращает конфликты и контролирует, чтобы каждый участник мог высказать свою точку зрения. 

Фасилитатор следит за тем, чтобы обсуждение двигалось в нужном русле и при необходимости направляет разговор. При этом он остаётся в нейтральной позиции –– не встаёт на чью-либо сторону и не принимает решений за самих участников. В конце обсуждения фасилитатор подводит итог встречи.

Вот несколько ситуаций, в которых фасилитатор играет важную роль: 

Какими качествами и навыками должен обладать фасилитатор

У хорошего фасилитатора целый калейдоскоп умений. Вот некоторые из них:

Умеет слушать. Когда один из участников обсуждения высказывает сомнения по поводу бюджета проекта, фасилитатор слушает, перефразирует и уточняет опасения. Всё для того, чтобы остальные участники лучше поняли проблему. 

Остаётся нейтральным. В большой команде противоречия неизбежны, но фасилитатор грамотно их разрешает и не принимает ничью сторону. Когда в группе назревает конфликтная ситуация, фасилитатор использует техники активного слушания и переформулирования, чтобы помочь участникам не только высказаться, но и увидеть общие цели и найти компромиссное решение. 

Задаёт правильные вопросы. Например, не «Почему вы против?», а «Какие альтернативные подходы мы можем рассмотреть?». Или не «Что вы хотите сделать в пределах 1 млн рублей?», а «Если бы у вас были все деньги мира, какой продукт вы бы хотели создать?». Это помогает группе мыслить более креативно и выходить за рамки.

Грамотно управляет временем. Если фасилитатор заметит, что обсуждение одной темы затягивается и отвлекает группу от других важных вопросов, он аккуратно напоминает о времени и предлагает перейти к следующему пункту повестки дня, чтобы успеть рассмотреть все важные темы.

Следит за настроением группы. Когда фасилитатор видит, что участники начинают терять интерес во время долгого обсуждения, он предложит сделать короткий перерыв или перейти к интерактивному упражнению, чтобы восстановить энергию группы.

Создаёт безопасную атмосферу. В начале встречи фасилитатор устанавливает правила взаимодействия (например, уважение мнений друг друга) и подчёркивает важность каждого голоса в группе. Это помогает участникам чувствовать себя комфортно и свободно выражать мысли.

Быстро адаптируется под ситуацию. Во время дискуссии случаются форс-мажоры, это неизбежно. Например, когда один из ключевых участников должен покинуть встречу раньше или вовсе отсутствует на ней. Фасилитатор быстро перестраивает формат сессии так, чтобы эффективно использовать время.

Методы и техники фасилитации

Фасилитатор понимает психологию поведения людей в коллективе и умеет сделать так, чтобы их совместная коммуникация приносила пользу. В наборе фасилитатора есть методы и техники, которыми он хорошо владеет и может использовать в разных ситуациях. 

Чтобы собрать идеи

Брейншторм. Каждый участник предлагает свои идеи в режиме «потока сознания», не боясь критики или оценки со стороны коллег. За короткое время генерируются десятки идей, а после отбираются наиболее перспективные. Эта техника подойдёт, если команда находится на начальном этапе планирования проекта, когда любую идею (даже самую нереалистичную) можно воплотить в реальность. 

Метод 6–3–5. Это разновидность брейншторма, в котором шесть человек записывают по три идеи в течение пяти минут. А после обмениваются листочками и дополняют предложения друг друга. Метод помогает за короткое время не только генерировать идеи, но и глубже развивать их. 

Сослагательное наклонение. Этот метод помогает выйти за рамки привычного и начать креативно мыслить (даже когда слово «креатив» успело набить оскомину). Фасилитатор предлагает участникам порассуждать над конкретным вопросом. Например, если компании нужно собрать идеи на старте нового продукта, фасилитатор начинает: «Если бы у вас были все существующие возможности, вы бы сделали…».

Чтобы выбрать решение

Матричный анализ решений. Варианты решений оцениваются по нескольким критериям с присвоением весов и баллов. Например, когда компании нужно выбрать поставщика для проекта, фасилитатор предлагает составить таблицу с критериями (стоимость, сроки, качество, коммуникация). Каждому критерию присваивается вес, после чего участники оценивают кандидатов самостоятельно. Итоговые баллы помогают увидеть, кто получил наибольшее количество, а значит, наиболее оптимальный. 

Техника «Фишбоун». Ещё её называют диаграммой «рыбьей кости». Техника помогает выявлять причинно-следственные связи и выбирать оптимальные решения. Например, если в процессе сессии команда хочет решить проблему снижения спроса на тот или иной продукт, фасилитатор рисует диаграмму «рыбьей кости», где каждая «кость» –– возможная причина. Потом «кость» нужно развить и описать подробнее, разделив на несколько подкатегорий. После этого можно приступать к анализу и выявлять причину, с которой нужно работать в первую очередь.

Метод «Пирамида решений». Он помогает перейти от общего к частному — от широкого круга к одному решению. Для этого фасилитатор использует вопросы. Например, когда у команды уже много идей и нужно выбрать только одну,  фасилитатор спрашивает: «Какие варианты у нас есть?», «Какие из них соответствуют нашим целям?», «Какие из них реалистичны?». Так, он помогает сузить выбор до одного решения.

Чтобы включить всех

Техника «МнеМыНам». Предположим, команда работает над проектом по разработке нового продукта, а у участников разные взгляды на его функциональность. На этапе «Мне» фасилитатор предлагает высказать или написать мнение о важных критериях нового продукта. На «Мы» группа обсуждает общие интересы и цели. В «Нам» участники думают, какие шаги нужны для их достижения. 

Метод «Карусель». Это интерактивная техника, которая помогает группе участников обмениваться идеями, мнениями и предложениями, вовлекая каждого. Предположим, команда работает над улучшением внутренней коммуникации в компании. Участники высказывают свои предложения в течение короткого времени (обычно 1–3 минуты). При этом никто друг друга не перебивает. Основная цель метода — поддерживать рабочий тонус группы и готовность каждого аргументировать свою позицию.

Метод «Снежный ком». Сначала участники записывают идеи поодиночке, чтобы никто не сбивался на чужие мысли. Потом объединяются в пары — обсуждают и дополняют предложения друг друга. А дальше — собираются в мини-группы, где сравнивают варианты и расширяют список идей. Такой подход помогает вовлечь каждого и сделать обсуждение коллективным.

Фасилитационный план (Run of show)

Перед проведением фасилитационной сессии фасилитатор готовит подробный план встречи. Его часто называют run of show — сценарий проведения сессии.

Без плана будет сложно удерживать фокус обсуждения, соблюдать тайминг и фиксировать результаты встречи.

Шаблон плана фасилитационной сессии

📌 Результатом фасилитационной сессии обычно становится конкретный план действий, согласованный всей командой

Как провести фасилитационную сессию: пошагово в WEEEK

Фасилитационную встречу можно провести как офлайн, так и онлайн — этапы останутся теми же в обоих форматах. Если сессия проходит в онлайне, подключи помощников: например, открой раздел «Задачи» в таск-менеджере WEEEK и фиксируй там идеи, решения и договорённости прямо по ходу обсуждения.

Так может выглядеть доска в WEEEK во время фасилитационной сессии

Шаг 1-й: Подготовка сессии 

Этот шаг самый важный –– на этапе планирования фасилитатор определяет основные цели и задачи сессии, подбирает эффективные методы и разрабатывает план встречи. Итак, в подготовку к встрече входит: 

Как результат, у фасилитатора есть чёткое представление о целях встречи и понимание того, как она будет организована. Осталось посвятить в это всех участников процесса. 

В WEEEK удобно оставлять заметки прямо в задаче, чтобы во время встречи ничего не упустить. А расширенный план сессии можно закрепить в Документах проекта — так каждый участник заранее ознакомится с ним и будет видеть общую картину.

Шаг 2-й: Введение в сессию

На этом этапе важно создать правильную атмосферу встречи — доверительную и уважительную — и задать нужный темп дискуссии. Итак, фасилитатор знакомится с участниками, затем объясняет цель сессии и представляет её план. 

Дальше устанавливает правила взаимодействия в команде (например, уважение мнений друг друга, отсутствие критики и т. д.). Важно делать это не назидательно. Завершая открытие сессии, фасилитатор убеждается в том, что участники понимают цели и задачи встречи и готовы вовлечься в процесс. 

Шаг 3-й: Генерация идей 

Начало положено! Теперь, используя выбранные методы, фасилитатор предлагает участникам поделиться своими идеями на ту или иную тему. Неважно, как они будут это делать — устно или письменно, главное — это комфорт всех членов команды. 

На этом этапе важно собрать все идеи — даже самые сырые или сказанные «в порядке бреда». Если участники делятся устно, фасилитатор фиксирует каждое предложение на виду у всех — на флипчарте или доске. Если идеи «накидывают» письменно, фасилитатор собирает их в общий список, чтобы ни одна мысль не потерялась.

Если группа работает в гугл-документе или FigJam, можно прикрепить файлы к проекту. Для этого открой раздел «Приложения» и выбери «Добавить приложение».

Важно дать участникам время на индивидуальную работу и на обсуждение в группах. 

Шаг 4-й: Анализ и отбор идей

Когда идеи собраны, их нужно проанализировать. Чтобы обсуждение было продуктивнее, фасилитатор предлагает участникам разбиться на мини-группы. С помощью оценки и голосования команда выбирает самые перспективные идеи. Затем фасилитатор останавливается на каждой из них: вместе с группой обсуждает плюсы и минусы. В итоге команда отбирает решения, которые будут проработаны дальше.

Шаг 5-й: Разработка плана действий

Теперь, когда идеи выбраны, дело остаётся за малым — реализовать их! Здесь важно есть слона по кусочкам — разбить большие задачи на маленькие.

Сперва фасилитатор определяет конкретные шаги для реализации выбранных идей, после чего назначает ответственных за выполнение задач и устанавливает дедлайны. 

План сессии должен быть понятен всем участникам с самого начала. Важно, чтобы потом у каждого он был под рукой — чтобы можно было в любой момент свериться со сроками и этапами. Последовательность действий и ответственных удобно записать на доске или закрепить план в Документах проекта, чтобы все могли к нему обратиться.

Шаг 6-й: Заключение сессии

Подвести итоги встречи так же важно, как и открыть её. Фасилитатор благодарит всех участников за продуктивную работу, обсуждает следующие шаги и то, как будет происходить дальнейшее взаимодействие. 

Фасилитатор собирает обратную связь о проведённой сессии и просит поделиться впечатлениями. Это важно лично для него, как для профессионала и поможет прокачать навык ещё лучше.

В конце фасилитатор отправляет участникам итоговый отчёт о проведённой сессии (результаты обсуждений, план действий). Так, у участников будет чёткое понимание дальнейшего взаимодействия с командой.

Метрики результата фасилитационной встречи

Чтобы понять, насколько фасилитационная сессия была полезной, важно оценивать её не только по ощущениям участников, но и по конкретным метрикам. Такие показатели помогают фасилитатору анализировать эффективность встречи и улучшать формат будущих обсуждений.

Соблюдение повестки

Показывает, сколько времени команда потратила на обсуждение вопросов из запланированной повестки.

Как измерить? Сначала сравнить фактическое время обсуждения с планом встречи, а потом определить процент времени, проведённого по повестке.

Например:

Чем выше этот показатель, тем лучше фасилитатор управляет структурой встречи.

Количество принятых решений

Фасилитационная сессия считается результативной, если по её итогам команда выбрала конкретные решения, определила приоритеты и согласовала дальнейшие шаги.

Количество задач

После встречи важны конкретные действия. Хорошая фасилитационная сессия всегда заканчивается списком задач, у которых есть владелец задачи, срок выполнения и ожидаемый результат.

🖍️ Если у задач нет ответственных или сроков, вероятность их выполнения всегда падает

Скорость принятия решений

Эта метрика показывает, насколько эффективно проходит обсуждение. Если решения принимаются слишком долго, возможно вопросы сформулированы неясно или обсуждение выходит за рамки темы.

Уровень участия команды

Одна из главных задач фасилитации — вовлечь всех участников в обсуждение. Можно измерять:

Это помогает понять, насколько эффективно фасилитатор вовлекает команду в работу.

Оценка встречи участниками (CSAT)

После завершения встречи можно провести быстрый опрос участников. Самый простой вариант — оценка по шкале от 1 до 5. Задай один вопрос: «Насколько полезной была сегодняшняя встреча?»

FAQ

Кажется, мы могли не закрыть какую-то часть темы, поэтому ответим на популярные вопросы.

Сколько человек должно быть на фасилитационной сессии?

От 5 до 15 человек. Такая группа достаточно разнообразна по идеям и ей не сложно управлять. Если людей больше, их обычно делят на подгруппы.

Как долго должна длиться фасилитационная встреча?

От 1 до 3 часов. Длительность зависит от сложности темы и количества участников.

Что делать, если в команде нет опытного фасилитатора?

Можно:

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться